Как вы думаете, система 1С:ERP помогает решать задачи по планированию и бюджетированию?
Прежде, чем ответить на этот вопрос, мы рассмотрим бюджетный процесс и основные возможности системы 1С:ERP, такие как:
-
Бюджетирование в разных валютах;
-
Возможность настраивать этапы плана подготовки бюджетов;
-
Ограничение ввода данных по сценарию бюджета;
-
Настройка аналитик в виде бюджета;
-
Проверка правил получения фактических данных;
-
Оптимизация отчетов на больших объемах данных.
Предпринимателя интересует:
-
финансовый результат бизнеса,
-
финансовые потоки;
-
задействованные активы: насколько они эффективно используются и финансируются.
Все это расскажут основные отчеты в системе 1С:ERP. Например, бюджет доходов и расходов (БДР) — какую прибыль приносит бизнес. Финансовые потоки покажет бюджет движения денежных средств (БДДС), а на вопрос: "Какими активами управляет кампания?" ответит отчет по балансовому листу. На схеме видно, как отчеты зависят друг от друга — все это можно настроить в подсистеме бюджетирования. В этом поможет конструктор под названием "Вид бюджета".
Бюджетирование в разных валютах
Некоторые заказчики хотят внедрить систему 1C:ERP без подсистемы бюджетирования. Но после первого этапа моделирования, где демонстрируются основные возможности подсистемы, мнение часто меняется.
Например, в подсистеме «Планирование запасов» удобно планировать по номенклатуре. Можно настроить так, что в расчетах будут участвовать не только продажи по номенклатуре, но и план производства, план закупок, план остатков продукции.
В системе 1С:ERP есть возможность гибко настроить схемы обеспечения потребностей, а данные транслировать в подсистему бюджетирования. Как итог, весь цикл планирования товарных запасов будет рассчитываться с минимальным присутствием пользователя.
Если есть необходимость планировать продажи в разных валютах, то система делает такие расчеты и, при определенных настройках, транслирует эти данные в подсистему бюджетирования. Давайте рассмотрим на примере.
В документе "План продаж" выбирается сценарий, настроенный в необходимой валюте.
![Сценарий бюджета Сценарий бюджета](/upload/medialibrary/6d0/jik8gxctsqz53xv5f337w3mp1pwyq94e/Сценарий%20бюджета.jpg)
Настроить валюту сценария нужно на вкладке "Основное". На вкладке "Дополнительно" настраиваем связь сценария бюджета в аналогичной валюте учета с сценарием плана продаж.
В "Вид плана" определяется статья бюджета, где будут аккумулироваться данные в подсистеме бюджетирования. Данные попадают в систему бюджетирования в нашем случае в евро. Но в случае изменения экономической ситуации, как проверить бюджет на прочность?
![Прогнозные курсы валют Прогнозные курсы валют](/upload/medialibrary/742/4ga36kcw0sxqa3lv3j9j19hdjfgjgybj/Прогнозные%20курсы%20валют.jpg)
![Прогнозные курсы сценария Прогнозные курсы сценария](/upload/medialibrary/478/qofv0bpifflg3lkig384a9f7po3m8wlh/Прогнозные%20курсы%20сценария.jpg)
В сценарии бюджета есть возможность установить прогнозный курс. Достаточно создать сценарий с необходимой валютой, ввести прогнозные курсы валют и настроить вид бюджета с необходимыми статьями бюджета. Расчёты будут получены автоматически, останется только создать экземпляр бюджета и заполнить данные.
Также часто у заказчиков есть потребность в расчете себестоимости продаж. После получения данных в подсистеме бюджетирования можно настроить расчет себестоимости продаж по справочнику «Себестоимости за единицу продукции», используя нефинансовые показатели.
В настройках нефинансового показателя:
-
Устанавливаете период действия показателя.
-
Задаете сценарий бюджета в необходимой валюте.
-
Определяете аналитику показателя, в нашем случае «Номенклатура».
-
Устанавливаете значения показателя.
После настройки нефинансового показателя можно настроить вид бюджета и задать необходимую формулу расчёта через производный показатель.
С помощью формулы в производном показателе задается расчет, который в дальнейшем можно использовать в экземпляре бюджета автоматически.
Возможность настраивать этапы плана подготовки бюджетов
В подсистеме бюджетирования можно настроить этапы подготовки бюджета в соответствии с графиком.
Рассмотрим на примере согласования плана продаж. Сначала администратор бюджетных процессов задает следующие данные:
-
Настраивает этапы процесса бюджетирования.
-
Определяет ответственного за этап планирования продаж.
-
Устанавливает длительность этапов, например, на ввод плановых данных в настроенную форму плана продаж. Или настраивает этап утверждения планов продаж — есть возможность определить, какие именно виды бюджета будут рассматриваться на согласовании.
После запуска бюджетного процесса, ответственный пользователь получит задание, которое можно вывеси на главную страницу. По гиперссылке пользователь откроет задачу в системе 1С:ERP и запланирует данные по продажам в настроенном экземпляре бюджета. В системе также предусмотрена возможность загружать данные из Excel в экземпляр бюджета.
Администратор бюджетных процессов может контролировать процесс по этапам планирования через "Монитор бюджетных процессов".
Ограничения ввода данных по сценарию бюджета
В нашей практике, у клиентов были запросы вести долгосрочное планирование с актуализацией краткосрочного. Как это можно реализовать в 1C:ERP?
В одной модели бюджета можно разделить долгосрочный сценарий планирования с горизонтом, например, 5 лет и краткосрочный сценарий планирования на 1 год. В рамках краткосрочного сценария планирования можно актуализировать краткосрочные планы, используя скользящее планирование.
![Настройки пользователей и прав Настройки пользователей и прав](/upload/medialibrary/796/inxd1r7ti1oek279kbdp1v5s3ewhaqet/Настройки%20пользователей%20и%20прав.jpg)
При необходимости можно ограничивать ввод данных по сценариям бюджета, используя функция «Дата запрета изменений».
Если будет произведена попытка запланировать данные в закрытом периоде, система выдаст сообщение об ошибке и не позволит провести бюджет.
Настройка аналитик в виде бюджета
С помощью вида бюджета можно:
-
Настроить структуру бюджета;
-
Определить разрезы бюджета;
-
Настроить автоматическое получение данных по статьям бюджета;
-
Настроить показатели бюджета для балансового листа;
-
Настроить план-фактный отчет и вывести отклонения по статьям бюджета для проведения анализа исполнения бюджета;
-
Добавить дополнительные аналитики (например, маркетинговые исследования).
![Настройки видов бюджета Настройки видов бюджета](/upload/medialibrary/5cc/qop5v964n19hfoi813vc0v821bpzwtdl/Настройки%20видов%20бюджета.jpg)
![Аналитики статей бюджета Аналитики статей бюджета](/upload/medialibrary/e6f/8g6xba84kq3bxgcz3quk8p92x7x3hh4a/Аналитики%20статей%20бюджета.jpg)
Добавить аналитики можно либо в самом виде бюджета, либо в справочнике "Аналитики статей бюджета".
Кроме того, на проектах мы сталкивались с пожеланием заказчика ограничить "Прочие расходы" с учетом иерархии справочника по статье расхода. Вариантов решения задачи несколько:
-
Настроить аналитики по статье бюджета фиксировано и не давать возможности планировать данные в неопределенные аналитики. Но тогда возникают трудности —пользователь не сможет добавить сам в экземпляр бюджета нужные ему аналитики. Придется вносить изменения в вид бюджета (как правило за изменения вида бюджета вносит администратор бюджетного процесса). Изменение вида бюджета приведет к изменению структуры бюджета, и от этого могут пострадать экземпляры бюджета.
-
Сделать доработку по таким аналитикам и устанавливать ограничение на ввод данных по неопределенным аналитикам бюджета.
Особенности настроек правил получения фактических данных и их проверка
В подсистеме бюджетирования можно настраивать правила получения фактических данных. Это может быть:
![Регламентированный учет Регламентированный учет](/upload/medialibrary/ef5/pganjsspw0576xzqmxmefx8oh6x6qa9x/Регламентированный%20учет.jpg)
![Счет с отборами регламентированный учет Счет с отборами регламентированный учет](/upload/medialibrary/114/aq3g2x2bf7vdvuxj0wi4j3p14e3j7x7s/Счет%20с%20отборами%20регламентированный%20учет.jpg)
![Оперативный учет Оперативный учет](/upload/medialibrary/ea5/or1u51o3bikoa69odbkrf6adzc39qpxt/Оперативный%20учет.jpg)
![Счет с отборами оперативный учет Счет с отборами оперативный учет](/upload/medialibrary/81e/ynluk09459xgs4wv8chieyspna65nkji/Счет%20с%20отборами%20оперативный%20учет.jpg)
Заполнение аналитик статей производится как автоматически через сопоставление источника данных, так и установкой фиксированного значения по аналитике (например, аналитика подразделения).
С помощью настроек источника произвольных данных можно решать задачи настройки вывода данных из других регистров. Но на проектах мы сталкивались с проблемой, когда настройки не выводились в отчете по результату работы правил фактических данных. В этом случае отчет «Результат работы правил по статье бюджетов» позволяет просматривать работу всех правил в рамках одной бюджетной статьи, но здесь нет возможности сформировать результат работы правил по всем статьям бюджета.
Оптимизация отчетов
![Оптимизация получения фактических данных Оптимизация получения фактических данных](/upload/medialibrary/fef/hrqpa874t2seg5akre7vpgf88d70keja/Оптимизация%20получения%20фактических%20данных.png)
Бывают ситуации, когда в бюджетный отчет выведено большое количество статей бюджетов и в каждой статье настроены разные правила получения фактических данных. Формирование данных происходят «на лету», и отчеты формируются долго, что не нравится пользователям.
Решений этой проблемы несколько:
-
Провести актуализацию правил в статьях бюджета, и убрать правила, которые не влияют на отчет.
-
Настроить статьи бюджета более укрупненно и снизить их количество в отчете. Такое решение не всегда устраивает заказчиков, так как они привыкли к определенной структуре отчета.
-
Использовать типовое решение в 1С:ERP: включить опцию "Оптимизация отчетов через хранение полученных данных" в отдельном регистре. В результате появится опция "Хранить результат выполнения правила". Но бывают ситуации, когда отчеты в этом случае формируются еще дольше — зависит от объема информации.
Также одной из особенностей в настройках правила получения фактических данных являются реквизиты "Правила действуют с...". Здесь срок действия относится не к ограничению работы правила за определенный период, а к кешированию данных при оптимизации.
Плюс хранения фактических данных бюджетирования — выводить данные по всем статьям бюджета через универсальный отчет в одной таблице с отображением правил формирования фактических данных. При работе правил «на лету» такой возможности нет. Приходится строить отдельные отчеты по ключевым регистрам бюджетирования, что достаточно неудобно.
Выводы
В начале этой статьи мы задали вопрос: может ли система 1С:ERP помогать решать задачи по планированию и бюджетированию? Ответ очевиден — не только помогать настраивать бюджетные процессы, но и отслеживать, контролировать бюджетные процессы и расходы компании, а также реагировать на экономические изменения.