Создание автоматизированной системы оценки профессиональных рисков на базе "Системы безопасности охраны труда" для 1С

В 2021 году появилось новое законодательное требование, касающееся охраны труда, – проведения мероприятий по оценке профессиональных рисков.

В статье делимся опытом автоматизации оценки профессиональных рисков на базе специализированного решения "Системы безопасности и охраны труда" (СБОТ) для 1С.

Наш заказчик – многофилиальная организация с высокими требованиями к охране труда сотрудников из-за специфики своей деятельности. Численность персонала – порядка 15 тыс. человек.

Предпосылки автоматизации оценки рисков и цели проекта

Тогда, в 2021 году, филиалы организации нашего заказчика выбрали и провели оценку рисков по наиболее приемлемой для себя методике с помощью подрядных организаций. В результате этой оценки появились карты оценки рисков, реестры и планы мероприятий, которые подрядные организации предоставили в виде текстовых и табличных документов. Подразумевалось, что учет в дальнейшем будет вестись также на бумаге, но уже сотрудниками филиалов.

Такой подход соответствовал требованиям законодательства, но имел ряд существенных минусов для заказчика:

• В документах подрядные организации указывали факторы риска и другие параметры справочников по собственному усмотрению. Даже наименования подразделений и должностей могли не соответствовать принятым в общей организационной структуре предприятия.

• Поскольку методики оценки рисков в филиалах отличались, сбор и консолидация информации по всей организации были достаточно трудоемкими процессами. Разнообразие методик и не позволяло наглядно отслеживать качество и оперативность проведения мероприятий по оценке и снижению профессиональных рисков.

• Ведение оценки рисков осуществлялось в виде большого количества файлов, которое со временем могло только увеличиваться. В то же время уже имеющиеся файлы с картами оценки рисков не позволяли консолидировать информацию по филиалам в единый проверяемый вид.

• При наличии собственного персонала по охране труда для проведения проверок требовалось вновь привлекать подрядные организации, что создавало дополнительные расходы.

Ключевая предпосылка автоматизации – необходимость в переходе на единую методику оценки рисков. 

Единая методика – это, в первую очередь, использование единых справочников и методики расчета, создание единой унифицированной формы реестра рисков и плана мероприятий по их устранению или снижению.

Автоматизация учета оценки рисков должна была обеспечить:

• Осуществление перехода на единую методику оценки рисков;

• Цифровизацию ведения учета, уход от текстовых и табличных документов;

• Автоматизацию работы всех участников процесса;

• Сокращение трудозатрат и минимизацию влияния человеческого фактора;

• Консолидацию данных в единой информационной системе;

• Увеличение прозрачности и проверяемости проводимых мероприятий;

• Оперативное и автоматическое получение отчетности как по каждому филиалу, так и по всей организации.

Реализация проекта. Внедрение подсистемы "Оценка рисков" в решении "Системы безопасности и охраны труда"

Для внедрения был выбран программный продукт "Системы безопасности и охраны труда" (СБОТ) для 1С. В типовую поставку решения входит подсистема "Оценка рисков", которая включает в себя весь необходимый функционал по проведению оценки профессиональных рисков.

Внутри организации была разработана единая методика оценки рисков и выпущен приказ о переходе на новую методику. Основной задачей проекта внедрения стала реализация этой методики в типовом решении СБОТ для 1С: помимо расчета оценки рисков, в программе были разработаны и заполнены единые справочники, выходные формы документов и отчетов.

Перевести все филиалы на новую методику единовременно не представлялось возможным, поэтому система должна была поддерживать и уже используемые карты оценки рисков.

Сам блок оценки рисков подразумевает большие трудозатраты по регистрации о обработке данных. Для их сокращения и минимизации влияния человеческого фактора были разработаны групповые обработки по работе с данными.

Реализация проекта проходила по классической проектной технологии, с этапами "Обследование" и "Моделирование". Это важнейшие этапы проекта, которые помогут вам на ранних стадиях внедрения оценить масштаб работ по адаптации системы.

В случае нашего заказчика были определены следующие задачи, требующие настройки или адаптации функционала:

• Ведение перечня опасностей на производстве;

• Идентификация опасностей на объекте с учетом различных условий возникновения;

• Настройка шкалы тяжести риска, шкалы вероятности риска, шкалы оценки значимости риска;

• Выбор методики расчета значения риска;

• Оценка значимости риска на объекте.

• Формирование плана мероприятий по устранению рисков и управлению ими.

В ходе реализации проекта мы столкнулись с рядом сложностей:

• Невозможность первоначальной загрузки исторических данных – их разрозненность и немашиночитаемый вид;

• Сложность проверки полноты и корректности вводимых данных;

• Неудобство ввода большого массива данных – на этапе опытной эксплуатации нам пришлось доработать интерфейс СБОТ для ускорения работы;

• Большое количество пользователей подсистемы, отпуска и командировки ключевых сотрудников – всё это увеличивало сроки согласования;

• Отсутствие части необходимых данных о рабочих местах, подразделениях и должностях в "1С:Зарплата и управление персоналом".

Все эти факторы значительно увеличили сроки проекта: внедрение системы СБОТ заняло порядка 1,5 лет – это автоматизация не только оценки рисков, но и других процессов, а также обучение сотрудников.

Обмен между "Системой безопасности и охраны труда" и 1С:ЗУП осуществлен через корпоративную шину данных. Загрузка данных происходит автоматически, сразу же после создания объекта или изменения в 1С:ЗУП.

Для проверки корректности работы обработки и анализа травматизма разработан специализированные отчёт "Вероятность риска по данным НС и микротравм". В отчете выводятся данные с расшифровкой по первичным документам, составу выявления возможных опасностей, их вероятности и тяжести.

Карта оценки значимости риска

В ходе проекта в СБОТ разработан функционал по автоматическому расчету и проверке корректности формирования ключевого документа подсистемы – "Оценки значимости риска".

Документ "Оценка значимости риска" может создаваться не только разработанной обработкой, но и пользователем вручную. В его табличной части указывается объект оценки, значения шкал тяжести, частоты и вероятности. Значения шкал, значимость и заключение рассчитываются системой автоматически.

Документ "Оценка значимости риска" был доработан:

• Реализован вывод методики оценки риска, которая применялась для выбранной организации;

• Реализована возможность указания исторического номера карты оценки рисков

• Реализована возможность помечать неактуальные карты оценки рисков.

Документ "Оценка значимости риска" имеет сложную структура с большим количеством закладок и скрываемых полей. Благодаря такой структуре, на одной экранной форме располагается весь объем необходимой информации.

Мероприятия по предотвращению рисков

Документ "Оценка значимости риска" содержит закладки, на которых консолидируется информация об объектах оценки рисков. Также в нем содержится информация о том, кто проводил оценку. Для этого в СБОТ есть типовой справочник "Комиссии", в котором содержится информация о членах комиссий.  

На закладке "Возможные мероприятия" автоматически заполняется перечень мер и мероприятий по снижению рисков. Перечень мер заполняется из карточки опасности и, при необходимости, может быть скорректирован пользователем.

В дальнейшем перечень мероприятий используется для автоматического заполнения плана мероприятий по снижению профессиональных рисков и травматизма.

Групповое заполнение карт оценки значимости риска

Процесс ввода данных уже имеющихся карт оценки рисков в СБОТ был очень трудоемким: помимо технических сложностей мы столкнулись с тем, что одна карта оценки могла создаваться на нескольких подразделений и видов работ. В таких случаях типовой функционал системы подразумевает создание новых строк.

На скриншоте ниже приведен пример. Карта оценки рисков содержит три подразделения и два вида работ. Ручной сценарий ввода данных потребовал бы ввести эту информацию шесть раз.

Было решено автоматизировать этот процесс. Для этого в документе "Оценка значимости рисков" была создана отдельная закладка, которая в дальнейшем должна была заполняться автоматически:

• На закладке перечисляются все подразделения и виды работ, для которых производилась оценка рисков в карте;

• Данные же берутся из заранее заполненных справочников, которые не могут редактироваться обычными пользователями.

Печатные формы карты оценки рисков

В своей работе заказчик часто использует сокращенные наименования подразделений – это удобно и для повседневной коммуникаций, и для вывода информации на печатные формы.

СБОТ позволяет в пользовательском режиме отключить неиспользуемые печатные формы. У нашего заказчика мы оставили только шаблоны документов, разработанные согласно единой методике.

Поскольку некоторые филиалы проводили оценку рисков по собственным методикам, то и выходные формы карт оценки рисков у них отличались. Для удобства проверки введенных данных были разработаны и несколько печатных форм для филиалов. Это позволило проверить качество вводимых данных в привычном виде и сравнить с документами, полученными ранее от подрядчиков.

Сводный реестр рисков

На основании заведенных карт оценки рисков в СБОТ можно сформировать отчет "Сводный реестр". Это доработанный отчет, созданный согласно принятой у заказчика единой методике.

Для филиалов, использующих свои методики, разработаны аналогичные отчеты.

Типовой функционал решения тоже позволяет сформировать реестр недопустимых рисков, но в более универсальном виде.

Планирование мероприятий по рискам

В карте оценки рисков указывается перечень мероприятий по их предотвращению. На основании этих данных программа позволяет автоматически заполнить документ "План мероприятий по рискам".

В шапке документа указывается организация – в нашем случае это филиал, при необходимости можно уточнить подразделение. Указывается период планирования.

Перечень мероприятия в табличной части заполняется автоматически по кнопке "Заполнить". В документе можно откорректировать периодичность проведения мероприятий и указать ответственных. 

Поскольку у нашего заказчика используются собственные методики оценки рисков, мы разработали для них обработки автоматического заполнения документа "План мероприятий" и печатные формы.

Ознакомление сотрудников с картами оценки рисков

Работодатель обязан знакомить сотрудников с картами оценки рисков. Однако подписание бумажных документов не дает гарантий, что сотрудник действительно с ними ознакомился.

У нашего заказчика работает 15 тыс. человек и достаточно большое количество различных карт оценки рисков, в документы могут вноситься различные изменения. Вручную отслеживать, ознакомились ли сотрудники с актуальными версиями карт оценки, практически невозможно.

Для автоматизации этого процесса были разработаны две обработки, которые позволяют:

1. Фиксировать информацию о первоначальном ознакомлении с документами;

2. Фиксировать информацию об ознакомлении с актуальными картами оценки рисков.

Обработка "Первоначальное заполнение ознакомления с оценкой рисков" предназначена одноразового использования при запуске подсистемы.

Физически невозможно просмотреть все бумажные карты и даты ознакомления с ними сотрудников, поэтому было принято решение зафиксировать дату ознакомления сотрудника датой приема на работу или датой создания карты, если она был сформирована после его приема.

В табличную часть обработки добавлена информация о состоянии сотрудника на дату ознакомления – чтобы исключить из перечня тех сотрудников, которые находились в длительном отсутствии на указанные даты. Для них даты ознакомления проставляются вручную.

Обработка автоматически заполняет всех работающих сотрудников и имеющиеся карты оценки рисков для их подразделений – для этого нужно нажать кнопку "Заполнить".

По кнопке "Ознакомить" в СБОТ фиксируется дата ознакомления каждого сотрудника с каждой картой оценки рисков.

Вторая созданная обработка нужна для того, чтобы знакомить сотрудников с актуальными картами оценки рисков после кадровых перемещений.

Отслеживать каждого такого сотрудника ради одной отметки в системе достаточно трудоемко, поэтому в ходе проекта была разработана групповая обработка "Ознакомление с картами оценки рисков по приказу":

• Система проверяет работающих сотрудников на наличие отметки ознакомления с картами оценки рисков.

• Ненайденных сотрудников она выносит в табличную часть – с указанием состояния и даты его присвоения. Таким образом получается список всех вновь принятых сотрудников, а также сотрудников с кадровыми изменениями.

• В табличной части выводится дата изменения состояния сотрудника. Система предлагает ознакомить сотрудника с картами оценки рисков этой же датой. Если ознакомление произошло другой датой, то пользователь ее корректирует.

По договоренности с пользователями, обработка запускается не реже раза в месяц. Информация о новых сотрудниках поступает в СБОТ автоматически – благодаря интеграции с 1С:ЗУП.

Контролировать ознакомление сотрудников с картами оценки рисков позволяет разработанный отчет "Ознакомление персонала с результатами ОПР".

Типовой функционал системы позволяет реализовать ознакомление сотрудников с помощью электронной подписи, но мы его не рассматривали из-за имеющихся технических ограничений.

Вспомогательные отчеты по проведению оценки профессиональных рисков

Для подсистемы оценки рисков нами был разработан ряд вспомогательных отчетов. Один из них – "Сводная информация по оценке профессиональных рисков".

• Отчет выводит сводную информацию по количеству рабочих мест, выявленных опасностей и количеству неознакомленных с картами оценки рисков.

• С помощью этого отчета руководство может увидеть информацию по всем филиалам, а филиалы – только по себе из-за установленных настроек ограничения доступа.

• При необходимости отчет можно сформировать по отдельным подразделениям. 

Отчет "Контроль открытых и закрытых подразделений" позволяет оценивать состояние подразделений и их изменения: согласно принятой методике оценки рисков, объектом оценки является именно подразделение, поэтому важно отслеживать появление и закрытие объектов.

Отчет необходим для оперативной проверки профессиональных рисков в подразделениях:

• Позволяет наглядно получать информацию о том, созданы ли карты оценки рисков в подразделениях и касаются ли они всех выявленных опасностей;

• Если создано новое подразделение, то ознакомлены ли сотрудники с актуальными картами оценки рисков;

• Если какое-то подразделение закрыто, то прекращено ли действие карт оценки рисков, которые к этому подразделению относились.

Вывод открытых и закрытых подразделений в одном окне также позволяет получить информацию о том, была ли выполнена техническая операция или действительно произошло изменение структуры организации.

Ведение документации в СБОТ

Функционал по ведению документации в типовом решении позволяет хранить не только инструкции по работе с программой, но и различные распорядительный и вспомогательные документы.

Навигатор по сотрудникам

В типовую поставку СБОТ входит обработка "Навигатор по сотрудникам", которая позволяет в одном окне получить сводную информацию по сотрудникам. Например, на закладке "Риски" отображается весь перечень опасностей, которым может быть подвержен выбранный сотрудник.

Результаты проекта

Подведем итоги проекта, соотнеся их с поставленными задачами.

Настройка автоматического расчёта профессиональных рисков по разработанной методике:

• Методика расчета реализована в системе, но не все филиалы перешли на эту методику. Заказчику потребуется проводить ряд организационных мероприятий для успешного перехода всех филиалов.

• Организовывать мероприятия по оценке рисков по новой методике – трудозатратный процесс. В то же время имеющиеся карты оценки рисков по старым методикам удовлетворяют требованиям законодательства и могут использоваться.

• Не смотря на реализованную методику расчёта, на данный момент получить единую сводную отчетность по всем филиалам нет возможности. Для этого все исторические данные должны быть приведены и актуализированы согласно принятой методике. Однако в обозримом будущем можно прийти к полноценному формированию сводной отчетности.

Цифровизация карт оценки рисков по методикам филиалов с последующим плавным переходом на единую методику:

• Данную задачу сложно назвать выполненной, поскольку не удалось совладать с пользователями филиалов. Пришлось разрабатывать выходные формы и механизмы заполнения данных по имеющимся методикам филиалов.

• Цифровизировать карты не было технической возможности, т.к. данные были не в машиночитаемом виде с произвольными значениями справочников.

Использование единых выходных форм первичных документов и отчётов:

• Все выходные формы реализованы, но не все филиалы их используют – потому что не все перешли на единую методику оценки рисков.

Создание групповых обработок, позволяющих обрабатывать большой объем данных:

• Все необходимые обработки полностью реализованы в системе СБОТ. Обеспечены удобство и скорость работы пользователей. 

Связаться со специалистом

Отправить запрос