Практическое применение подсистемы Бюджетирование в 1С:ERP

В статье разберем, как можно использовать подсистему бюджетирования в 1С:ERP для расширения возможностей в управлении финансами компании.

Часто заказчики обращаются в группу компаний "СофтБаланс" со следующими задачами:

• Вести классическое бюджетирование: если у компании одно юридическое лицо, то все решается типовым функционалом системы;

• Если юридических лиц несколько, то появляется необходимость в расширенном функционале. Например, выделять внутригрупповые обороты;

• Возможность вести несколько вариантов сценариев и иметь единое информационное поле;

• Распределять расходы по определенному алгоритму;

• Оперативно получать управленческую отчетность в аналитических разрезах: видеть выполнение поставленных целей и понимать причины отклонений;

• Контролировать этапы подготовки бюджетов.

Рассмотрим подробнее, как можно решить эти задачи с помощью подсистемы Бюджетирование в 1С:ERP.

Исключение внутригрупповых оборотов компании

В подсистеме бюджетирования 1С:ERP можно настраивать правила получения фактических данных по статьям бюджета. Чтобы выделить внутригрупповые обороты, в правиле настраиваются отборы по организациям, по которым обороты исключаются.

Но есть и другой вариант: можно настроить несколько правил получения фактических данных. По одному правилу получать оборот по статье бюджета с учетом ВГО, по второму исключать обороты ВГО и устанавливать коэффициент -1. Это позволит в расшифровке видеть обороты, которые исключаются из отчета, что повышает прозрачность.

Вариативность: оптимистичный и пессимистичный сценарии

Вариативность сценариев позволяет быстро реагировать на изменения в экономике. Если в компании основные расчеты ведутся в Excel, то быстро перестроиться не получится. Для актуализации внешних расчетов нужно обновить входные данные, проверить формулы в файлах и связи с другими источниками данных, обновить сводные таблицы. Расчеты в одной системе значительно упрощают процесс.

В подсистеме бюджетирования можно вести товарное планирование по нескольким сценариям. Например, в плане продаж определяется сценарий, и настраивается статья бюджета для получения данных в подсистеме бюджетирования.

В сценарии бюджета устанавливается валюта планирования. В дополнительных настройках определяется связь со сценарием: так данные из товарного планирования попадут в подсистему бюджетирования в соответствующей валюте.

Задается прогнозный курс валюты. Его можно ввести в одном сценарии и забирать данные из этого сценария по соответствующей настройке. Кроме того, можно определять курс для каждого периода планирования.

В результате данные из товарного планирования поступают в подсистему бюджетирования с конвертацией по прогнозному курсу. Все данные хранятся в единой системе и есть возможность ввести несколько сценариев расчетов. В системе можно создать план-фактный отчет с учетом разных сценариев развития ситуации.

Помощник в тонких расчетах типовыми средствами

Часто у заказчиков возникает вопрос, как типовыми средствами распределить расходы по другим базам. Решений несколько.

Во-первых, можно создать АРМ распределения расходов, где программист закладывает определенные алгоритмы действий при распределении. После перераспределения есть возможность работы с регистром Прочие расходы.

Бывают ситуации, когда нужно точечное распределение расходов, например, от бюджета продаж или от фактической себестоимости. В этом случае с помощью таблицы в системе можно настроить бюджетный отчет, в котором будут собираться данные по распределяемым затратам.

Полученные данные можно вручную занести в документ Реклассификация расходов, тем самым сделать перераспределение затрат. После закрытия месяца данные отражаются в финансовом результате в необходимой пропорции по подразделениям и направлениям деятельности.

Можно использовать любой из вариантов распределения расходов, но в некоторых случаях настройка бюджетного отчета через сложную таблицу может быть соизмерима с разработкой АРМ. Однако при распределении расходов через бюджетный отчет у пользователя есть возможность скорректировать алгоритм без привлечения программиста.

Результирующие отчеты и удельные показатели в системе

Часто результирующие отчеты формируются в Excel. Но их можно настраивать в подсистеме бюджетирования 1C:ERP.

Через сложную таблицу можно настроить аналитический отчет. В нем можно увидеть, как изменился финансовый результат и удельные показатели по ключевым статьям затрат. Можно настроить по периодам: день, неделя, квартал и так далее.

В бюджетном отчете статьи бюджета связаны правилами получения фактических данных и взаимосвязаны с системой. Правила всегда можно проверить вплоть до регистра и расшифровать полученную информацию – до документа. Так меньше вероятности допустить ошибку, но нужно потратить время, чтобы корректно настроить такой отчет.

Возможность контролировать этапы плана подготовки бюджетов

В подсистеме бюджетирования можно контролировать этапы подготовки бюджетов. Для настройки должен быть определен ответственный сотрудник – администратор по бюджетным процессам, который может внести изменения в структуру бюджета, раздать права пользователям, отслеживать и координировать.

Когда администратором процесса были настроены виды бюджета, составлена последовательность этапов бюджетирования, есть график планирования и утверждения бюджетов, в подсистеме есть возможность настроить план подготовки бюджета.

Рассмотрим на примере согласования плана продаж. Ответственный сотрудник настраивает этапы процесса бюджетирования, определяет ответственного за этап планирования, устанавливает длительность этапа, например, на ввод плановых данных в настроенную форму плана продаж. Также настраивается этап согласования, где определяются бюджеты, требующие согласования и определяется перечень согласующих лиц.

После запуска бюджетного процесса, ответственный за выполнение задачи пользователь получит задание, которое можно вывеси на главную страницу. По гиперссылке пользователь открывает задачу в системе и планирует данные в уже настроенной форме. Также есть возможность загружать данные из Excel в документ планирования.

Через монитор бюджетных процессов можно отслеживать ход выполнения задач по этапам планирования бюджетных процессов, что повышает прозрачность бюджетного процесса.

Выводы и рекомендации

Подсистема бюджетирования 1С:ERP используется не только для бюджетных процессов, но и как вспомогательный инструмент для точечного распределения расходов в системе.

Также можно вести контроль за бюджетным процессом в системе:

• Контролировать расходы компании,

• Тонко настраивать процесс распределения расходов в управленческой отчетности,

• Получать управленческую отчетность в одной системе, что позволяет гибко реагировать на экономические изменения.