В статье мы расскажем об опыте автоматизации казначейства и бюджетирования при помощи продукта Финансы 360°, интегрированного с учетной системой 1С:Управление торговлей. Учетная система при этом сохранила полную автономность обновления.
Информация о заказчике:
- Пять юридических лиц (группа компаний);
- Вид деятельности: оптовая и розничная торговля;
- Реализует мелкую бытовую технику и предметы домашнего обихода;
- Успешно работает на рынке более 10 лет.
Цели и задачи автоматизации казначейства:
-
Усилить контроль над денежными потоками в связи с динамичным ростом компании;
-
Предотвратить регулярно возникающие кассовые разрывы;
-
Минимизировать вероятность двойной оплаты счетов – в компании был некорректно отлажен процесс отслеживания оплат;
-
Сформировать лимиты расходов на основании бюджета компании – план бюджета существовал, но фактически контролировать оплаты было затруднительно;
-
Формировать исходящие платежи только на основании утвержденных заявок на расходование денежных средств. Из-за большого количества часть платежных документов незамеченной проходила в оплату без согласования;
-
Отказаться от ручного ввода платежных поручений и автоматизировать процесс.
Цели автоматизации бюджетирования:
-
Вести учет в едином для всей компании формате. В компании бюджеты разных юридических лиц имели разную структуру, что вызывало сложности при сборе общего мастер-бюджета;
-
Минимизировать риски потери информации. Так как все бюджеты велись в формате Excel, существовала вероятность возникновения ошибок при переносе плановых и фактических данных между документами и учетной системой;
-
Удобное совместное использование данных. Работать с одним документом Excel нескольким сотрудникам было сложно, что увеличивало срок предоставления данных;
-
Сократить трудозатраты на сбор и обработку плановых и фактических данных. Сбор и занесение данных в бюджеты были ручными, поэтому срок предоставления информации руководству увеличивался;
-
Снизить вероятность возникновения ошибок при планировании и сборе фактических данных;
-
Увеличить скорость согласования плановых данных. В компании заказчика практиковалось планирование и согласование бюджета при помощи электронной почты. Было сложно отследить, у кого на данный момент письмо и как долго, к тому же ответственный мог его просто не заметить. Из-за этого процесс согласования был длительным;
-
Максимально точно и оперативно получать актуальные данные о реальном состоянии компании. В Excel учет ведется с опозданием: данные переносятся уже после того, как обработаны и проверены. Соответственно, руководство получало отчет не всегда с актуальной информацией.
Факторы в пользу системы «Финансы 360°», повлиявшие на выбор заказчика:
-
Типовой функционал продукта полностью покрывал потребности заказчика. Небольшие доработки были только для удобства работы пользователей;
-
Позволяет получить факт из нескольких систем. Система Финансы 360° была встроена в основную учетную систему и собирала данные из других систем 1С – каждое юридическое лицо вело учет в своей базе;
-
Простая интеграция с 1С:Управление торговлей;
-
Отсутствие сложностей с обновлением 1С:Управление торговлей по завершению проекта внедрения. Обновление учетной системы происходит автономно и не требует синхронизированных релизов с Финансы 360°;
-
Возможность пройти онлайн-обучение по типовому функционалу системы. Для заказчика такой вариант был удобен: сотрудники могли ознакомиться с системой в любое время;
-
Стоимость продукта, внедрения и его дальнейшей поддержки оказалась более конкурентоспособной;
-
Команда специалистов, ответственных за внедрение – заказчику понравились компетенции и отношение к проекту специалистов группы компаний "СофтБаланс".
Ключевые задачи, решенные в ходе автоматизации казначейства
Специалистами "СофтБаланс" была доработана возможность создания заявки на расходование денежных средств на основании данных основной учетной системы. Это было одним из основных требований заказчика, поскольку большинство документов о поступлении товаров и услуг в учетной системе заносились вручную, как и заявки на расходование денежных средств. С помощью доработки проблема была решена, и в заявках большая часть полей заполнялась автоматически.
Через типовой функционал был настроен контроль лимитов в разрезе аналитик. Заказчик попросил о возможности сотрудникам отклониться на 5% от запланированной в бюджете суммы при оплате счетов, поскольку заранее планировать все до копейки просто невозможно.
Прежде процесс согласование заявок на расходование денежных средств занимал много времени: сотрудники подписывали заявки у руководителей и счета часто оплачивались с опозданием. Специалисты "СофтБаланс" перевели процесс согласования в систему Финансы 360°. Вместо сбора подписей на «бумажных» счетах появилась возможность согласования документов на оплату всеми ответственными в системе с сохранением всей истории согласования: в системе можно посмотреть, у какого исполнителя сейчас документ.
Также специалисты настроили возможность исполнения отдельных шагов маршрута согласования в зависимости от настроенного отбора. В рамках каждого маршрута были настроены отдельные условия для поступления документа на согласование тому или иному исполнителю. Например, в каких-то случаях документ пойдет тем исполнителям, кто отвечает за оплату товаров, а в других – налогов.
В рамка платежного календаря в системе Финансы 360° есть возможность формировать платежки и расходно-кассовые ордера автоматически: после распределения денежных потоков нужно нажать всего одну кнопку. Все поля в документах также заполняются автоматически.
Результаты автоматизации казначейства
-
Трудозатраты бухгалтерии по планированию оплат сократились на 50%, отказавшись от ручного заведения в систему заявок на расходование денежных средств.
-
Рост финансовой дисциплины, минимизация внеплановых платежей и устранение «двойных» оплат по одним и тем же счетам при помощи контроля лимитов по статьям движения денежных средств.
-
Процесс согласования стал быстрее, как и оперативность оплат благодаря автоматизации процесса согласования и маршрутизации по условиям отбора. Это снизило риски штрафных санкций от поставщиков. Кроме того, стало невозможно оплатить несогласованные счета.
-
Снизились трудозатраты на распределение денежных потоков на 65% за счет информативности Платежного календаря. Заказчик видит полную информацию о текущем состоянии и оплатах. Также интерактивность календаря помогла устранить кассовые разрывы: пополнять счета за счет других средств либо переносить срок оплаты.
-
Трудозатраты бухгалтеров на создание платежных документов сократились на 100% за счет полной автоматизации процесса.
-
Повысилась эффективность бизнес-процесса управления денежными потоками за счет доработки системы Финансы 360° под потребности заказчика.
Ключевые задачи, решенные в ходе автоматизации бюджетирования
В подсистеме бюджетирования в системе Финансы 360° доработок практически не было, все было сделано при помощи типового функционала.
В рамках системы была настроена и визуализирована взаимосвязь бюджетов. Раньше они были разрозненными, и пользователи не всегда понимали, какой бюджет и когда нужно заполнять, из-за чего возникали ошибки. Связь бюджетов сделала процесс оперативным и прозрачным.
Плановые данные стали вноситься и храниться в системе, а не в файлах Excel. В документе с плановыми данными есть возможность выбора варианта ввода данных:
-
в дереве документов – удобно для тех, кто привык работать в Excel. Здесь отражены строки бюджета.
-
в таблице детальных записей – отражаются сокращенные строки бюджета и расшифровка отдельных показателей.
Аналитический учет был настроен по статьям. Благодаря этому удалось уменьшить общее количество статей на предприятии. Часть информации специалисты перенесли в аналитики, что сократило отчет бюджета и сделало его удобным и понятным. Плановые и фактические данные по статьям вносились в разрезе аналитик.
Для большинства статей был настроен авторасчет строк бюджетов с помощью формул и логических выражений. Данные подтягивались автоматически, не нужно было их вносить в каждый документ. Это минимизировало ошибки при заполнении.
Для каждой статьи бюджетов было настроено правило получения фактических данных из основной учётной системы. Для информации, которую нельзя получить, было настроено распределение фактических данных по аналитикам бюджетирования.
В рамках системы Финансы 360° заказчику стало возможно получать актуальную информацию в режиме онлайн: при проведении документа в системе автоматически формировался документ "Фактические данные".
Результаты автоматизации бюджетирования
-
Удовлетворена потребность в быстрой и эффективной смене структуры бюджетов с учетом развития группы компаний с помощью унификации бюджетных форм и бюджетной модели.
-
Минимизирован риск возникновения ошибок и потери информации при планировании и сборе фактических данных за счет переноса из Excel в Финансы 360°.
-
Реализована удобная совместная работа с данными в одной системе.
-
Трудозатраты на сбор и обработку плановых данных снизились на 60%.
-
Увеличена на 85% скорость согласования плановых данных и утверждения лимитов на расходование денежных средств из-за настройки маршрутов согласования для документов ввода и корректировки плановых данных. Оперативные бюджеты согласуются в системе напрямую, а мастер-бюджеты – на бюджетном комитете.
-
Точное и быстрое информирование руководства о реальном состоянии группы компаний за счет формирования внутренней отчетности в режиме онлайн.
Итоги проекта
-
Минимизация случаев нецелевого расходования денежных средств благодаря контролю лимитов;
-
Оптимизация регламентов, процедур согласования заявок на расходование денежных средств и документов планирования;
-
Сокращение трудозатрат на управление денежными потоками и минимизация ручного труда;
-
Значительное сокращение трудозатрат и времени при планировании бюджетов;
-
Минимизация ошибок при сборе фактических данных. В системе Финансы 360° всегда можно посмотреть, какой документ стал источником факта;
-
Организация системного планирования и прогнозирования финансового состояния компании;
-
Оптимизация план-фактного анализа бюджетов и повышение оперативности принятия управленческих решений.