Внедрение "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8" и "1С:Зарплата и кадры бюджетного учреждения 8" в Университете ИТМО

Цели и задачи проекта:

Цель проекта – создание единого интегрированного программно-аппаратного комплекса систем, решающего задачу комплексной автоматизации финансово-хозяйственной деятельности (ФХД) Университета ИТМО на базе прикладных решений 1С – "1С:Бухгалтерия государственного учреждения" редакция 2.0, "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения КОРП".

Внедренный комплекс систем должен соответствовать следующим требованиям:

• Полная интеграция систем в деятельность всех подразделений ИТМО

• Сохранение единства процессов в информационной среде Университета (ИСУ)

• Сохранение управленческих аналитик для всех процессов бухгалтерского учета

• Соответствие актуальному законодательству и обновляемость с учетом новых законодательных требований

• Автоматизация сбора квартальной и годовой регламентированной отчетности

Выполненные работы и ключевые результаты:

Между 1С:БГУ и ИСУ, 1С:ЗКГУ и ИСУ происходит обмен данными в разрезе принятых в Университете управленческих аналитик, которые участвуют в процессах учета бюджетов подразделений, учета образовательной деятельности, планировании закупок, кадрового учета и расчета заработной платы, а также в формировании отчетов. Поскольку типовые конфигурации 1С:БГУ и 1С:ЗКГУ не предусматривают такой глубокой системы аналитик, была выполнена сквозная доработка систем, в ходе которой добавлены следующие аналитические разрезы, участвующие в учете:

• ЦФУ – центры финансового учета,

• ЦФЗ – центры финансовых затрат,

• Статьи дохода,

• Статьи бюджетной классификации,

• Фонды подразделений,

• Различные дополнительные аналитики.

Постоянный обмен данными между 1С:БГУ и ИСУ, 1С:ЗКГУ и ИСУ осуществляется при помощи 120 веб-сервисов, обеспечивающий необходимой информацией разделы учета ИСУ:

• Справочная информация по сотрудникам

• Кадровые процессы,

• Данные по расчету заработной платы,

• Информация о военнообязанных,

• Технологические процессы (передача документов по штрихкоду, информация об удалении документов).

• Система учета и расчета стипендии

• Система планирования закупок

• Материально ответственные лица

• Личный кабинет сотрудника

• Портфолио подразделения

• Бюджет подразделения, проекта

• Система деканата

• Система учета результатов интеллектуальной деятельности

• Система учета проживающих в общежитиях

• Система расчета средств контрактного обучения 

Посредством системы сервисов обмена настроена интеграция и между системами "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения" и "1С:Бухгалтерия государственного учреждения" в части:

• Результатов начисленной заработной платы,

• НДФЛ и страховым взносам,

• Платёжных документов для оформления выплат,

• Резервов по отпускам.

Автоматизация кадрового учета и расчета заработной платы на базе "1С:Зарплата и управление кадрами государственного учреждения КОРП"

В ходе проекта в 1С:ЗКГУ автоматизированы следующие процессы:

• Управление персоналом,

• Ведение штатного расписания,

• Расчет заработной платы,

• Учет резервов отпусков,

• Учет планирования расходов в разрезе фондов подразделений и получение информации для формирования премий и стимулирующих выплат,

• Формирование первичных документов для кадрового учета,

• Учет охраны труда, проведение спецоценки,

• Воинский учет,

• Формирование регламентированной, статистической отчетности.

Внедренная система решает следующие задачи:

• Ведение управления персоналом и расчет заработной платы в рамках действующей Инструкции;

• Ведение управленческого учета управления персоналом и расчета заработной платы с учетом управленческих аналитик;

• Интеграционное взаимодействие с информационной системой университета ИСУ;

• Контроль корректности ввода данных в систему;

• Управление процессами подготовки и предоставления регламентированной отчетности.

Выполнена адаптация информационной системы 1С:ЗКГУ под нужды Университета:

• Доработаны печатные формы под принятые формы в ИТМО,

• Доработаны регламентированные отчеты,

• Доработан функционал по формированию и отправке файлов в банки по форматам файлов банков,

• Разработан механизм массового формирования документов на выплату заработной платы на 6 тыс. сотрудников с учетом управленческой аналитики и способов выплат заработной платы,

• Разработан механизм массового создания, заполнения и проведения документов начисления заработной платы за первую половину месяца и за месяц в целом в разрезе подразделений,

• Реализован учет доходов иностранных граждан, работающих дистанционно за пределами РФ,

• Разработан механизм по замене устаревшей управленческой аналитики в документах начисления по среднему заработку,

• Разработан механизм для массового расчета/перерасчета начислений по среднему заработку,

• Разработан функционал по учету фондов оплаты труда подразделений в разрезе управленческой аналитики и категорий персонала,

• Разработан функционал по учету руководителей подразделений и их полномочий с передачей данных в ИСУ с последующим отражением в личном кабинете сотрудников и сайте университета,

• Доработаны типовые справочники и алгоритмы аналитического учета.

Разработаны и настроены следующие отчеты:

• Отчет "Свод начислений/удержаний по номеру свода"

• Отчеты "Таблицы мониторинга" – аналитические отчеты для заполнения таблиц мониторинга (мониторинг, структура ЗП, распределение ППС по уровню средней ЗП)

• Отчет "Штатная книга" – механизм проверки использования фонда подразделения в разрезе управленческой аналитики при приеме/переводе/назначении плановых доплат (стимулирующих, компенсационных) с учетом согласованных проектов приказов

• Отчет "Экономия фондов за период" – отражает сведения о фактических начислениях с начала года до месяца, предшествующего отчетному, плановых начислениях в отчетном месяце и сведения об экономии фондов подразделений

• Отчет "О движении фондов" – формируется за период (с начала года по отчетный месяц включительно) и отражает сведения об изменении фондов подразделений за выбранный период

• Отчет "История приказов по физлицу" – формируется на дату и отражает утвержденные пункты кадровых приказов по всем местам работы физлица

• Отчеты ВПО-1 – аналитические отчеты для заполнения регламентированной формы ВПО-1

• Отчет ВПО-2 – аналитический отчет для заполнения регламентированной формы ВПО-2 (сведения о численности и оплате труда работников организации)

• Отчеты 2-НАУКА – аналитические отчеты для заполнения регламентированной формы 2-НАУКА годовая

• Справка о среднем заработке         – формируется на дату и отражает сведения о среднедневном заработке на указанную дату расчета

• Отчет по среднему заработку сотрудников – формируется на дату и отражает количество накопленных дней отпуска на выбранную дату с расчетом среднедневного заработка в разрезе источников финансирования, и суммой резерва на оплату отпусков

• Отчеты по текучести персонала – позволяют анализировать общую текучесть, текучесть в течение первых 3 месяцев работы, текучесть в течение первого года работы

• Отчет о пересечениях отсутствий сотрудников в заданном периоде   – данные выводятся в отчет, когда у сотрудника в отобранном периоде несколько отсутствий и в датах этих отсутствий есть пересечения

• Отчет "Помесячная разбивка зарплаты и ставок по сотрудникам"– формируется за период с помесячной разбивкой и отражает динамику по зарплате и количеству занимаемых ставок по каждому сотруднику

• Отчет "Реестр исполнительных листов" – формируется за период и отражает плательщика, получателя, реквизиты основания и сумму платежа

• Отчет "Контроль внутривузовского совместительства" – формируется за период и отражает сотрудников на срочных трудовых договорах, у которых дата окончания срока трудового договора по внутреннему совместительству превышает дату окончания срока трудового договора по основному месту работы (внешнему совместительству)

Автоматизация регламентированного учета на базе "1С:Бухгалтерия государственного учреждения" 

Система "1С:Бухгалтерия государственного учреждения" обеспечивает автоматизацию ведения бухгалтерского и налогового учета, планирование финансово-хозяйственной деятельности и санкционирование расходов учреждения с применением управленческих аналитик.

В рамках проекта были решены задачи ведения бухгалтерского учета университета по разделам:

• Санкционирование и планирование

• Договоры и обязательства

• Денежные средства

• Касса. Депонирование заработной платы и стипендии

• Расчеты с подотчетными лицами (командировки)

• Валютный учет

• Расчеты и учет заработной платы

• Материальные запасы, учет подотчетных сумм (закупки МЗ)

• Учет готовой продукции

• ОС, НМА, НПА, учет подотчетных сумм (закупки ОС)

• РИД (результаты интеллектуальной деятельности)

• Услуги, работы, производство, в том числе незавершенное производство

• Учет гособоронзаказа (Г03)

• Доходы и расходы будущих периодов, аренда

• Платное обучение

• Налоги

• Учет и отчетность

В 1С:БГУ доработаны следующие возможности:

• Ведение учета в разрезе управленских аналитик параллельно с бухгалтерским учетом, а также формирование отчетных форм.

• Снижение трудоемкости заполнения стандартных документов 1С:БГУ за счет использования документов-оснований.

• Формирование отчетов с использованием управленческих аналитик.

• Формирование договоров, принимаемых и принятых обязательств по итогам конкурентных процедур.

• Ведение учета по договорам закупки.

• Ведение учета движения наличных и безналичных денежных средств.

• Формирование документа Авансовый платеж.

• Использование управленческой аналитики для ведения валютного учета.

Результаты проекта:

• Системы на базе "1С:Предприятие" интегрированы в информационную среду Университета, обеспечена прозрачность и точность ведения учета по всем подразделениям благодаря доработанным аналитическим разрезам. Система Университета ИСУ получает необходимые данные в разрезе управленческих аналитик из систем 1С в полном объеме.

• В системе "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения" полностью автоматизирован кадровый учет и расчет заработной платы сотрудников в соответствии с требованиями законодательства и особенностями учета ИТМО.

• В "1С:Бухгалтерия государственного учреждения" успешно ведется бухгалтерский и налоговый учет, планирование финансово-хозяйственной деятельности и санкционирование расходов учреждения с применением управленческой аналитики.

• Регламентированный учет полностью соответствует актуальному законодательству.

• Целостность и преемственность данных сохранена.

• Сохранены привычные управленческие процессы для всех пользователей в ИСУ, 1С:БГУ и 1С:ЗКГУ, трудозатраты руководителей не изменились.

Передача данных между системами

Из 1С:ЗКГУ в ИСУ:

• Физические лица, Персональные данные физлиц, сведения об образовании.

• Структура университета

• Фонды подразделений

• Данные о руководителях и заместителях руководителей подразделений

• Должности, позиции ШР

• Данные ЭЛН

• Данные табеля

• Состояния сотрудников

• Кадровые движения сотрудников (Приемы/Переводы/Увольнения)

• Договоры ГПХ

• Данные об остатках отпусков для расчета резерва

• Фактические начисления, удержания, выплаты, НДФЛ, страховые взносы (в тч для Расчетного листка)

Из ИСУ в 1С:ЗКГУ:

• Физические лица, Персональные данные физлиц (в т.ч. ФЛГ, данные о вакцинации, справки об отсутствии судимости, согласие на обработку персональных данных), сведения об образовании.

• Структура университета (ID Подразделений)

• Управленческая аналитика (Финансовая структура, Счета), Заявки о приемах/переводах

• Заявки на отпуск, Заявки о назначении плановых доплат/совмещений, Заявки о единовременных выплатах, Приказы на командировки

• Данные табельного учета рабочего времени (отсутствия НН)

Из 1С:ЗКГУ в 1С:БГУ:

• Сотрудники

• Отражение ЗП в учете

• Платежные ведомости

• Платежные поручения/ ЗКР

• Начисление резервов по отпускам

• Данные для зачета ЕНП

Из 1С:ЗКГУ в СЭДО ФСС:

• Сведения о застрахованных, Ответы, Исходящие сообщения

Из 1С:БГУ в 1С:ЗКГУ

• Остатки резервов отпусков

• Данные о ЦМО

• Управленческая аналитика (Статьи дохода, Статьи БК)

Из СЭДО ФСС в 1С:ЗКГУ:

• ЭЛН, Входящие запросы, Извещения