В статья расскажем, как за достаточно сжатый срок – всего 37 дней – можно автоматизировать управление денежными средствами без замены вашей учетной системы 1С.
Рассмотрим такие вопросы:
-
Нужна ли вашей компании автоматизация казначейства?
-
Какие продукты позволят автоматизировать казначейство в короткий срок, без замены учетной системы.
-
Этапы автоматизации управления денежными потоками по методике "Быстрый старт".
-
Примеры успешных запусков казначейства в сжатые сроки.
Нужна ли вам автоматизация казначейства?
Для начала стоит понять, нужно ли вам автоматизировать управление денежными средствами.
Если вы полагаете, что в вашей компании нужна автоматизация только потому, что все вокруг занимаются автоматизацией процессов, советуем подумать над следующими вопросами:
- Действительно ли у вас достаточно большой объем ежедневных платежей? Если ли потребность контролировать лимиты?
Конечно, "большой объем" – понятие относительное. Для некоторых компаний 20 платежей в день – большой объем, потому что ими занимается один человек. Для других большой объем – 500 платежей – это индивидуально и зависит от бизнес-процессов.
Если вы уже не можете решить свои задачи с помощью Excel из-за его ограничений и нехватки времени, скорее всего, вам следует задуматься об автоматизации.
- Необходимо ли вам централизовано управлять денежными потоками группы компаний?
Если у вас группа компаний и вам нужно централизованное управление платежами, то Excel для этих задач не подходит. Автоматизация позволит осуществлять работу с платежами нескольких юридических лиц оперативнее и минимизировать количество ошибок.
А для чего нужна автоматизация казначейства? Автоматизация управления денежными средствами позволит вам:
-
Быть в курсе, сколько денег на ваших расчетных счетах и в кассе, знать, сколько можно потратить без ущерба, прогнозировать остатки на счетах и планировать размещение средств на депозитах.
-
Снизить влияние человеческого фактора, минимизировать возможные ошибки.
-
Увеличить скорость и прозрачность процессов, связанных с оплатами.
-
Создать эффективную систему управления деньгами.
Выбор программного продукта для автоматизации казначейства
Если вы работаете в одной из перечисленных ниже систем:
И при этом не планируете переходить на более сложные системы – 1С:Комплексная автоматизация, 1С:ERP, 1С:Управление холдингом – в обозримом будущем, то специализированные продукты по управлению финансами – это ваш выбор. Часто такие решения включают в себя блок бюджетирования, что поможет вам с управленческим учетом и оптимизацией управления денежными потоками.
Большинство специализированных систем для финансового учета, представленных на рынке, работают аналогично друг другу, поэтому ключевыми вопросами в выборе подобной системы становятся удобство интерфейса и комфорт в обслуживании.
Если у вас есть собственная служба 1С, штатные программисты и аналитики, то они смогут обслуживать систему самостоятельно. Если такой службы нет, обращайте внимание на людей, с которыми вы планируете работать – это не менее важно, чем выбор самой системы.
Сегодня мы рассмотрим возможности автоматизации казначейства на примере решения, которое разработано специалистами группы компаний "СофтБаланс", – программном продукте Финансы 360°. Он позволит вам не только управлять деньгами, но и планировать деятельность, вести бюджеты, собирать план-факт.
Решение Финансы 360° состоит из разных модулей. В нем есть модуль казначейства, модуль бюджетирования, а также вариант поставки, который позволяет использовать оба модуля одновременно. Есть также дополнительный модуль, который помогает собирать факт из сторонних систем, что актуально для компаний, которые имеют несколько рабочих систем, например, несколько "1С:Бухгалтерий". Кроме того, разработан онлайн-курс, который поможет вам разобраться в функциональности продукта, его настройке и администрировании.
Преимущества решения Финансы 360°
Кратко о преимуществах. Решение Финансы 360° универсально – оно подходит для компаний любого масштаба из любой экономической отрасли. У нас есть опыт внедрения программного продукта и в ритейле, и в больших производственных компаниях, и в компаниях, которые оказывают услуги, например, в сферах аренды и строительства.
Важно, что Финансы 360° легко встраиваются в вашу основную учётную систему, при этом не внося в неё изменений. То есть вы можете обновляться автономно, вам не нужны синхронизированные релизы. Данный подход не требует дополнительного лицензирования рабочих мест: вы работаете на тех лицензиях, которые у вас имеются для основной учётной системы 1С.
Также среди преимуществ стоит назвать открытый код, адаптацию решения под ваши бизнес-процессы за счет встраивания в основную учетную систему и возможность формировать отчетность в любом виде.
Ключевые возможности Финансы 360° для управления денежными потоками
Ключевой элемент решения Финансы 360° и большинства аналогичных систем – документ "Заявка на расходование денежных средств". Он является основополагающим, потому что позволяет планировать расходы и снижает вероятность возникновения ошибок при оплате счетов.
То есть согласование платежей с руководителем происходит в системе, что повышает оперативность процесса согласования и снижает риск несвоевременной оплаты. А, как мы знаем, несвоевременная оплата счетов может привести к неприятным штрафам и иным санкциям от контрагентов.
Система предоставляет значительную экономию времени и усилий при формировании платежек. В то время, как в некоторых компаниях бухгалтеры вручную вносят платежную информацию – что является трудоемким и кропотливым процессом, Финансы 360° позволяют формировать платежки автоматически – на основании заявок, созданных в системе.
Решение Финансы 360° помогает снизить риск нецелевого расходования ДС, позволяя контролировать лимиты и обращаться к заложенному заранее плану. Обеспечивает контроль не только за наличием денег в процессе согласования, но и за самими контрагентами. Если у вас возникли сомнения относительно какого-либо контрагента, вы можете вернуть документ на доработку для уточнения информации.
В системе предусмотрена возможность работы с реестром платежей, что делает процесс согласования более удобным и эффективным. Руководителю гораздо проще согласовать реестр, в котором собраны все заявки на оплату, чем просматривать и согласовывать каждую заявку отдельно.
Реестр может быть сгруппирован по различным параметрам – поставщики, виды расходов и т.д.
В системе также есть "Платежный календарь", который показывает актуальные остатки денежных средств, неоплаченные заявки и данные по контрагентам. При планировании платежей календарь позволяет учесть:
Всё это помогает принимать взвешенные решения о том, какие платежи провести сейчас, а какие можно отложить на более поздний период.
Также платежный календарь в системе Финансы 360° позволяет:
Если выявляется кассовый разрыв, система моментально сигнализирует вам об этом, подсвечивая отрицательный остаток красным цветом. Это позволяет оперативно принимать меры, чтобы исправить ситуацию. Также система может сама предложить возможные причины возникновения кассового разрыва, например, показать неучтенные приходы.
В системе Финансы 360° предусмотрены и другие контрольные функции – установление лимитов и возможность проведения оплат "сверх лимита" (только для тех пользователей, у которых настроены такие права). При частых оплатах "сверх лимита" система может предложить пересмотреть план.
Контрольные отчеты в системе позволяют анализировать ситуацию в целом:
-
Позволяют понять какой суммой можно распоряжаться;
-
Предоставляют информацию о сумме потенциальных оплат;
-
Выявлять недочеты в планировании оплат;
- Приоритизировать платежи и т.д.
Этапы автоматизации управления денежными потоками по методике "Быстрый старт"
Длительные сроки работ часто пугают заказчиков, особенно при реализации крупных и сложных проектов по автоматизации финансового учета. Однако при использовании методики "Быстрый старт", например, для внедрения казначейства, мы можем запустить систему за 37 дней.
Первый этап – предварительный – разработка методологии "на бумаге"
Прежде чем приступить к "Быстрому старту", важно понимать, что вы хотите видеть в системе. Для этого необходимо иметь методологию, которую можно перенести в систему.
Если ваша методология структурирована и четко проработана, внедрение пройдет гладко. Если у вас нет ясного понимания методологии, то перед внедрением стоит заняться ее оптимизацией или обратиться за помощью к специалистам. Наши методологи помогут вам проработать этот вопрос, учитывая особенности системы Финансы 360° (или любой другой системы 1С) и вашего бизнеса.
При внедрении любой системы – не только Финансы 360° – важно определить:
-
Статьи бюджетов – укрупненные категории расходов и доходов (например, оплаты поставщикам).
-
Аналитики бюджетирования – более детальная характеристика, помогает собирать данные в необходимых разрезах (например, контрагент или проект).
-
Структуру БДДС – для дальнейшей удобной группировки данных и создания работающей системы отчетов.
-
Перечень хозяйственных операций – для корректного формирования платежных документов.
-
Структуру Заявок на расходование ДС и перечень реквизитов для заявок – для их оперативной настройки в системе.
Интеграция и первоначальные настройки: 1 рабочий день
Первый рабочий день – это решение организационных вопросов, встраивание системы Финансы 360° в вашу учетную систему и выполнение первоначальных настроек:
-
Организация удаленного доступа;
-
Встраивание Финансы 360° в учетную систему;
-
Выполнение первоначальных настроек;
- Старт работ по методике "Быстрый старт".
Освоение типового функционала: 2 рабочих дня
На знакомство с типовым функционалом мы выделяем два рабочих дня – этого вполне достаточно для понимания ключевых аспектов работы системы. Встречи проводятся дистанционно, удобное время вы выбираете сами. На этих встречах аналитик знакомит вас с системой, объясняет ее принципы работы и особенности.
-
Объем: 3 часа консультаций;
-
Формат: дистанционно, в удобное вам время;
-
Содержание консультаций адаптируется под запрос;
-
Можно использовать до окончания срока внедрения.
Если вы предпочитаете более подробное обучение, то можете пройти обучение по системе до начала проекта. Это поможет вам уже на стадии консультаций более продуктивно использовать время, например, для проработки методологии.
Онлайн-курс по Казначейству:
-
5 часов видеоуроков;
-
5 часов практики;
- развернутая обратная связь от ведущего аналитика в течение курса.
Настройка статей бюджетов и БДДС: 4 рабочих дня
После знакомства с типовым функционалом у нас есть ещё четыре рабочих дня для выполнения более глубоких настроек системы:
На этом этапе мы стремимся к тому, чтобы большинство настроек системы вы выполнили самостоятельно. Завести статью в Финансы 360° несложно, к тому же это позволит вам не только сэкономить время и избежать дополнительных расходов, но и лучше усвоить принципы работы системы.
Понимание системы и умение работать с ней при создании объектов является ценным навыком как для вас, так и для нас, поскольку это повышает эффективность внедрения и облегчает последующее администрирование.
Формирование требований и настройка видов Заявок на расходование ДС: 14 рабочих дней
После того как вы сами создали основные справочники и заполнили их необходимыми элементами, мы переходим к более сложной работе – настройке видов заявок.
Этап включает в себя:
-
Сбор информации по составу реквизитов и аналитик в заявке;
-
Сбор алгоритмов автоматического заполнения значений реквизитов для вида заявки;
-
Настройка одного вида заявки исполнителем.
Для каждого вида заявки определяется структуру документа и реквизиты. Также система позволяет настроить дополнительные параметры: заполнение по умолчанию, доступность определенных статей для различных подразделений и т.п. Корректная настройка видов заявок поможет снизить вероятность ошибок и повысить эффективность работы.
Мы – исполнители – настраиваем для вас один наиболее сложный вид заявки, который будет служить шаблоном. После того, основной вид заявки настроен, вы сможете продолжить настройку остальных видов платежей по аналогии.
Формирование требований и настройка связи с платежными документами: 16 рабочих дней
Следующим этапом мы совместно формируем требования и настраиваем связи с платежными документами. Эта работа помогает автоматизировать процесс создания и заполнения платежных и расходных документов.
Этап включает в себя следующие работы:
-
Формирования документов на оплату;
-
Формирование документов на перемещение;
-
Источника оплат по заявкам.
Запуск в эксплуатацию и сопровождение
Поздравляем – теперь вы готовы работать с системой Финансы 360°. Если к этому моменту вы уже прошли курс по системе, то вам не потребуется дополнительное время на более глубокое изучение методологии.
В противном случае у вас есть возможность получить консультации от нашего аналитика в течение первого месяца внедрения. В этот период вы можете обратиться за помощью, если у вас возникнут какие-либо вопросы или проблемы в процессе работы с системой.
- Консультации ведущего аналитика: 5 часов в первый месяц работы в системе.
Также вы уже можете дорабатывать систему Финансы 360° – как с нашей помощью, так и силами своих специалистов (код системы – открытый). Однако стоит помнить, что при обновлении выполненные доработки должны быть сохранены и перенесены в новую версию.
Примеры успешных запусков казначейства в короткий срок
Приведем несколько примеров проектов, где мы уже запустили казначейство в Финансы 360° по методике "Быстрый старт".
Большинство таких клиентов – это крупные торговые сети, для которых особенно актуально централизованное казначейство из-за большого объёма операций и платежей.
Основные цели: контроль лимитов и освобождение бухгалтеров от ручного формирования платежных документов.
После запуска системы по методике "Быстрый старт" коллеги из "Либертик Групп" самостоятельно доработали автоматическое формирование плановых поступлений и платежей – для дополнительной оптимизации процесса.
Важно отметить: если у вас действительно крупная компания с множеством филиалов, то "Быстрый старт" может вам не подойти. У нас есть пример компании Petshop – крупной сети магазинов товаров для животных, которая имеет 500+ филиалов по всей стране.
Для запуска казначейства в Petshop не был использован "Быстрый старт", поскольку потребовалось значительно доработать функционала под специфику бизнес-процессов компании. Тем не менее, система успешно функционирует у клиента уже много лет.
