Настройка обмена 1С:ERP с 1С:Бухгалтерия и 1С:ЗУП: рекомендации на основе опыта

В статье расскажем, почему компании всё чаще выбирают ведение регламентированного учета в отдельных системах, и к чему надо быть готовыми при настройке обмена 1С:ERP с 1С:Бухгалтерия и 1С:ЗУП.

Обмен 1С:ERP с 1С:Бухгалтерия

Еще пять лет назад бухгалтерский и налоговый учет наравне с управленческим учетом часто вели в 1С:ERP. Однако в последнее время тенденция изменилась, и регламентированный учет все чаще "выносят" из 1С:ERP в 1С:Бухгалтерия. Предпосылки следующие:

• Часто меняется законодательство, и 1С:ERP не всегда в полной мере успевает за этим темпом. Этот вопрос может быть особенно критичен для вашей компании, если вы считаете курсовые разницы, ведете амортизацию по ФСБУ, делаете корректировки стоимости, а также если у вас есть импорт;

• Модули оперативного контура в 1С:ERP могут быть сильно доработаны, и обновление системы может быть затруднительно или занимать длительное время. Решение вынести бухгалтерский контур отдельно может стать уже необходимостью, поскольку 1С:Бухгалтерия обновляется гораздо легче и быстрее;

• Раздельное ведение по видам учета в 1С:ERP и 1С:Бухгалтерия также используется в компаниях, в которых нельзя демонстрировать аффилированность.

С чего начать настройку обмена 1С:ERP с 1С:Бухгалтерия

• В первую очередь мы рекомендуем ознакомиться со статьей "Совместное использование конфигураций" на сайте 1С:ИТС. В ней подробно описаны:

• Настройки синхронизации,

• Нюансы обмена,

• Таблицы соответствия объектов.

• Выбрать режим обмена: односторонний или двусторонний;

• Продумать и прописать регламент обмена систем;

• Обрисовать ключевые справочники, структуру предприятия, обособленные подразделения и склады;

• Сделать типовой обмен на копиях базы. В идеале, в качестве базы-приемника использовать чистую базу данных.

Как делают специалисты группы компаний "СофтБаланс"? Мы разворачиваем копию базы 1С:ERP и чистую базу 1С:Бухгалтерия того релиза, который собирается использовать клиент. Между ними мы настраиваем типовой обмен и проверяем, какие документы ушли из 1С:ERP, в каком виде и с каким статусом они загрузились в 1С:Бухгалтерию.

Все ошибки переноса и комментарии по обмену фиксируются в таблице. Например, это могут быть ошибки релиза, комментарии об особенностях ведения учета заказчика.

На основе всех ошибок и комментариев специалисты составляют список функциональных разрывов: фиксируют текущую ситуацию и то, как должно быть. Только после этого специалисты приступают к доработке интеграции систем. Пример таблицы представлен на скриншоте ниже.

Кроме того, перед началом синхронизации мы рекомендуем:

1. Настроить счета учета номенклатуры на стороне 1С:Бухгалтерии, если вы хотите видеть разные счета или субсчета:

• В разрезе склада или разных типов складов: оптовых или розничных;

• В разрезе вида номенклатуры, например, соотнести материалы с 10 счетом, а товары отнести на 41 счет. Или, например, всю номенклатуру относить на счет 41.01, а тару – на счет 41.03.

Принцип настройки – от частного к общему.

2. Настроить счета учета расчётов с контрагентами на стороне 1С:Бухгалтерия в трех разрезах:

• Расчеты в валюте регламентированного учета: с поставщиком, покупателем, по авансам, с комитентом и так далее;

• Расчеты в иностранной валюте;

• Расчеты в у.е.

3. Проверить сценарий тестирования. Также подумайте, нужны ли вам в учете подразделения – о них мы поговорим дальше.

Особенности синхронизации нормативно-справочной информации

В системах 1С:ERP и 1С:Бухгалтерия нормативно-справочная информация отличается, поэтому нужно учитывать нюансы при синхронизации данных:

• При загрузке в 1С:ERP информации о контрагенте, один элемент создаётся в справочнике "Контрагенты" и один – в справочнике "Партнёры". Это связано с тем, что в 1С:Бухгалтерии все данные объединяет один справочник, а в 1С:ERP – это два отдельных справочника, между ними устанавливается взаимосвязь.

Элементы справочников в системах синхронизируются между собой: рабочее наименование, сокращенное юридическое наименование, вид контрагента и контактная информация.

При загрузке элемента справочника "Контрагенты", у которого нет связанного элемента в справочнике "Партнеры", автоматически создается новый – в справочнике "Партнеры". Если в 1С:ERP установлена опция "Независимо вести партнеров и контрагентов", то при изменении элемента справочника "Контрагенты" данные в справочнике "Партнера" остаются прежними.

• Выгрузка подразделений происходит при выгрузке документов, в которых есть ссылка на подразделение. Это связано с тем, что непосредственно сам справочник "Структура предприятия" из 1С:ERP в 1C:Бухгалтерия не выгружается.

Данные могут быть из разных источников: по реквизитам документа "Подразделение" либо из реквизитов для склада, кассы, банковского счета документа.

Это еще раз показывает, насколько важно заранее продумать сценарий тестирования, настроить счета учёта до начала обмена, а также проверить в 1С:ERP заполнение подразделений в складах, кассах, счетах и так далее.

• Многие бухгалтеры привыкли работать в системе 1С:Бухгалтерия с номенклатурными группами. Поэтому они думают, что номенклатурные группы в 1С:ERP – тоже направление деятельности.

Однако здесь есть различия: номенклатурные группы в 1С:Бухгалтерия – элементы аналитики для детализации прямых затрат и выручки, а в 1С:ERP – это просто иерархия. Номенклатурные группы в 1С:Бухгалтерия заполняются из справочника "Группы аналитического учёта" в 1С:ERP.

• Счета напрямую не переносятся. В 1С:Бухгалтерии предприятия счета берутся из связки "Настройки классификации расходов" и "Настройки отнесения".

В зависимости от настроек, статьи расходов из 1С:ERP могут перенестись в 1С:Бухгалтерию как "Статья затрат" или "Прочие доходы и расходы". Нужно обращать внимание на настройки статей, а также на релизы – они могут иметь отличия.

Особенности синхронизации документов

Мы рекомендуем вести и редактировать оперативный контур только в базе управленческого учёта и настроить односторонний обмен между управленческой и бухгалтерской базой.

Есть ряд документов, структурная особенность которых в типовом обмене подразумевает только односторонний обмен:

• Корректировки приобретений,

• Корректировки реализации,

• Закупки через подотчетное лицо,

• Патенты,

• Работа с сертификатами,

• Комиссионная торговля,

• Счета-фактуры и другие.

Двусторонний обмен советуем использовать только при четко прописанном регламенте.

Также важный нюанс синхронизации – как один документ в 1С:ERP может соответствовать разным документам 1С:Бухгалтерия, так и несколько документов в 1С:ERP могут соответствовать одному документу в 1С:Бухгалтерия. Обращайте внимание на:

• Виды операций документов,

• Связанные документы,

• Особенности номенклатуры в документе.

Обратите внимание, что некоторые документы на данный момент не поддерживают выгрузку из 1С:ERP, хотя в предыдущих релизах они могли передаваться:

• "Передача товаров" с видом операции "Передача на хранение с правом продажи",

• "Поступление товаров" с видами операций "Возврат от хранителя" и "Возврат от комиссионера",

• "Реализация через комиссионера", в том числе с товарами в пути, в которых указана закупка под космическую деятельность,

• "Продажа" с некоторыми типами налогообложения,

• "Списания безналичных денежных средств" с признаком "Конвертация через брокера".

Состав документов, которые могут быть выгружены из 1С:Бухгалтерия в 1С:ERP, зависит от варианта настройки обмена на стороне 1С:Бухгалтерия:

• Если вы выбираете выгрузку в систему 1С:ERP, то документы покупки, продажи и складского учёта не будут выгружаться из 1С:Бухгалтерия;

• Если выбираете вариант "Другая программа", то документы покупки, продажи и складского учёта будут выгружаться.

Особенности синхронизации данных, если учет уже велся в 1С:Бухгалтерия

Если в 1С:Бухгалтерия уже вёлся учёт, то мы рекомендуем первую синхронизацию между 1С:ERP и 1С:Бухгалтерия делать в ручном режиме. Не жалейте времени на ручное сопоставление данных – это сократит большое количество ошибок в дальнейшем.

Также решите, откуда вы будете брать нумерацию и префиксы документов:

• Оставите нумерацию базы 1С:ERP,

• Оставите нумерацию, которая была в 1С:Бухгалтерия,

• Сделаете новую нумерацию.

Обмен 1С:ERP с 1С:ЗУП

Почему зарплатный контур стоит выносить в отдельную программу, а не оставлять в 1С:ERP?

• Аналогично с бухгалтерским, в зарплатном контуре постоянно происходят изменения в законодательстве. Соответственно, вести учет в 1С:ЗУП удобнее: система работает отдельно и получает актуальные обновления гораздо быстрее;

• Доработки в зарплатной конфигурации часто малозначительны или отсутствуют, поэтому обновлять 1С:ЗУП легче и быстрее;

• Все ошибки релизов, обнаруженные в 1С:ЗУП, исправляются на 2 недели быстрее, чем в 1С:ERP – об этом официально говорят разработчики систем 1С;

• База данных 1С:ERP практически всегда большая и тяжелая, поэтому, когда происходит закрытие месяца, перерасчёт итогов и другие сложные операции, база часто зависает. В 1С:ЗУП все перерасчеты и расчёты происходят намного быстрее;

• При использовании в 1С:ERP зарплатного контура, сложности вызывает настройка нестандартных прав пользователей, ограничение доступа к конфиденциальной информации и постоянный контроль за правами;

• В 1С:ЗУП КОРП есть дополнительный расширенный функционал, которого нет в 1С:ERP;

• В 1С:ЗУП расширен инструментарий работы с НДФЛ, что облегчает задачи бухгалтеров-расчетчиков и увеличивает скорость работы.

Например, есть документ "Перечисление НДФЛ в бюджет". Здесь можно аккумулировать НДФЛ из нескольких ведомостей в случае межрасчетных начислений.

В 1С:ERP иногда происходят ошибки при распределении НДФЛ. Например, НДФЛ может распределиться на ведомости по перечислению пособий по уходу за детьми до достижения ими 3-х лет. В 1С:ЗУП таких ошибок нет.

Также отчеты по НДФЛ в 1С:ЗУП можно строить сразу после формирования ведомостей на перечисление и не ждать привязки к документу "Списание безналичных денежных средств".

С чего начать настройку обмена 1С:ERP с 1С:ЗУП

• В первую очередь мы также рекомендуем ознакомиться со статьей "Совместное использование конфигураций" на сайте 1С:ИТС. В ней подробно описаны:

• Настройки синхронизации,

• Нюансы обмена,

• Таблицы соответствия объектов.

• Выбрать режим обмена:

• 1С:ЗУП → 1C:ERP → 1С:Бухгалтерия,

• 1С:ЗУП → 1C:ERP и 1C:ЗУП → 1С:Бухгалтерия. В таком случае необходимо привлечь программиста 1С, чтобы он настроил правила обмена 1C:ERP и 1С:Бухгалтерия и вырезал из них документы "Отражение зарплаты в бухучете";

• Выбрать режим передачи отражения: сводно или по сотрудникам;

• Выбрать режим отправки сведений о выплате зарплаты:

• Как ведомости на выплату,

• Как заявки на расходование денежных средств.

Также перед началом синхронизации систем нужно:

1. Проверить статьи расходов в "Способах отражения зарплаты в бухгалтерском учете" в 1С:ERP;

2. Сделать ручную синхронизацию и выгрузить из 1С:ERP справочники:

• "Структура предприятия",

• "Способы отражения зарплаты в бухгалтерском учете";

3. В 1С:ЗУП в элементах "Штатного расписания" заполнить реквизит "Место в структуре предприятия";

4. Выгрузить документы "Отражение зарплаты в учете".

Обращаем внимание, в справочнике "Структура предприятия" нет организаций. Соответственно, если в 1С:ERP вы ведёте несколько организаций, а в 1С:ЗУП планируете вести отдельную базу для каждой, то справочник будет выгружаться во все базы в полном объеме.

Особенности синхронизации нормативно-справочной информации

• При регистрации изменений в справочнике "Организации" также регистрируются изменения для подчиненных ей "Регистраций в налоговом органе". Для "Регистраций в налоговом органе" не предусмотрена синхронизация сведений о дате начала действия.

• Синхронизация данных 1С:ERP и 1С:ЗУП по справочнику "Контрагенты" аналогична обмену 1С:ERP и 1С:Бухгалтерия;

• Справочник "Зарплатный проект" в 1С:ЗУП конвертируется в 1С:ERP в три справочника: "Контрагенты", "Партнеры" и "Банковский счет".

Особенности синхронизации документов

• В 1С:ЗУП отсутствует механизм явного сопоставления управленческих и регламентированных подразделений.

• Заполнение подразделения в документе "Данные для начисления зарплаты" происходит следующим образом:

• Для каждого сотрудника в табличной части "Выполненные работы" определяется подразделение, в котором он работает;

• Если подразделение у всех сотрудников совпадает, то оно указывается в шапке документа. В противном случае, подразделение не заполняется;

• Документ "Платежное поручение" в 1С:ЗУП включает в себя одну или несколько "Ведомостей в банк". Отдельно "Ведомость в банк" в 1С:ERP не выгружается.

• При загрузке ведомости на выплату зарплаты, в 1С:ERP создаются две заявки на расходование денежных средств

• С хозяйственной операцией "Выплата зарплаты" и способом выплаты, соответствующим виду ведомости;

• С хозяйственной операцией "Перечисление налога" и признаком "Перечисление в бюджет".

• В заявке на расходование денежных средств с операцией "Выплата зарплаты" устанавливается один из следующих способов выплаты

• По зарплатному проекту - при загрузке "Платежного поручения";

• На лицевые счета - при загрузке "Ведомости перечислений на счета";

• Через кассу - при загрузке "Ведомости в кассу" или "Ведомости выплаты через раздатчика".

• Предусмотрена выгрузка данных по выработке сотрудников из 1C:ERP как при использовании распределения по КТУ, так и в случаях ввода объемов выполненных работ по каждому из сотрудников и каждому из видов работ;

• Данные по отражению зарплаты в финансовом учете выгружаются из 1C: ЗУП без детализации по физическим лицам, поэтому она недоступна в 1C:ERP.

Резюме

Подводя итог, отметим, что системы имеют ряд отличий в документах и нормативно-справочной информации, которые нужно учитывать при синхронизации.

Поэтому перед началом настройки обмена 1С:ERP с 1С:ЗУП или с 1С:Бухгалтерия, необходимо:

• Продумать и прописать регламент обмена;

• Обрисовать ключевые справочники, особенно структуру предприятия, обособленные подразделения и склады;

• Сделать типовой обмен на копиях базы. В идеале в качестве базы-приемника использовать чистую базу данных.