Цели и задачи проекта:
В момент принятия решения о комплексном внедрении Битрикс24 в компанию никакого дополнительного ПО не использовалось. Все процессы, которые касались продаж, велись в 1С и в иных удобных местах для каждого менеджера индивидуально. Коммуникации сводились к группам в мессенджерах и электронной почте. Именно поэтому требовался корпоративный портал, который помог бы все увязать в одном месте и конечно же автоматизировать имеющиеся процессы.
Основные цели внедрения:
-
Единое рабочее пространство, чтобы коммуникации, продажи, административные процессы не требовали дополнительных ресурсов на поиск информации, ее подачу и какую-либо аналитику;
-
Цифровизация и автоматизация воронок продаж (оборудование, расходные материалы, ремонтные работы и тендеры, а также воронки лидов;
-
Возможность сбора аналитики в автоматическом режиме, не привлекая для этого дополнительные средства;
- Интеграция с 1С:Управление нашей фирмой (контрагенты, заказы, номенклатура, заявки на расход денежных средств).
Ход проекта:
Как и в любом проекте внедрения первоначально был проведен полноценный аудит бизнес-процессов компании. Итогом аудита были описаны необходимые процессы, наложенные на систему: требуемые воронки, планируемая автоматизация и различные реквизиты каждой из сущностей. Но помимо продаж были выявлены и административные процессы, которые сводились к необходимости ведения реестров входящих и исходящих документов, согласование документов по разным сценариям.
В итоге настроены и автоматизированы следующие справочники: лиды, сделки, контакты, компании, смарт-процессы. Настроены роботы (уведомления, задачи) и бизнес-процессы (согласование различных документов в универсальных списках и CRM). Дополнительно настроены шаблоны документов, синхронизация с 1С и Бэкофис.
Реализованные процессы:
Блок CRM используется по классической схеме - лиды и сделки, чтобы обращения фиксировать в одном месте, а непосредственно продажи в другом.
Лиды имеют следующие стадии, карточку и автоматизацию.
Рис. 1 Канбан лидов:
Рис. 2 Карточка лида:
Рис. 3 Роботы в лидах:
В сделках настроены воронки: расходные материалы, оборудование, ремонтные работы, компоненты и тендеры. Воронки друг от друга отличает этапность и автоматизация, которая реализована на уровне задач и уведомлений.
Рис. 4 Воронки сделок:
Рис.5 Канбан сделок:
Рис.6 Карточка сделки:
Практически в каждом проекте работа с продажами в блоке CRM не может обойтись без интеграции с 1С. Фоновая синхронизация была настроена через типовой модуль обмена по следующим объектам: заказы, контрагенты и контактные лица, номенклатура, заявки на расходование денежных средств (в Битрикс24 они реализованы через смарт-процессы). Вся синхронизация двусторонняя, за исключением номенклатуры, она как и полагается, создается только в 1С и после выгружается в Битрикс24. А Бэк-офис стал незаменимым инструментом, который полностью закрыл вопрос использования всего в одном окне, больше менеджеры не заходят в 1С, вся информация может открываться сразу в Битрикс24 в конкретном элементе.
Рис.7 Окно бэк-офиса:
Рис. 8 Карточка компании:
Рис. 9 Роботы в сделках:
Если отойти от документов 1С, и вернуться к их привычной форме - обычные документы, то теперь они хранятся в своих реестрах.
Рис. 10 Реестр исходящих документов:
Каждый документ автоматически нумеруется и проходит процесс согласования.
Рис. 11 Бизнес-процесс согласования:
Результаты проекта:
-
Развернут коробочный Битрикс24 на сервере клиента;
-
Продажи по всем направлениям перенесены в соответствующие воронки, автоматизация сопровождает каждую сделку и информирует менеджера о требуемых действиях;
-
Сбор аналитики не требует времени, ключевые показатели в режиме реального времени выводятся в блоке отчетов с необходимой фильтрацией данных;
-
Все входящие и исходящие документы проходят процедуру согласования и размещаются в реестре;
-
Значительно сократилось время, затрачиваемое на обработку информации и взаимодействие между подразделениями.
