В текущей экономической ситуации важно своевременно обеспечивать потребности в товарно-материальных ценностях, поскольку ситуация в мире нестабильная и привычные цепочки поставок нарушены. В новых реалиях планирование закупок помогает выиграть в сроках и деньгах.
В линейке программных продуктов 1С есть несколько конфигураций, которые позволяют управлять запасами и закупками. В статье мы рассмотрим пример в системе 1С:Комплексная автоматизация.
Формирование календарного плана закупок в 1С:Комплексная автоматизация
Самый простой вариант обеспечения потребностей — это формирование плана закупок на основании плана продаж.
Обычно, план продаж является основным, а план закупок – обеспечивающим. Также необходимо учитывать фактические остатки на момент планирования.
Чтобы сформировать план, в системе необходимо выполнить соответствующие настройки:
-
Настроить сценарий планирования,
-
Настроить виды планов,
-
Сформировать план остатков,
-
Сформировать план продаж,
-
Сформировать план закупок.
Основными настройками являются сценарии планирования и виды планов:
-
Сценарии планирования – это сущность, которая связывает различные планы: продаж, закупок, сборки, производства. С их помощью можно моделировать разное развитие событий.
-
Вид плана – более узкое понятие. Оно характеризует, какой именно процесс вы собираетесь планировать: продажи, закупки, сборку, остатки и так далее.
В рамках каждого сценария можно составить несколько планов. Например, может быть несколько планов продаж: оптимистичный, пессимистичный, реалистичный.
Соответственно, в системе нужно сформировать три комплекта планов. Внутри каждого сценария создаются свои виды планов и формируются свои планы продаж и закупок. При составлении оптимистичного плана продаж, например, вы закладываете рост продаж. Затем рассчитываете связанные планы закупок. Аналогично для реалистичного и пессимистичного сценария. Но в пессимистичном плане продаж вы закладываете не рост, а падение.
Для такого результата, в системе необходимо настроить сценарий планирования – обязательный аналитический разрез при формировании и анализе планов.
При настройке сценария определяется:
-
Периодичность планирования – в каких интервалах будут вводиться данные планов и будет анализироваться план-факт;
-
Режим отображения периода,
-
Как будут вводиться планы закупок и продаж: с ценами и суммами или только по количеству единиц товара.
Если необходимо планировать в разрезе источников обособленной потребности, то детализация планов по назначениям определяется флажком "Планирование по назначениям".
В примере будем планировать продажи и закупки на месяц и только по количеству.
Установленный флаг "Управление процессом планирования" позволит сформировать связанную структуру планов и в дальнейшем управлять ею.
Таким образом, структура процесса планирования состоит из трёх планов:
-
Планирование остатков – расчет фактических остатков по данным системы;
-
Планирование продаж – исходный план;
-
Планирование закупок– обеспечивающий план.
Также для корректного расчета необходимо правильно настроить виды планов:
-
Для плана остатков настроить заполнение по источникам – в правиле заполнения указать в качестве источника "Остатки";
-
Для плана закупок необходимо указать, что этот план является производным, то есть обеспечивающим;
-
Для плана продаж в примере мы не будем делать дополнительные настройки.
После выполнения настроек переходим к рабочему месту "Управление процессом планирования". Здесь указываются: сценарий планирования, период планирования и структура планов.
В правой части окна рабочего места есть "Помощник планирования". Он подсказывает, что нужно сделать – в нашем случае необходимо создать план продаж на текущий период.
При создании документа "План продаж" на определённый период можно воспользоваться механизмом автоматического заполнения на основании предыдущих данных системы. В нашем примере план продаж был заполнен на основании данных плана продаж за предыдущий месяц плюс 15% – такую формулу задали при настройке. Однако можно заполнять и корректировать план вручную или задавать другие формулы.
Когда все данные внесены и скорректированы, документу нужно установить статус "Утверждён" – иначе данные этого плана не будут браться в расчёт.
В рабочем месте "Управления процессом планирования" система подсказывает следующий шаг – пересчёт всех планов по дефицитам.
Здесь же зеленым цветом показано, что "План продаж" готов. Остальные планы пока не сформированы.
После перерасчёта планов по дефицитам "План закупок" стал отмечен синим цветом – он есть, но еще не утвержден.
Система 1С:Комплексная автоматизация не формирует план остатков автоматически – его нужно создать вручную. Для этого необходимо дважды кликнуть мышкой в поле напротив плана фактических остатков.
В документе "План остатков" необходимо заполнить табличную часть по правилу, заданному при настройке вида плана. Для автоматического заполнения можно воспользоваться кнопкой "Заполнить товары" – "По правилу". При необходимости данные можно скорректировать.
После заполнения документу также необходимо установить статус "Утвержден", чтобы система взяла данные в расчет плана закупок.
После утверждения плана остатков необходимо снова пересчитать все планы по дефицитам и утвердить сформированный план закупок.
После проведения всех операций "Баланс планов" покажет, какой остаток по товарам планируется на начало периода, сколько планируется купить и продать, а также сколько останется на складе. Если прогнозируемые цифры не устраивают, то планы можно корректировать.
После утверждения всех планов процесс планирования завершен.
Если вы закладываете альтернативные сценарии планирования, то они настраиваются аналогично. По сценариям планирования можно сравнивать фактические результаты для принятия соответствующих управленческих решений.
Способы обеспечения запасов
Ещё один важный аспект управления запасами с помощью системы 1С – настройка способов обеспечения запасов.
Обеспечение потребностей – инструмент управления запасами, который позволяет оперативно определять и поддерживать оптимальный размер складских запасов. Он предназначен для решения комплекса задач, связанных с выбором вариантов своевременного обеспечения предприятия товарными запасами с минимальными затратами:
-
Обеспечение запасов в необходимом количестве;
-
Бесперебойное обеспечение производственной деятельности;
-
Исключение дефицита материальных ресурсов;
-
Улучшение показателей оборачиваемости товаров;
-
Устранение избыточных запасов.
Тип обеспечения – параметр, определяющий, как будет удовлетворяться потребность в номенклатуре и какие заказы необходимо формировать с целью обеспечения этой потребности. То есть, как мы получим эти материалы или товары, например, купим, переместим с другого склада, соберём собственными силами или на стороне.
Способ обеспечения потребностей – исчерпывающий набор параметров для формирования заказов и прогнозирования возможной даты отгрузки заказов. Он определяет, как и из каких источников будет удовлетворяться потребность в номенклатуре. Например, если она будет закупаться у поставщика или перемещаться с другого склада, то это можно отметить в соответствующем поле окна.
В примере мы закупаем товар у поставщика.
В графе "Срок покупки" отмечается срок, за который может быть исполнен заказ на покупку по данному способу. Он предполагает период между датой формирования заказа и датой поступления товаров на склад. Фиксация срока исполнения заказа позволяет спланировать обеспечение потребностей заблаговременно.
Если срок покупки изменился, то это нужно отметить, чтобы система могла скорректировать планы. Срок покупки – это плановая величина, она может быть уточнена при формировании или в уже сформированном заказе.
Также здесь есть параметр "Правило формирования заказов". Он определяет момент формирования заказа и обеспечиваемый период, потребности которого будут включены в заказ. Здесь есть несколько вариантов:
-
При варианте "Заказ при достижении точки заказа" система сама определяет "Точку заказа" – дату, когда предполагается, что запасы будут исчерпаны. "Точка заказа" определяется, исходя из текущего остатка, минимального и страхового запаса (эти данные должны быть введены в систему).
-
При варианте "По графику" система будет планировать поставки строго в указанные даты.
Аналогичные настройки выполняются и для других способов обеспечения потребностей. В зависимости от указанных настроек, система в дальнейшем будет предлагать к заказу те или иные позиции.
Способы поддержания запасов
Кроме способов обеспечения запасов, в 1С:Комплексная автоматизация также предусмотрена настройка способов поддержания запасов:
-
"Min-Max" – при снижении запаса товара до минимального количества заказывается максимальное количество. Данные по минимальным и максимальным остаткам также нужно указать в системе;
-
Расчет по норме – при снижении запаса заказывается количество, рассчитанное по норме потребления – эти данные нужно отметить в системе;
-
Расчет по статистике - при снижении запаса заказывается количество, рассчитанное по статистике потребления. Здесь не нужно указывать ничего дополнительно – система берет статистику из данных прошлых периодов.
Формирование заказов по потребностям в 1С
Все настройки способов обеспечения и поддержания запасов, которые мы рассмотрели выше, позволяют запланировать закупку товаров и материалов исходя из потребностей. Такой способ подходит для компаний, которые не формируют планы, а исходят из текущей ситуации.
В 1С:Комплексная автоматизация есть обработка по формированию автоматических заказов поставщикам.
В настройках обработки можно указать склад, на который планируем получить ТМЦ, назначение, конкретную номенклатуру и другие параметры. Также можно отдельно указать тип обеспечения. Например, если нужно создать заказ именно на покупные товары, то в графе "Тип обеспечения" указывается "Покупка".
На следующем шаге при необходимости система предлагает донастроить способы обеспечения. Исходя из заданных настроек способов обеспечения, автоматически рассчитывается планируемая дата поставки товаров.
Далее система предлагает список товаров к заказу, при этом отмечает позиции с критичным остатком и позиции, которые уже заказаны. В сформированной таблице пользователь видит:
-
Список номенклатуры,
-
Предлагаемое к заказу количество,
-
Текущий остаток,
-
Минимальный и максимальный запас,
-
Заказы к поступлению,
-
Способ обеспечения и поддержания запасов,
-
Источник обеспечения,
-
Дату поставки.
Галочками система отмечает номенклатуру к заказу – при необходимости ее можно скорректировать.
На следующем шаге система показывает, какие заказы клиентов и к какому сроку будут обеспечены товарами, в каком объеме. Здесь также можно корректировать количество к заказу и срок поставки.
Далее система формирует предварительные заказы. На этом шаге нужно скорректировать данные: указать поставщика, если он не был указан автоматически, при необходимости отредактировать склад и количество. Цена подставляется автоматически в соответствии с настройками системы.
В заказах, где не заполнен "Источник обеспечения", нужно указать поставщика.
Финальный шаг – формирование заказов поставщикам.
Система создает документы "Заказ поставщику" автоматически:
-
Если все данные заполнены корректно, то проводит их.
-
Если чего-то не хватает, то документ останется не проведенным и не будет участвовать в расчетах. Чтобы провести документ, его необходимо дозаполнить.
После заполнения заказов и их проведения работа с обработкой "Формирование заказов по потребностям" завершена, остается ждать поступления товаров на склад.