Комплект типовых нормативных документов по организации делопроизводства и документооборота на базе "1С:Документооборот 8 КОРП"

Пособие представляет собой книгу формата А4 объемом 226 страниц. К книге приложен компакт-диск с различными материалами в электронном виде.

Основная цель издания – помочь провести подготовительные работы к внедрению программы 1С:Документооборот 8 КОРП в сжатые сроки и с минимальными трудозатратами.

Пособие содержит готовый комплект типовых нормативных документов по организации делопроизводства и документооборота и рекомендации по их использованию.

Пособие рассчитано на документоведов – организаторов документационного обеспечения управления, перед которыми стоит задача внедрения системы электронного документооборота, специалистов и консультантов в области нормативной методологии (регламентации бизнес-процессов, стандартизации документов), специалистов-управленцев.

На кого ориентировано пособие

Пособие ориентировано на организации, деятельность которых частично или полностью отвечает следующим параметрам:

• высокая степень внешнего регулирования,
• разветвленная организационная структура,
• сложное взаимодействие подразделений,
• значительный объем документов, в том числе договорной документации,
• задача пройти сертификацию системы менеджмента качества,
• численность персонала – от 60 человек.

Комплект нормативных документов

Издание содержит комплект нормативных документов и пояснения к ним:

• Положение о делопроизводстве и документообороте,
• Положение о Службе ДОУ,
• Должностные инструкции сотрудников Службы ДОУ (6 документов),
• Положение о работе с регламентной документацией,
• Положение о работе с договорной документацией,
• Положение о работе с организационно-распорядительной документацией.

Положение о делопроизводстве и документообороте

Положение включает 68 страниц и содержит методику ведения делопроизводства и документооборота на базе программы "1С:Документооборот 8 КОРП" с учетом функционального распределения ролей внутри Службы ДОУ.

В Положении отмечены все операции, выполнение которых необходимо проводить в программе "1С:Документооборот 8 КОРП". 

Основные разделы Положения о делопроизводстве и документообороте:

• Особенности электронного документооборота.
• Правила делопроизводства. Общие требования к подготовке и оформлению документов (правила написания должностей, дат и цифр; параметры страниц, правила оформления реквизитов; оформление бланков документов; состав документов организации).
• Правила документооборота (автоматизация документооборота; прием и первичная обработка документов; регистрация входящих/внутренних/исходящих документов; предварительное рассмотрение; порядок рассмотрения должностными лицами; порядок исполнения; контроль исполнения; создание документов; отправка документов; правила согласования; утверждение; учет и анализ объемов документооборота).
• Документальный фонд организации (разработка и ведение номенклатуры дел; формирование дел и их текущее хранение; подготовка бумажных дел к передаче в архив; использование архивных документов; уничтожение документов).
• Работа с печатями, штампами и бланками документов (порядок изготовления, учета, выдачи, хранения и использования).

Положение о Службе документационного обеспечения управления

Определяет цели и задачи, зону ответственности Службы. Распределяет функциональные обязанности между сотрудниками Службы. Выделяет функции технических исполнителей, специалистов и специалистов высокой квалификации.

Должностные инструкции сотрудников Службы ДОУ

(должностная инструкция начальника Службы ДОУ, должностная инструкция начальника Группы стандартов регламентации и управления документами, должностная инструкция начальника Группы учета и регистрации документов, должностная инструкция начальника Группы контроля и обеспечения принятия управленческих решений, должностная инструкция начальника Архива, должностная инструкция начальника Секретариата)

Закрепляют распределение задач и функций между сотрудниками Службы. Конкретизируют должностные обязанности сотрудников Службы: содержат перечень выполняемых операций, в том числе и в программе "1С:Документооборот 8 КОРП". Устанавливают квалификационные требования к должностям. Являются основой описания вакансий для службы подбора персонала. Позволяют новым сотрудникам быстро освоить должностные обязанности.

Положение о работе с регламентной документацией

Содержит правила и принципы формирования регламентной базы, методологию регламентации процессов, классификацию регламентных документов, требования к структуре и содержанию регламентных документов, правила актуализации, хранения и доступа к регламентным документам.

Положение о работе с договорной документацией

Определяет порядок разработки типовых форм договоров, описывает автоматизацию подготовки договора, порядок оформления, подписания и регистрации договоров, процедуру управления договорами с учетом возможностей программы "1С:Документооборот 8 КОРП", требования к структуре и содержанию документов, порядок подготовки, согласования и утверждения, а также порядок актуализации, учета и хранения документов.

Положение о работе с организационно-распорядительной документацией

Устанавливает полномочия руководителей по изданию различных распорядительных документов (приказ, решение и распоряжение), контроль и ответственность за их исполнение, требования к структуре и содержанию документов, порядок подготовки, согласования и утверждения, а также порядок актуализации, учета и хранения документов.

Все нормативные документы проиллюстрированы схемами бизнес-процессов.

Компакт-диск

На приложенном к книге диске находятся следующие материалы:

• каталог "RTF" – нормативные документы в формате RTF (такие файлы могут быть открыты наиболее распространенными программами для работы с текстами);
• каталог "PDF" – нормативные документы в формате PDF;
• каталог "Схемы процессов" – схемы некоторых процессов, описанных в нормативных документах. Схемы представлены в формате GRS (графическая схема «1С:Предприятия 8»);
• каталог "Демобаза" – файл выгрузки демонстрационной информационной базы «1С:Документооборот» версии 1.2.5.3 «1cv8.dt», которую можно использовать в качестве основы при внедрении программы «1С:Документооборот 8 КОРП».

Демонстрационная база данных

Демобаза представляет собой типовую модель организации делопроизводства и документооборота на примере Инвестиционно-строительного холдинга «Меркурий».

Демобаза показывает не все возможности программы, а только применение методики по организации делопроизводства и документооборота на базе программы «1С:Документооборот 8 КОРП».

В демобазе можно проследить этапы работы с различными видами документов, описанные в нормативно-методических материалах.

Демобаза может использоваться:

• для демонстрации методики специалистам организации,
• самостоятельного изучения методики специалистами организации,
• создания новой информационной базы с уже готовыми настройками.

При создании действующей информационной базы рекомендуется использовать следующие настройки и элементы демобазы:

• шаблоны процессов по видам документов,
• виды документов,
• шаблоны документов,
• структура папок внутренних документов,
• структура папок справочника «Файлы»,
• номенклатура дел,
• роли исполнителей,
• примеры документов, размещенных в демобазе:
• договоры,
• проектная документация,
• стандарты качества обслуживания клиентов,
• заявка на разработку регламентного документа,
• заявка на разработку типовой формы договора,
• акты,
• приказы.

Содержание методики

Методика основана на процессно-ориентированном подходе к системе управления организацией, ключевым принципом которого является перенос акцента с функций отдельного сотрудника на линейные процессы, имеющие конечный результат в виде продукта или услуги, т. е. значимым является достижение результата, а не выполнение задачи.

В методике разделяются функции отдельных сотрудников и структурных подразделений, которые зафиксированы в должностных инструкциях и положениях о подразделениях, и линейные связи между организационными единицами в виде поэтапного выполнения действий и передачи информации от одного подразделения другому.

Таким образом, каждая организационная единица наделена уникальным набором компетенций и становится составной частью процессов работы с документами. Участие отдельной организационной единицы отражается в регламентном документе в виде указания бизнес-роли и набора функций в рамках описываемого процесса.

Методика устанавливает правила работы с различными системами документации: организационно-распорядительная, организационно-правовая, информационно-справочная, договорная, регламентная.

Управление системами документации возложено на Службу документационного обеспечения управления, сотрудники которой выполняют не только те задачи, которые традиционно стоят перед делопроизводственной службой, но и отвечают:

• за разработку стандартов документирования деятельности,
• оценку качества создаваемой документации,
• разработку требований к информации, включаемой в документы,
• эксплуатацию системы электронного документооборота.

Методика реализуется путем внедрения комплекта взаимоувязанных нормативных документов, в которых детально изложены этапы организации делопроизводства и документооборота на базе программы "1С:Документооборот 8 КОРП":

организация работы Службы документационного обеспечения управления,

• организация делопроизводственных процессов,
• организация работы с различными системами документации,
• организация единой системы принятия единоличных и коллегиальных управленческих решений,
• регламентация бизнес-процессов организации и формирование регламентной базы,
• создание единой управляемой документной системы.

Преимущества использования методики

Ощутимыми результатами использования методики по организации делопроизводства и документооборота на базе программы "1С:Документооборот 8 КОРП" является улучшение таких показателей работы компании, как качество, уровень сервиса, себестоимость товаров и услуг, а также скорость их оказания, что в конечном итоге напрямую влияет на ее конкурентоспособность.

Окупаемость организации делопроизводственных процессов на базе программы "1С:Документооборот 8 КОРП" происходит за счет:

• сокращения сроков подготовки качественной документации, включая трудоемкий во всех организациях процесс согласования документов,
• сокращения сроков поиска нужной информации,
• сокращения трудоемкости выполнения типовых операций,
• принятия эффективных управленческих решений на основе информации, обладающей оптимальной достоверностью, актуальностью и полнотой,
• повышения исполнительской дисциплины,
• оптимального распределения информационных потоков, которое влияет на общую эффективность работы сотрудников организации,
• снижения влияния человеческого фактора при работе с документами и как следствие сокращения числа ошибок и случаев пропажи документов.