Хранение электронных документов – обзор законодательства

В статье рассмотрим ряд вопросов, касающихся обращения с электронными документами:

• Правила хранения электронных документов;

• Нормативная база, которую необходимо учитывать при работе и хранении электронных документов;

• Проблемы хранения и обеспечения значимости электронных документов и их решение.

Что такое электронный документ

В 2020 году был издан указ Президента "О национальных целях развития Российской Федерации на период до 2030 года", согласно которому цифровая трансформация (цифровизация) включена в число приоритетных целей развития страны. Под цифровизацией понимается практическая реализация перехода от бумажных документов к цифровым подлинникам. 

Важно не путать цифровизацию с автоматизацией (например, автоматизацией документных процессов), поскольку автоматизация – это создание прозрачных и управляемых этапов обработки документов в системе, при этом автоматизировать можно работу как с электронными документами, так и с бумажными.

Само понятие "электронный документ" имеет несколько толкований. Например, в п. 11.1 ст. 2 ФЗ от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" определение сформулировано так: "Электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием ЭВМ, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах".

Глобально же все формулировки сводятся к одному:

Электронный документ — это документ, изначально сформированный в цифровом виде и нужном формате файл без предварительного документирования на бумаге. Он включает обязательные реквизиты, информация в нем доступна для восприятия человеком с использованием компьютерных технологий и пригодна для передачи по телекоммуникационным сетям.

Основные характеристики электронных документов:

• Аутентичность – гарантия того, что электронный документ идентичен заявленному;

• Достоверность – содержание электронного документа является полным и точным представлением подтверждаемых операций, деятельности или фактов;

• Целостность – после создания в электронный документ не вносились изменения;

• Пригодность для использования – возможность локализировать и воспроизвести документ в любой момент времени.

Скан-копия бумажного документа не является электронным документом, это электронный образ — то есть документ, который изначально был создан на бумаге, а затем переведён в электронный вид.

Правила хранения электронных документов

Правила работы с документами (и с бумажными, и с электронными) зафиксированы в 60+ нормативно-правовых и методических документах. Нормативная база, регулирующая работу с электронными документами, включает в себя:

• Федеральный закон "Об архивном деле" от 22.10.2004 № 125-ФЗ;

• ГОСТ Р 54989-2012 "Обеспечение долговременной сохранности электронных документов" и ГОСТ Р 7.0.8-2013 СИБИД. Делопроизводство и архивное дело;

• Приказ Министерства культуры РФ от 31.03. 2015 года №526 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях";

• Методические рекомендации по применению Правил (2016);

• Федеральный закон "О персональных данных" от 27.07.2006 № 152-ФЗ;

• Приказ Федерального архивного агентства от 15 июня 2020 г. N 69 "Об утверждении Типовых функциональных требований к системам электронного документооборота и системам хранения электронных документов в архивах государственных органов";

• Приказ Федерального архивного агентства от 22.05.2019 г. N 71 "Об утверждении Правил делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления";

• Приказ Минфина России от 16.04.2021 N 62н (ред. от 23.12.2021) "Об утверждении Федерального стандарта бухгалтерского учета ФСБУ 27/2021 "Документы и документооборот в бухгалтерском учете" и др.

Перечислим основные правила хранения электронных документов, содержащиеся в обозначенных нормативно-правовых актах:

• Электронные документы передаются в архив на основании описей по информационно-телекоммуникационной сети или на физических материальных носителях (каждый в двух экземплярах);

• Основной и рабочий экземпляры одного документа должны находиться на разных физических устройствах;

• Рекомендуемый тип хранения — PDF/A, стандарт ISO 19005-1:2005 (базируется на описании стандарта PDF версии 1.4 от Adobe Systems Inc.);

• Содержимое на физических носителях проверяется минимум раз в пять лет;

• В случае повреждения электронных данных файлы необходимо переписать в идентичном виде на новый носитель;

• При перезаписи необходимо обеспечить аутентичность, полноту, достоверность, целостность и неизменность электронных данных;

• Способ хранения электронных документов должен исключать их утрату, незаконную рассылку, уничтожение или искажение информации;

• В организации должно быть назначено лицо, ответственное за сохранность архива электронных документов, а если его нет, то эти полномочия исполняет директор;

• При хранении данных в информационной системе организации ответственность несет руководитель IT-отдела;

• Не допускается перевод бумажных документов в электронный вид для удобного хранения и уничтожение при этом всех бумажных экземпляров;

• Хранить документы и электронные базы данных нужно только на территории РФ.

Несмотря на большой объем различных требований, основные принципы хранения электронных документов организации можно свести к нескольким пунктам:

1. Создание и поддержание условий для надежного хранения электронных документов (защита от утечки и утраты),

2. "Резервное копирование" документов – то есть создание не менее двух идентичных экземпляров одного электронного документа,

3. Регулярная оценка целостности и сохранности электронных документов.

Сроки хранения электронных документов

Если говорить о сроках хранения и утилизации электронных документов, то они точно такие же, как и у бумажных аналогов:

• Счета-фактуры, первичка — 5 лет;

• Регистры налогового учета и налоговая отчетность — 5 лет;

• Квартальные финансовые отчеты — 5 лет;

• Годовые финансовые отчеты — 10 лет;

• Учетная политика предприятия — 5 лет;

• Сведения о доходах сотрудников (физлиц) — 75 лет;

• Передаточные акты, пояснительные записки — без ограничения срока;

• Все документы, связанные с ЭЦП (сертификаты проверки, сведения о ключе подписи, договор с УЦ) — 5 лет. 

Электронные документы с истекшими сроками хранения уничтожаются с соответствующей отметкой в Акте о выделении к уничтожению электронных документов. 

Электронные документы считаются уничтоженными, если их невозможно восстановить на носителях информации или из резервных копий. В идеале диск, на котором хранился документ, должен быть не только отформатирован, но и физически уничтожен.  

Проблемы хранения и обеспечения значимости электронных документов

Электронные документы во многом удобнее бумажных, однако у них есть проблемы, связанные с хранением и обеспечением значимости.

В декабре 2020 года президиум Правительственной комиссии по цифровому развитию выпустил Концепцию развития электронного документооборота, в которой были обозначены некоторые проблемы электронных документов:

• Если документ создан в формате, который поддерживается только определенным программным обеспечением, и данное ПО перестает использоваться, то прочитать документ становится невозможно. Похожая ситуация возникает, когда документ нужно передать пользователю, на устройстве которого нет ПО, необходимого для чтения файла.

• Если документ передают пользователю в распечатанном виде, то установить его действительность на момент подписания и/или неизменность документа невозможно.

• Если документ подписан при помощи электронной подписи без штампа времени, то в дальнейшем установить его достоверность и подлинность также фактически невозможно.

Штамп времени – это отметка, которая подтверждает достоверность подписи в определённый момент времени и гарантирует, что электронная подпись действительна и корректна. Срок действия электронной подписи в любом случае закончится раньше, чем сроки, в которые компания должна утилизировать эти документы, что ставит под вопрос легитимность документации в хранилище.

В Законе "Об электронной подписи" № 63-ФЗ говорится, что при проверке должен быть:

• Либо действующий сертификат электронной подписи,

• Либо доказательства того, что сертификат действовал на момент подписания документа.

Эти проблемы можно решить: на текущий момент в системе "1С:Документооборот" появилась поддержка использования штампа времени. Также фирма "1С" предлагает продукт для хранения бумажных и электронных документов с гарантией юридической значимости на неограниченный срок – "1С:Архив".