Цели и задачи проекта:
До проекта в компании использовалось система для финансового учета стороннего зарубежного вендора.
Цель проекта – увеличить степень детализации и скорость получения управленческой отчетности, повысить удобство работы менеджеров грузоперевозок и сотрудников финансовой службы, обеспечить прозрачность грузоперевозок и видеть их маржинальность. Одним из главных условий автоматизации было максимальное сохранение типового функционала системы "1С:Комплексная автоматизация 8 ред.2". Ещё одним условием было ограничение на увеличение штата сотрудников сохранение штата сотрудников в неизменном виде после запуска новой автоматизированной системы.
В ходе проекта было необходимо решить следующие задачи:
-
Автоматизировать управленческий учет группы компаний;
-
Автоматизировать учет себестоимости услуг – грузоперевозок;
-
Учитывать в системе расходы по факту реализации услуг;
-
Оптимизировать документооборот;
-
Получать актуальные данные о прибыли в различных аналитических разрезах;
- Ежемесячно формировать четыре формы отчетности управленческого учета по холдингу - Баланс ОПУ и ДДС, отчет об изменениях капитала.
Ключевые задачи, реализованные в ходе проекта:
Специалисты группы компаний "СофтБаланс" в сжатые сроки – в течение месяца – провели подробное концептуальное моделирование, в ходе которого рассмотрели несколько подходов к расчету себестоимости услуг и получению маржи (прибыли): учет грузоперевозки как товара, как производственной работы и как услуги с ведением грузоперевозок в направлениях деятельности.
В результате моделирования был определен наиболее подходящий способ: отражать грузоперевозки в системе как услуги с использованием направления деятельности. Взаимосвязи объектов учета в системе организованы следующим образом:
-
Ключевой единицей учета стали документы "Сделка" и "Заказ клиента", в которых обязательно выделяется аналитика "Направление деятельности", а типом аналитики расходов выбрана "Заказ/реализация".
-
В "Заказах поставщику" аналитика расходов указывается по "Сделкам".
-
В справочнике "Направления деятельности" содержатся данные по перевозкам, переводам, проектам.
Таким образом, во всех документах указывается ссылка на "Сделку", которая содержит направление деятельности. Такой подход обеспечивает получение себестоимости грузоперевозки даже в том случае, если в документооборот вовлечены несколько юридических лиц.
Аналитика "Направление деятельности" позволяет формировать финансовый результат, используя стандартные механизмы бухгалтерского учета. Аналитика "Сделка" позволяет формировать множество отчетов на основе СКД для анализа и управления перевозками.
Удалось соединить возможности системы "1С:Комплексная автоматизация 8 ред. 2" в части бухгалтерского модуля и данных на основе регистров учета. Компания формирует финансовую отчетность 4 формы ежемесячно, по холдингу на основании данных бухгалтерского учета системы, используя для взаиморасчетов данные полученные на основании регистров.
Автоматизированное рабочее место (АРМ)
Для того, чтобы не расширять штат сотрудников и сократить трудозатраты на заполнение документов, разработано автоматизированное рабочее место (АРМ). АРМ создает типовые документы, скрывает или заполняет определенные поля документов значениями по умолчанию.
В АРМ разработано несколько режимов для решение задач специалистов из разных отделов:
Основные задачи:
-
АРМ – работа менеджера грузоперевозок. Лид по грузоперевозке фиксируется в CRM-системе. После перевода лида в определенный статус, данные по нему передаются в систему "1С:Комплексная автоматизация 8 ред.2". Эти данные считывает менеджер по грузоперевозкам. У менеджера есть возможность завести по грузоперевозке документы плановых затрат и откорректировать, когда затраты будут уточнены. Эти данные подгружаются в документы "Заказ поставщику" с привязкой к направлению деятельности.
-
АРМ – закрытие перевозки. После поступления оплаты, менеджер грузоперевозок проверяет оплату счетов, может внести дополнительные расходы, если они были, и закрывает отчет менеджера. Сотрудник финансовой службы проверяет отчет менеджера, отражает выручку по перевозке, также может внести дополнительные расходы, закрывает перевозку. В момент закрытия перевозки создается комплект документов, которые участвуют в формировании маржи, финансового результата и баланса взаиморасчетов с клиентами.
-
АРМ для одновременного заведения заказа поставщика и заявки на оплату поставщика. Позволяет сократить время на регистрацию документов в системе.
Дополнительно АРМ работает со следующими задачами:
-
АРМ – работа с авансовым отчетом. Работа с базовыми полями закладки "Авансовый отчет".
-
АРМ – общехозяйственные расходы (ОХР). Отражение общехозяйственных расходов. Работа с документами "Авансовый отчет" и "Регистрация расходов" в одном окне.
Для анализа данных по перевозкам в системе "1С:Комплексная автоматизация 8 ред.2" используются следующие виды отчетов:
-
Отчет "Универсальный отчет";
-
Отчет "Доходы и расходы";
-
Собственные отчеты настроенные на основе СКД.
Учитывая важность ключевой автоматизированной задачи для управленческой деятельности компаний, оказывающих услуги, данный проект может служить эталоном автоматизации расчета себестоимости услуг и анализа маржинальной прибыли в системе "1С:Комплексная автоматизация 8 ред.2" с сохранением её типового функционала. Данный опыт может быть востребован широким кругом компаний, осуществляющих:
-
Проектно-изыскательные работы;
-
Международные перевозки;
-
Комплексные сложные доставки и перевозки;
-
Проектную деятельность;
-
Сервисные и ремонтные работы;
- Другие виды услуг.
Результаты проекта:
-
Реализовано получение себестоимости грузоперевозок полностью типовыми средствами системы "1С:Комлпексная автоматизация 8 ред.2";
-
Реализована возможность распределения расходов и после закрытия перевозки, при этом не усложнен документооборот;
-
Проработана структура документов, упрощена процедура закрытия месяца.
-
Получена возможность анализировать процессы каждой организации холдинга, проводить одну процедуру закрытия, и формировать отчетность по всему холдингу.
Также в рамках проекта автоматизированы следующие виды учета:
-
Казначейство по группе компаний;
-
Детальный учет взаиморасчетов с клиентами и поставщиками;
-
Учет общехозяйственных расходов;
-
Расчет заработной платы сотрудников.
Запуск системы "1С:Комплексная автоматизация 8 ред.2" осуществлялся в условиях локдауна, поэтому произведен полностью удаленно. Детальная проработка концептуальной модели и АРМа позволила не откладывать запуск системы в промышленную эксплуатацию и не вести параллельный учет, а в течение двух дней полностью перейти на новый программный продукт.
Контур автоматизации, выполненной в ходе проекта внедрения "1С:Комплексная автоматизация 8 редакция 2" включил в себя:
Запуск в промышленную эксплуатацию выполнен в апреле 2020 года.
Экономический эффект от внедрения:
-
Сокращение трудозатрат в подразделениях: 15%
-
Ускорение получения управленческой отчетности: 20%
-
Ускорение обработки заказов: 20%
-
Сокращение операционных и административных расходов: 5%
-
Сокращение дебиторской задолженности: 10%
- Рост прибыли: 3%
