Новые требования законодательства по учету спецодежды и СИЗ
С 1 сентября 2023 года вступили в силу единые типовые нормы (ЕТН) выдачи средств индивидуальной защиты (СИЗ).
-
С 01.09.2023 и до осени 2029 года Правила обеспечения персонала средствами личной защиты и смывающими средствами закреплены приказом Минтруда от 29.10.2021 №766н.
-
Единые типовые нормы предоставления СИЗ установлены приказом Минтруда от 29.10.2021 №767н.
Единые нормы являются обязательными для всех работодателей, независимо от формы собственности и вида деятельности. Приказ 767н включает 5 357 видов профессий, которым положено обеспечение средствами личной защиты и смывающими средствами. Под действие приказа попадают практически все организации и, в особенности, предприятия с вредными и опасными условиями труда.
Согласно новым нормам, работники должны получать СИЗ в зависимости от условий труда и возможных профессиональных рисков. Работодатели обязаны обеспечивать работников СИЗ, соответствующими характеру выполняемой работы, и – в случае необходимости – заменять их на новые.
Также новые нормы предусматривают сокращение количества СИЗ для некоторых профессий, например, для водителей, электриков и других работников, которые не занимаются тяжелым физическим трудом.
Переходный период для перестройки работы в соответствии с новыми требованиями
Для работодателей предусмотрен переходный период до декабря 2024, в рамках которого необходимо перестроить работу в соответствии с новыми нормами:
-
Создать нормы бесплатной выдачи СИЗ и смывающих средств с учетом ЕТН, результатов проведенной СОУТ, оценки профессиональных рисков;
-
Утвердить нормативные акты, определяющие порядок обеспечения работников с учетом структуры организации и требований новых правил;
-
Проинформировать работников предприятия о тех позициях СИЗ и СиОС, которые полагаются ему по закону;
-
Обучить (провести инструктаж) сотрудников правилам использования СИЗ;
-
Сформировать карточки выдачи дежурных СИЗ;
-
Организовать учет личных карточек выдачи СИЗ по новому образцу: теперь на оборотной стороне необходимо указывать марку средств индивидуальной защиты и способы выдачи СиОС, на лицевой стороне – вместо противогаза с респиратором – указывается "СИЗОД" (средства индивидуальной защиты органов дыхания).
Как ведется учет спецодежды и СИЗ у многих компаний
Перед тем, как мы перейдем к вариантам автоматизации, поговорим о том, как ведется учет СИЗ в компаниях чаще всего:
-
Небольшие организации передают ведение учёта СИЗ на аутсорсинг;
-
На производственных предприятиях с численностью более 50 работников есть штатный специалист по охране труда, который ведёт учёт в MS Office (Word и Excel);
-
"Упрощённый" учёт спецодежды в разрезах счетов бухгалтерского учёта ведётся сотрудниками бухгалтерии в программа 1С:ERP, SAP и т.п.
Это не всегда оперативное и наглядное получение данных, но вполне достаточное для масштаба организаций.
- В крупных организация учет СИЗ часто ведется в программах собственной разработки. С ними периодически возникают трудности в части поддержки – как на законодательном уровне, так и на техническом.
С июля 2023 года в "1С:ЗУП КОРП" (начиная с версии 3.1.27 от 18.07.2023) появился функционал учёта СИЗ. Данный способ позволяет вести учет в упрощённом виде, поэтому подходит непроизводственным предприятиям. Хорош тем, что может быть запущен в любой момент квалифицированным пользователем без дополнительных вложений.
Часть организаций ведёт учёт СИЗ в специализированных программах, которые позволяют организовать его полноценно – об этом мы поговорим чуть ниже.
Что можно автоматизировать в учете спецодежды и СИЗ
Автоматизация учета спецодежды и СИЗ позволяет решать ряд трудоемких задач:
-
Устанавливать нормы и потребности в спецодежде, спецобуви, СИЗ и СиОС;
-
Учитывать обеспеченность работников СИЗ и СиОС: все ли работники обеспечены положенными СИЗ, не закончился ли срок носки или срок действия их сертификата.;
-
Формировать "Личную карточку учета выдачи СИЗ" в электронном виде и в законодательно необходимых печатных формах, фиксировать выдачу СИЗ на штатную позицию;
-
Устанавливать и учитывать размеры спецодежды, сезонную спецодежду,
-
При приеме или переводе сотрудника контролировать наличие и подсказывать СИЗ, которыми необходимо его обеспечить;
-
Выполнять внутренний заказ с учетом складских остатков и выявленных потребностей, формировать план и бюджет по закупкам СИЗ.
-
Вести учёт СИЗ в необходимых аналитических разрезах, формировать аналитическую отчетность;
-
Обмениваться данными об учете спецодежды и СИЗ с другими системами автоматизации, например, 1С:Бухгалтерия, 1С:Зарплата и управление персоналом, 1С:ERP, SAP и др.
Автоматизация существенно упрощает соблюдение законодательства и обеспечивает своевременную выдачу спецодежды, что, в свою очередь, улучшает условия труда и повышает безопасность работы.
Также к преимуществам автоматизации можно отнести:
-
Оперативное и достоверное получение данных по обеспеченности СИЗ для внутренних нужд и проверяющих организаций;
-
Ликвидация двойного и ручного ввода данных;
-
Использование единых справочников НСИ во всех учётных системах – за счет интеграций между ними.
Автоматизация учета спецодежды на базе решений 1С
Для автоматизации учета спецодежды и СИЗ существуют несколько специализированных программ:
-
В упрощённом виде вести учет позволяет 1С:ЗУП КОРП, об этом мы рассказываем в другой статье.
-
Система 1С:Производственная безопасность
-
Ещё одно решение на базе 1С – это "Охрана труда", наиболее полную версию которой, "Система безопасности и охрана труда" (СБОТ), мы сейчас рассмотрим.
Отражение новых требований законодательства по учету спецодежды и СИЗ в программе "Охрана труда" для 1С (СБОТ)
Программа поставляется уже со справочником ТОН по новому Постановлению 767н, в котором реализованы:
-
Нормы выдачи спецодежды и СИЗ с учетом профессии, вредных факторов.
-
Учет уровня профессионального риска.
Для каждого СИЗ указывается пункт приказа, согласно которому полагается его выдача, необходимое количество для выдачи и способ учета. В карточке СИЗ также указываются виды работ и риски, наличие которых является основанием выдачи. Для каждого средства защиты заполнены периодичность использования и должность для которой оно полагается.
СИЗ могут включаться в расходы для возмещения из социального фонда (Постановление 767н).
Программа также содержит справочники:
Кроме единых типовых норм, программа поставляется с загруженным справочником профессий. Для каждой профессии заполнены полагающиеся СИЗ. Для соблюдения положения 767н программа имеет перечень видов работ, видов опасностей и производственных загрязнителей, т.е. уже содержит все необходимые справочники для начала ведения учёта.
Часто в организациях есть должности с наименованиями, отличными от общих классификаторов. В программе предусмотрена возможность их сопоставления с наименованием должности по положению.
В переходный период на единые типовые нормы, можно продолжать использовать текущие. При завершении необходимых организационных работ для перехода в программе запускается обработка. Она доступна в пользовательском режиме и выполняется без привлечения технического специалиста.
Если программа используется с 1 сентября 2023 года, то рекомендуется начинать вести учёт СИЗ уже по новым нормам ЕТН.
Основные процессы учета спецодежды и СИЗ в "Охрана труда" для 1С (СБОТ)
Ниже рассмотрим основные процессы по учету спецодежды и их отражение в программе.
Установка норм выдачи СИЗ
Факт установки норм выдачи СИЗ в программе регистрируется документом "Установка норм спецодежды, СИЗ". В документе указываются:
-
Штатная позиция (должности в подразделении).
-
Указывается количество и периодичность выдачи.
-
Способ выдачи (на конкретного работника или подразделение),
-
Использование как дежурной или выдача сверх нормы.
"Установка норм" – достаточно объёмный и трудозатратный для ввода документ. В программе предусмотрено его автоматическое заполнение. Оно может выполняться как по данным спецоценки, так и по единым нормам.
Ручная корректировка и дозаполнение документа при этом возможны. Если СИЗ выдаются сверх нормы, то их тоже можно добавить вручную после автоматического заполнения с установкой одноимённого флага табличной части.
Нормы выдачи СИЗ могут устанавливаться не только на подразделение и должность, но и уточняться до рабочего места, вредного фактора или вида работ.
Уровень детализации документа можно настроить в пользовательском режиме.
Установка потребности сотрудников в СИЗ
Установка норм осуществляется на штатную позицию/рабочее место, без привязки к конкретному сотруднику. Список сотрудников, занимающих должность, может меняться.
Закрепление нормы за конкретным сотрудником в программе устанавливается автоматически. По заданному расписанию программа проверяет числящихся сотрудников и установленные для них нормы выдачи.
Ежедневно программа проверяет принятых и переведённых сотрудников на позиции, для которых закреплены нормы выдачи СИЗ. Если система находит сотрудника без установленных норм, то нормы назначаются автоматически. Все действия программы фиксируются документом "Установка потребностей" и, при необходимости, могут быть перепроверены пользователем.
Выдача СИЗ
Факт выдачи СИЗ регистрируется одноимённым документом.
Табличная часть документа может быть заполнена автоматически – в соответствии с потребностями сотрудника в СИЗ. При необходимости возможна ручная корректировка. Также документ может быть полностью заполнен вручную, например, при единичных выдачах СИЗ.
Документы по учёту СИЗ
Программа содержит весь необходимый перечень документов по учёту выдачи, приёмки и списания СИЗ в разрезе сотрудников.
Также в СБОТ есть всё для ведения полноценного складского учёта:
-
Проверка остатков
-
Приобретение СИЗ
-
Перемещение
-
Проверка качество
-
Списания
-
Инвентаризация
Если на момент внедрения системы ведение складского учёта в ней кажется трудоёмким, то его можно отключить. В таком случае контроль остатков по складам осуществляться не будет.
Включить ведение складского учета можно в пользовательском режиме, для этого потребуется лишь внести начальные остатки по складам.
Из документов по учету СИЗ формируются законодательно необходимые печатные формы. Также практически все документы программы позволяют формировать произвольные печатные формы. Предусмотрена возможность использования макетов печатных форм организации.
Личная карточка учёта выдачи СИЗ
Для каждого сотрудника или группы сотрудников можно сформировать личные карточки учёта выдачи СИЗ – как по новому Приказу 766н, так и по форме предыдущих. При необходимости печати карточек сотрудников используется одноимённый отчёт. Все печатный формы могут сохранятся в файлы различных форматов.
Отчёты по эксплуатации и обеспеченности СИЗ
В программе содержится широкий перечень аналитических отчётов по использованию СИЗ. При помощи отчетов можно анализировать данные на конкретную дату и на период. Система позволяет формировать их как будущей датой, так и прошедшей.
В отчетах предусмотрена возможность отбора и сортировки по произвольным аналитикам.
Также в них визуально выделяются позиции, которые требуют внимания специалиста. Таким образом, их можно оперативно взять в работу.
Обработка "Навигатор по сотруднику"
Система содержит сервисные обработки (рабочие места), которые позволяют быстро оценить текущую ситуацию в нужном разрезе.
Например, обработка "Навигатор по сотруднику" в одном окне показывает выданные СИЗ и выделяет СИЗ с закончившимся сроком использования, а также отображает антропометрические данные сотрудника.
Заказ на приобретение СИЗ
В "СБОТ" можно регистрировать план закупок СИЗ: для этого используется документ "Внутренний заказ". Он же является заявкой на приобретение СИЗ.
Табличная часть документа заполняется автоматически – по данными остатков и потребностей, но может корректироваться пользователем.
Для каждой позиции СИЗ может быть создан документ "Установка цен номенклатуры", в котором будет зафиксирован поставщик и его цена.
По данным заказов можно собирать бюджет на закупку СИЗ и выгружать его в другие используемые системы. Также в системе предусмотрена возможность создания плановых сценариев бюджета на приобретение и использование СИЗ.
Интеграции со смежными системами
"СБОТ" интегрируется с различными системами на базе платформы "1С:Предприятие":
-
1С:Зарплата и Управление Персоналом 8
-
1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения
-
1С:ERP Управление производственным предприятием
-
1С:Бухгалтерия предприятия 8
-
1С:Комплексная автоматизация 8 и некоторые другие конфигурации 1С
В "СБОТ" добавлена обработка для автоматизации переноса данных из других систем. Есть возможность загрузки данных из XML и табличных документов. В поставку программы также входит бесшовная интеграция с 1С:Документооборот.
С помощью обработки можно перенести справочные и кадровые данные, складские остатки и складские документы. Обмен может запускаться вручную или автоматически – по настроенным правилам.
Можно настроить регулярный односторонний или двусторонний обмен данными между базами – по расписанию с любой периодичностью. При одностороннем обмене данные в базах-источниках только считываются, но изменения в них не вносятся.
План проекта автоматизации учета СИЗ
Что необходимо для успешного запуска системы?
Предпроектное обследование
В первую очередь нужно понять, что есть сейчас и что хочется получить в результате. Для этого проводится сбор информации – предпроектное обследование.
В результате обследования мы получаем перечень документов, в которых содержится информация о существующих процессах в организации:
-
Протоколы встреч;
-
Отчёт об обследовании;
-
Альбом выходных форм;
-
Схема взаимодействия с имеющимися системами;
-
Список пользователей и их прав;
-
Перечень объектов и их источников для первоначальной загрузки данных;
-
Уточнённый план-график работ и расчёт трудозатрат.
Концептуальное моделирование
На базе полученной информации происходит подготовка контрольного примера непосредственно в системе – концептуальное моделирование.
В ходе обсуждения подготовленного примера определяется концепция ведения учета в программе и перечень необходимых доработок, которые будут обеспечивать соблюдение внутреннего регламента и упрощать работу пользователей.
При небольшом объёме доработок их можно сделать внешними, что позволит автоматически обновлять систему в дальнейшем.
Техническое проектирование
Собранный перечень доработок распределяется по приоритетам, после чего к работе подключаются программисты, которые и будут реализовывать доработки в системе. Этап технического проектирования (или разработки) включает в себя:
-
Техническое задание на перенос данных;
-
Техническое задание на интеграцию с другими системами;
-
Выполнение работ по техническому заданию;
-
Развёртка системы на ресурсах заказчика;
-
Протокол сдачи-приёмки работ.
Инструктаж пользователей
Следующий важный этап – обучение пользователей. Мы рекомендуем проводить его на выполненных критичных доработках системы, чтобы пользователи убедились, что система призвана облегчить им работу. Это повышает их вовлеченность в процесс запуска.
Важно, чтобы обучение пользователей проводилось на реальных данных.
Данный этап включает в себя:
-
Составление план-графика обучения;
-
Описание тестовых примеров по группам обучающихся;
-
Ввод пользователей в систему и первоначальная настройка прав;
-
Тестовая загрузка выборочных данных;
-
Подготовка инструкций для пользователей;
-
Инструктаж (обучение) пользователей.
Тестовая эксплуатация
Тестовая эксплуатация позволяет выявить все нестыковки между реальным процессом и ведением учета в программе.
В ходе тестовой эксплуатации принимается решение либо об оперативном исправлении выявленных расхождений, либо о переносе этих работ в рамки сопровождения.
В тестовую эксплуатацию входит:
-
Обновление системы до актуального релиза;
-
Первоначальная загрузка данных. Ввод пользователей;
-
График поддержки пользователей на этапе тестовой эксплуатации;
-
Настройка интеграции с внешними системами;
-
Перечень дополнительных доработок на этап сопровождения;
-
Активная поддержка пользователей;
-
Формирование ключевых отчётов.
Промышленная эксплуатация
Только после завершения тестовой эксплуатации мы с нашими клиентами переходим к полноценному ведению учёта в системе – промышленной эксплуатации. Также на этом этапе осуществляется мониторинг интеграции, фиксируются новые замечания и предложения пользователей, а вся документация передается внутреннему ИТ-отделу.
Если вам необходима автоматизация процессов учета спецодежды и СИЗ, оставляйте заявку, наши специалисты с вами свяжутся.
