ОАО «ВНИИРА»

Цели и задачи проекта:

• Организация общего файлового хранилища информации через механизмы системы «1С:Документооборота 8» для более гибкого распределения прав доступа к документам и файлам; 
• Организация общего потока информации и соединение всех пользователей системы в одну информационную систему;
• Автоматизация бумажного документооборота, принятого на предприятии;
• Автоматизация постановки задач и своевременного оповещения пользователей об их наличии;
• Контроль за исполнением задач и анализ деятельности сотрудников.
• Автоматизация делопроизводства в юридическом отделе;
• Ускорение и прозрачность процесса заключения договоров различного характера;
• Создание единого информационного пространства;
• Автоматизация процесса бюджетирования;
• Автоматизация кадрового учета и расчета заработной платы;
• Повышение точности исполнения сроков Заказов.

Ключевые результаты:

• Службы и отделы предприятия работают в единой информационной системе;
• Взаимодействие пользователей поставлено на новый уровень и исключены лишние потоки информации;
• Система синхронизирована с учетной системой: производятся обмены информацией;
• Автоматизирована и упрощена работа с входящей, исходящей и внутренней документацией;
• Создано единое файловое хранилище информации;
• Существует возможность удаленной работы, используя web-доступ.

На начальном этапе в систему были подгружены все пользовательские файлы и выделено пространство для работы с ними, что сопровождалось распределением прав на доступ к информационным ресурсам предприятия. Далее планомерно было осуществлено подключение главных отделов и настроены бизнес-процессы, происходящие между ними. Так же была настроена синхронизация системы с учетной системой на базе «1С:Управление производственным предприятием 8» – структура предприятия и договоры мигрируют между системами, обеспечивая единые центры возникновения информационных потоков.

Сейчас ведется автоматизация отдела канцелярии и службы менеджеров высшего звена. Система передана на сопровождение собственному IT-отделу предприятия. Круг пользователей системы постоянно расширяется посредством подключением новых служб и отделов.

• Разработаны маршруты и регламент утверждения бюджетов.
• Разработан регламент работы по управлению денежными средствами, включающий в себя следующие этапы:
  • Регламент составления заявок на расходование денежных средств и контроля использования бюджета;
  • Маршруты и регламент утверждения заявок на расходование денежных средств;
  • Регламент составления и утверждения реестра платежей;
• Разработана структура платежного календаря и регламент работы с ним.
• Разработаны правила формирования фактических данных бюджетирования на основании данных управленческого учета с возможностью прозрачного анализа этих данных вплоть до конкретного первичного документа.
• Автоматизирован бухгалтерский учет.
• Автоматизирован кадровый учет и расчет заработной платы.

В результате выполненных работ, пользователи экономических служб получили возможность более эффективно работать с бюджетной системой компании. Снизились трудозатраты на построение аналитической отчетности по бюджетам и отчетности по исполнению бюджетов.

Наличие обширной аналитической структуры бюджетирования позволило пользователям осуществлять детальный анализ бюджетных показателей, что ранее не представлялось возможным. Появился автоматический контроль и согласование заявок на расходование денежных средств, пользователи получили возможность оперативного планирования и анализа движения денежных средств.

Руководство компании в результате выполнения проекта получило возможность оперативного анализа исполнения бюджетов.