Автоматическая система резервирования в 1С:ERP под потребности предприятия

У всех компаний в процессе осуществления деятельности встает вопрос обеспечения материальных потребностей. Постоянно нужно знать:

• Что есть на складе в свободном остатке?

• Может, что-то скоро пройдет процедуру входного контроля и будет доступно к использованию? Или сейчас находится в процессе закупки?

• Что делать, если появился более срочный заказ и нужно перераспределить резервы?

Эта данные нужны пользователям в разных подразделениях компании:

• Отдел продаж,

• Отдел закупок,

• Производственные подразделения,

• Склад.

Как выглядит механизм обеспечения потребностей?

Стандартный механизм обеспечения складских потребностей в 1С:ERP бывает двух видов:

• Простой – строится на основе заказов поставщикам,

• Расширенный – на основе полного цикла товародвижения.

Механизм позволяет планировать и обеспечивать потребности заказов на отгрузку, поддерживать оптимальный объем материальных ресурсов на складе, обеспечивать производственную деятельность, улучшать оборачиваемость товаров.

Такой процесс часто трудоемкий, много информации нужно заносить вручную, что требует четкого понимания своих действий и логики системы. При возникновении нештатных ситуаций, например, срочном заказе или выявлении брака, внесение изменений может сопровождаться следующими сложностями:

• Сбор разрозненных данных из разных источников:
• выпуске продукции;
• перемещении материальных ресурсов по складам;
• пополнении запасов через закупки;
• процессе отгрузки товаров и готовой продукции.
• Поддерживать актуальность информации, чтобы в форс-мажорных ситуациях быстро перестроиться. Например, при:
• Изменении приоритетов по заказам;
• Появлении новых срочных заказов;
• Изменении сроков выпуска продукции;
• Сбое поставок.
• Ошибки из-за человеческого фактора.

Как выглядит процесс оперативного реагирования на изменение потребностей на примере 1С:ERP?

1. Собрать актуальные потребности предприятия:
   1. Какие материалы необходимы для обеспечения производства?
   2. Какую продукцию нужно отгрузить клиентам?
   3. Что необходимо заказать для поддержания оптимального уровня складских запасов?
2. Задать приоритеты обработки потребностей;
3. Высвободить зарезервированные позиции, которые не были использованы;
4. Зарезервировать их в соответствии с очередностью;
5. Показать результаты – что не удалось зарезервировать или резервируется с опозданием.

Процесс отражен на схеме. Он цикличен – результаты резервирования берутся за основу на следующей итерации цикла.

Автоматизация бизнес-процесса резервирования в 1С:ERP

Так как процесс обеспечения потребностей бесконечен, то есть потребность в автоматизации. Пример представлен на схеме.

Сначала определяются потребности по данным пользователей в системе, затем выстраиваются приоритеты. За основу можно взять даты отгрузки или определенные виды документов. Определяются неиспользуемые ресурсы и начинается процесс резервирования. На каждом предприятии он различается.

Например, в механизме на схеме в первую очередь проверяется, есть ли остаток номенклатуры на текущем складе. Если есть, то он резервируется под потребность. Если нет, то дальше идет проверка, есть ли что-то на входном контроле. После этого шага последовательно проверяются другие склады и входной контроль на них, а также заказы поставщикам. Если необходимая номенклатура находится, то система автоматически корректирует резервы, редактируя или создавая новые документы.

В нашей практике был опыт запуска такого процесса на предприятии по ночам. Система брала для анализа данные, которые пользователи внесли за день, производила актуализацию потребностей. Утром сотрудники уже видели результаты.

Первый результат – что удалось обеспечить. Остатки можно увидеть в типовых отчетах 1С:ERP, например, в "Остатки и доступность товаров". Здесь в колонке «В резерве» отражается количество зарезервированных позиций под потребности.

Второй результат – что не удалось обеспечить. Для таких данных специалисты группы компаний "СофтБаланс" разработали отчет, где перечислена номенклатура и заказы, под которые не удалось зарезервировать. Эта информация помогает в принятии решений.

Кроме того, был разработан отчет по номенклатуре, которая обеспечивается с опозданием. Так руководство предприятия понимает, сможет ли выполнить свои обязательства перед заказчиками.

Автоматизация процесса обеспечения потребностей в 1С:ERP позволяет:

• Сократить время на перераспределение резервов. Его можно использовать для анализа и принятия решений или сосредоточиться на сложных ситуациях;

• Минимизировать риск ошибок при работе с документами;

• Унифицировать процесс очередности резервирования – каждый пользователь понимает, по какому принципу распределяются приоритеты.

Преимущества процесса автоматического резервирования смогут оценить многие пользователи:

• Менеджеры по закупкам получат актуальную информацию для плана закупок и критичных поставок;

• Менеджеры по продажам видят задержки по обеспечению заказов клиентов, выполняется ли план продаж и договоренности с клиентами;

• Кладовщики оперативно видят свободные остатки, планы отгрузки и поступления номенклатуры;

• Производственные подразделения – полностью ли обеспечен производственный процесс, где будут просадки и нужно ли перераспределить мощности;

• Управляющий персонал контролирует исполнение обязательств перед клиентами и принимает решения на основе данных системы.