В статье мы расскажем, как автоматизировать управленческий учет в части бюджетирования в кратчайшие сроки и не меняя вашу учетную систему 1С.
Как может происходить планирование в компании
Ваша компания может вести учет в одной или нескольких системах:
-
1С:Бухгалтерия;
-
1С:Управление торговлей;
-
1С:Управление нашей фирмой;
-
1С:УПП, 1С:ERP, 1С:Комплексная автоматизация;
-
Отраслевые решения (ДАЛИОН: ТРЕНД, проч.)
-
Самописные решения.
Если вы работаете в сложной системе, как 1С:ERP или 1С:Комплексная автоматизация, то для автоматизации бюджетирования систему можно донастроить – в ней есть соответствующий блок.
Системы, в которых автоматизация бюджетирования не предусмотрена, можно интегрировать со специализированным решением: вы продолжите вести учет в текущей системе как раньше, а данные будут собираться в интегрированной системе. Мы подробно остановимся на таком варианте ниже в нашей статье.
В ситуации, когда у вас много юридических лиц или проектов, и все они в абсолютно разных информационных системах, специализированное решение поможет консолидировать все данные в одном месте и получать отчетность.
Ещё один распространенный вариант планирования - использование таблиц Excel. В этом случае, если у вас одна компания или тем более группа компаний, то процесс сверки данных в какой-то момент может стать очень трудоемким.
Ситуация в экономике меняется, компания развивается, и появляются новые статьи, разрезы анализа или даже целые бюджеты. В таком случае любые изменения нужно настраивать между бесконечным количеством листов Excel, протягивать связи, следить, чтобы ничего не съехало и всё считалось корректно. Все это занимает большое количество времени.
В автоматизированной системе актуализировать данные гораздо быстрее и проще, поскольку в системе заложены определённый алгоритмы.
Если у вашей компании есть потребность собирать данные по нескольким юридическим лицам или проектам, то этот процесс, как правило, также связан с Excel – здесь есть много хорошего функционала, но в работе с таблицами очень много ручного труда. Помимо Excel есть и другие инструменты, но автоматизированную систему ничто заменит.
Все-таки оперативный сбор данных, аналитика по определенным показателям в Excel и аналогичных инструментах затруднена, просто потому что все данные сначала нужно ввести туда вручную и уже после этого собирать отчеты.
Для чего автоматизировать бюджетирование?
Прежде всего автоматизация нужна, чтобы отказаться от ручного труда – это очень трудозатратно и дорого. При автоматизации процессов вы можете перенаправить силы и время своих специалистов на решение более важных задач, освободив от рутинных задач.
Сбор данных вручную – это долгий процесс. Он нужен при планировании бюджетов, а также при получении фактических данных: поиск по разным документам, распределение по таблицам – это очень трудоёмко и занимает много времени. При автоматизированном процессе потребуются считанные минуты, чтобы собрать факт.
Таким образом, информационная система позволит вам снизить трудозатраты ваших сотрудников и минимизировать стоимость процесса для вашей компании.
Как мы уже упомянули, фактические данные собираются буквально нажатием одной кнопки. Иногда ее даже не нужно нажимать – факт собирается в режиме онлайн, вы видите отчётность сразу после проведения документов в основной учетной системе.
Все мы люди и можем ошибаться, тем более, когда информации много. Однако при ручном вводе данных найти ошибку может быть очень сложно, особенно, если ее заметили спустя время, и, например, у вас оказался некорректно сформирован план.
Система не ошибается – в ней заложены определенные алгоритмы работы. Соответственно, если вы закладываете определенные правила формирования данных, то вы всегда сможете отследить, из каких источников взялись цифры в отчетах.
Система позволяет посмотреть, откуда взялись все цифры вплоть до источника данных. Например, при сборе фактических данных вы можете посмотреть, из каких документов взяты все суммы.
Если же вы используете, например, Excel, то предположить, как получилась та или иная цифра в отчете без вашего сотрудника зачастую сложно. А в ситуациях, когда экономист ушел в отпуск или уволился, то понять источник данных еще труднее. Конечно, сотрудник прикрепляет отчетность, которую он использовал, но как именно он считал – бывает загадкой.
Часто автоматизация приводит к необходимости пересмотреть и оптимизировать процессы в компании. Посмотреть на свои процессы со стороны всегда полезно.
Если вы понимаете, что все отлично, то можно перенести процесс в систему в прежнем виде. Но если вы видите какие-то моменты, которые можно улучшить, то сам процесс можно доработать и перенести в систему уже более эффективную модель.
Автоматизация бюджетирования в короткий срок и без замены учетной системы 1С
На рынке существует ряд программных продуктов, которые могут помочь вам в автоматизации бюджетирования. В целом, такие информационные системы работают по одному принципу:
-
Вы заносите в систему статьи бюджета,
-
Настраиваете формы для заведения плана, а также правила получения факта: из каких документов, источников, регистров – система не может собирать данные, если вы не задали параметры;
-
Настраивается форма отчётности.
В качестве примера мы рассмотрим автоматизацию с помощью специализированного решения Финансы 360°, разработанного группой компаний "СофтБаланс". Поскольку это решение разработано нами и с учетом многолетнего опыта автоматизации бюджетирования на платформе 1С, мы можем гарантировать запуск системы в короткий срок – 37 рабочих дней – по разработанной нами методике и с нашей поддержкой. Помимо блока бюджетирования, у решения есть функциональный блок "Казначейство", но в рамках данной статьи мы его не рассматривать не будем.
Решение Финансы 360° подходит для любых отраслей и любых масштабов компании, поскольку его можно гибко настроить под ваши процессы.
Кроме того, у системы есть ряд преимуществ перед аналогами:
-
Встраивается в учетную систему на базе 1С, не внося в нее изменения. Решение Финансы 360° получает всю информацию из вашей учетной системы 1С, но никак не влияет на ее обновление и работу;
-
Отсутствуют обязательные регулярные платежи;
-
Отсутствует лицензирование рабочих мест;
-
Не требуется выпуск синхронизированного релиза;
-
Имеет открытый код;
-
Адаптируется под ваши бизнес-процессы;
-
Позволяет формировать отчетности в любой форме;
-
Сертифицирован в фирме "1С" и имеет сертификат "1С:Совместимо"
Элементы подсистемы "Бюджетирование"
Посмотрим на структуру специализированного решения Финансы 360°.
В статьях бюджетов обычно указывается разрез анализа, то есть в разрезе чего вы хотите планировать. Например, контрагенты, договоры, подразделения, ЦФО, склады и так далее.
Статьи должны собраться в бюджет. Бюджет – это не только форма для ввода плана, но и форма отчётности – в нашей системе это именно так. В целом, вы можете получить любой отчёт, сделав такой макет и собрав там любой набор статей: движения денежных средств, начислений, расчётных статей для анализа и так далее.
В решении Финансы 360° есть "Бюджетные процессы" – рабочее место, в котором можно проследить, что у вас сейчас происходит с бюджетированием: на каком вы этапе, что происходит с документами.
Есть документы "Ввод плановых значений" – формы, где фиксируются плановые значения. Например, если говорить про движение денежных средств, то плановые данные помогают контролировать оплаты, а также собирать план-фактную отчетность.
Конечно, цель автоматизации бюджетирования – не просто запланировать значения, а получить фактические данные. Элементы сбора факта также настраиваются в каждой информационной системе.
Финансы 360° позволяет получить факт в режиме онлайн: когда в основной учетной системе проводится документ, тогда в системе Финансы 360 сразу формируется документ факта со ссылкой на документ-источник.
Для сбора можно настроить внешний вид окна: от цветовой гаммы до набора статей и вывода аналитик в колонках или строках – форму можно полностью настроить под ваши требования.
Этапы автоматизации бюджетирования по методике "Быстрый старт"
Чтобы все элементы в системе работали корректно, при внедрении должна использоваться определённая методика. Их существует много, и они очень разные. Например, при проектном внедрении проводится этап обследования, создания и глубокой проработки бюджетных моделей, этапы внедрения. Но эта методика занимает не менее полугода и выходит довольно дорогой.
Как мы уже упомянули выше, систему можно внедрить быстро – по нашей авторской методике "Быстрый старт" весь процесс займет всего 37 рабочих дней. Это реальный срок, за который можно автоматизировать ваш процесс бюджетирования.
Кроме того, методика "Быстрый старт" фиксирована не только по времени, но и по стоимости: сюда входит определенный набор работ, консультаций, примеров. Дальше мы подробно разберем что и в каком объеме предусмотрено на каждом этапе внедрения.
Есть важный нюанс для работы по этой методике: она подразумевает высокую степень вовлеченности с вашей стороны. Быстро запустить систему получится только с вашей обратной связью и при активном взаимодействии, потому что вы лучше знаете свои процессы и сможете быстрее их донести до разработчиков и аналитиков. В том числе вы должны принимать участие в пользовательской настройке системы, чтобы в дальнейшем иметь возможность ею управлять. Если вы не хотите ничего настраивать, то мы, конечно же, вам поможем, но, когда ваши специалисты понимают систему и могут её адаптировать под изменения процессов – это очень ценно.
Предварительный этап – разработка методологии "на бумаге"
Для того, чтобы автоматизировать бюджетирование у вас в компании должна быть бюджетная модель. Что в нее входит?
-
Проработанный набор статей, например, статьи ДДС, БДР;
-
Аналитические разрезы, в которых вы планируете вашу деятельность и хотите собирать фактические данные;
-
Связи между бюджетами нижних уровней и мастер-бюджетами;
-
Сценарии планирования – их может у вас не быть, если вы составляете только один план.
Нужно понимать, что автоматизация – это перенос существующего процесса в систему. Но если у вас нет бюджетной модели, то это не значит, что вы не можете автоматизировать бюджетирование – просто предварительно нужно ее разработать. В этом случае пойти можно двумя путями:
-
Проработать все элементы самостоятельно, если у вас в компании достаточно ресурсов: специалистов, квалификации, времени и так далее;
-
Обратиться к сторонней компании. В группе компаний "СофтБаланс" есть квалифицированные методологи, которые помогут разработать бюджетную модель, учитывая то, что дальше её нужно будет переносить в систему.
Таким образом, на предварительном этапе вам нужно проработать методологию "на бумаге". Можно даже нарисовать карту – так лучше складывается картинка итогового результата.
Давайте суммируем, что конкретно нужно определить до автоматизации бюджетирования:
-
Статьи бюджетов;
-
Аналитики бюджетирования;
-
Бюджеты, как вы хотите видеть их в системе;
-
Бюджетная модель – связи между вашими бюджетами. Например, зарплатный бюджет и бюджет накладных расходов являются источниками данных для мастер-бюджета БДР;
-
Сценарий планирования. Может быть вам не нужны разные сценарии, и одного плана достаточно. Но если вы предполагаете сразу несколько вариантов развития, то продумайте, например, чем ваши "оптимистичные" и "пессимистичные" сценарии будут отличаться от "базового";
-
Необходимость использования скользящего планирования – когда вы регулярно можете пересматривать свой план в соответствии с достигнутыми результатами. Например, вы будете пересматривать план раз в квартал. Не всем компаниям это целесообразно применять скользящее планирование, поэтому не обязательно оно должно быть заложено в вашу бюджетную модель.
Как только вы всё это проработали, можно запускать процесс внедрения и настройки бюджетирования в информационной системе.
Этап 1. Интеграция и первоначальные настройки: 1 рабочий день
Сначала мы интегрируем Финансы 360° в вашу учетную систему – ту, в которой будете планировать и собирать фактические данные. Соответственно, нашим специалистам понадобится доступ к вашей системе.
Также в этот день наши специалисты производят первоначальные настройки системы.
Этап 2. Освоение типового функционала: 3 рабочих дня
Следующий этап можно также назвать "Этап консультаций". Он необходим, чтобы ваши специалисты поняли, как работает система с точки зрения бюджетирования.
Время консультаций можно использовать до окончания срока внедрения, не обязательно расходовать все количество на этом этапе – оно не сгорает.
Мы закладываем на этап 3 рабочих дня, но он может занять и один день, в зависимости от подготовки ваших специалистов. Однако из-за того, что объём информации большой, специалистам заказчика обычно трудно в один день все уложить в голове и сформулировать все свои вопросы.
Все консультации проводит ведущий аналитик, который сам участвует в разработке системы и знает все тонкости. На этом этапе можно задавать любые вопросы, посмотреть, как работает система с разными элементами – все содержание консультаций легко адаптируется под ваши запросы.
Кроме того, мы обычно советуем участникам программы "Быстрый старт" дополнительно пройти онлайн-курс по блоку "Бюджетирование". Сюда входят:
В чем здесь плюсы? На курсе представлены видео со сквозным примером процесса бюджетирования от начальных настроек системы и до этапа сбора отчётности и настроек вывода данных.
Когда у вас будет полная картина принципов работы системы, то вам будет проще перенести свои процессы, настроить систему, а также объяснить нашим специалистам, как бы вы хотели видеть все в системе. Вы сможете говорить с кураторами на одном языке и понимать суть вопросов от специалистов гораздо быстрее.
В целом, потратив время на курс, вы сэкономите много времени при самом внедрении – у нас есть кейсы, когда систему Финансы 360° внедряли гораздо быстрее, потому что специалисты заказчика прошли курс и оперативно взаимодействовали с нашими специалистами. Примеры внедрения мы разберем в конце статьи.
Этап 3. Настройка бюджетной модели: 20 рабочих дней
Следующий этап длится 20 рабочих дней – в это время происходит очень плотная совместная работа наших специалистов и специалистов заказчика.
В рамках данного этапа ваши специалисты совместно со аналитиками производят настройки бюджетной модели:
-
Аналитики бюджетирования;
-
Статьи бюджетов;
-
Бюджеты;
-
Бюджетная модель;
-
Формирование структуры бюджетов;
-
Сценарии планирования;
-
Настройка согласования документов;
-
Настройка управления доступом.
Часто настройка занимает даже меньше 20 рабочих дней, но время зависит от сложности вашего бюджетирования, вовлеченности и внимательности ваших специалистов.
Почему мы советуем так активно задействовать ваших специалистов в процессе настройки? Это будет полезно для самой компании, поскольку:
-
Благодаря участию в настройке, вы лучше понимаете суть процессов в системе;
-
Ваши специалисты получают знания, необходимые для последующего самостоятельного администрирования системы. Так, например, при появлении новых статей и изменении структуры бюджета специалисты смогут сами внести изменения в систему, без привлечения сторонних аналитиков. Однако важное уточнение: при появлении новых элементов вы сможете внести изменения самостоятельно, если у вас есть свой программист 1С;
-
Вы экономите на стоимости внедрения: такие работы не сложны технически и могут быть выполнены силами ваших специалистов.
В это же время наши специалисты производят настройки и подготавливают примеры в вашей системе:
-
До 5 самых сложных статей бюджетов. Например, какая-то статься не вводится вручную, а распределяется по определенному принципу;
-
Структуру 1 самого сложного бюджета;
-
5 самых сложных правил расчета.
Параллельно специалисты обучают ваших сотрудников, как работать с этими элементами в системе – на этом этапе у вас есть 3 часа консультаций с аналитиком. На основании знаний с онлайн-курса, если вы его прошли, и созданных примеров в системе вы можете продолжать настройку других элементов самостоятельно.
Конечно, если вы хотите, чтобы все настройки были выполнены специалистами с нашей стороны, то это возможно, но оплачивается дополнительно. Но в таком случае вам все равно нужно задуматься, кто будет администрировать вашу систему в дальнейшем.
Этап 4. Формирование требований к сбору факта и настройка правил получения факта: 13 рабочих дней
После внесения всех настроек уже на этом этапе вы можете начинать вводить плановые значения – не обязательно ждать завершения проекта внедрения.
Так к концу внедрения у вас будет уже готовый план, и вы сможете сразу собирать фактические данные, что дополнительно ускорит процессы бюджетирования и сбора отчётности в системе.
На текущем этапе происходит настройка формирования факта, а именно:
Система сама не умеет определять, по какой статье и из каких источников нужно получать фактические данные. Хозяйственная деятельность в каждой компании имеет свои особенности, поэтому и правила сбора факта отличаются;
В системе Финансы 360° есть сущность "Источник данных" – это описание того, откуда собирается факт для статьи. Но часто для нескольких статей будет один и тот же источник данных. Например, оплата налога – это может быть земельный, транспортный, имущественный налог, НДС или НДФЛ. Так по операции источник данных для факта – один, а статей может быть и 10.
Другой пример: у вас есть оплата поставщикам. Она может быть разбита на оплату за хозяйственные нужды, материалы, ТМЦ, аренду. Здесь также оплата поставщикам – это один источник данных, который покрывает еще некоторое количество статей.
Опытным путем мы выяснили, что для большинства компаний в работе достаточно 10 источников сбора факта: для выручки, оплаты поставщикам, выплаты ЗП, уплаты налогов, выплат по кредитам и займам и так далее. Именно столько правил мы настраиваем в рамках программы «Быстрый старт».
Как настраивают правила? Наши специалисты выбирают по одной статье и для нее настраивают источник. Дальше его можно использовать для других статей аналогичных статей.
Если для вашей компании требуется более 10 правил сбора факта, то вы можете выбрать один из вариантов:
-
Настроить их своими силами по аналогии с настроенными нами, если у вас есть программист 1С,
-
Обратиться к нам – в рамках договора сопровождения наши специалисты настроят дополнительные источники.
Потребуются ли дополнительные работы по настройке правил, мы сможем сказать еще до старта проекта, после изучения структуры ваших бюджетов.
Этап 5. Запуск в эксплуатацию и сопровождение
После настройки правил получения факта, система бюджетирования полностью готова к эксплуатации – особенно, если вы предварительно ввели план. Тогда вы уже можете собирать план-факт и формировать отчетность.
Если вы не вводили заранее план в систему, то значения вносятся на этом этапе.
После ввода в эксплуатацию мы сопровождаем вас еще месяц, в который входят 10 часов консультаций. Если эти часы востребованы ранее, например, для консультаций по бюджетной модели, то можно их использовать и на других этапах.
Для чего могут понадобиться консультации? Допустим, в течение первого месяца вы сформировали отчётность и вам захотелось получать ее в другом виде. В рамках консультаций вы можете обсудить свои вопросы со специалистом и внести дополнительные настройки в систему.
Все этапы, которые мы рассмотрели, будут идентичны для запуска других информационных систем, которые автоматизируют бюджетирование.
Мы со своей стороны можем гарантировать, что в рамках методики "Быстрый старт" выполним свои работы в установленный срок. Однако еще раз оговоримся – от вас тоже требуется активное участие. Только совместными усилиями мы можем автоматизировать ваше бюджетирование за 37 рабочих дней.
Также по методике "Быстрый старт" возможно автоматизировать казначейство.
Примеры успешных запусков бюджетирования в короткий срок
Большинство компаний выбирает внедрение системы бюджетирования по методике "Быстрый старт", потому что это быстрее и дешевле.
Наши клиенты – это компании из разных сфер деятельности. Автоматизация бюджетирования нужна любой компании, но масштаб некоторых организаций позволяет вести учет в Excel. Тем же, кто "перерос" этот этап, необходима автоматизированная система.
В качестве примеров делимся с вами тремя последними кейсами – эти компании дали нам разрешение на публикацию результатов.
Один из наших клиентов – компания, оказывающая туристические услуги, с большим количеством объектов учёта. Как вы видите, в таблице ниже указано два периода, когда наши специалисты производили настройки.
Почему так? Первый промежуток с 11 апреля по 20 мая – как раз настройка по системе "Быстрый старт", и с этим клиентом мы смогли запустить систему Финансы 360° быстрее, чем за 37 рабочих дней за счет активного участия специалистов со стороны заказчика.
Но в компании была еще одна сторонняя система, откуда нужно было подтягивать фактические данные, поэтому второй период – это настройка сбора факта из еще одной системы заказчика.
В таблице выше приведены еще два примера внедрений в короткие сроки. Здесь еще раз обращаем внимание, что специалисты заказчика старались всё делать согласно графику, который мы обсудили на старте проекта. Благодаря такой активной работе мы смогли получить результат и завершить проект вовремя.
Рекомендации
Суммируя все сказанное, хотим дать несколько рекомендаций:
-
Не бойтесь автоматизации. Если вы понимаете, что она нужна, и вы больше не хотите работать как раньше, то нужно не откладывать и подготовиться к внедрению автоматизированной системы. Касательно бюджетирования – нужно подготовить бюджетную модель, но если у вас ее нет, то мы поможем;
-
Выберите наиболее подходящий вам программный продукт;
-
При выборе подрядчика обращайте внимание на специалистов, с которыми вы будете работать. Внедрение новой системы пройдет быстрее и проще, если вы будете понимать друг друга.
