Свяжитесь с нами
Или мы Вам перезвоним
Заказать звонок
Нажимая на кнопку, я даю согласие на обработку персональных данных в соответствии с Политикой конфиденциальности
Спасибо, Ваше обращение принято!
Мы свяжемся с Вами в самое ближайшее время.
Личный кабинет
Уже были у нас? Войти
Спасибо, Ваше обращение принято!

Мы свяжемся с Вами в самое ближайшее время.

Мы Вам перезвоним
Нажимая на кнопку, я даю согласие на обработку персональных данных в соответствии с Политикой конфиденциальности
Внедрение, сопровождение, интеграция 1С:Предприятия
+ 7 (812) 325-40-45
Заказать звонок

Согласование и автоматическая регистрация документов в Битрикс24

Какие процессы по работе с документами есть практически в каждой компании?

  • Согласование договора;

  • Подтверждение отпуска;

  • Согласование заявок на расходование денежных средств;

  • Согласование командировок;

  • Регистрация входящей корреспонденции;

  • Оформление документации по приёму сотрудника;

  • Регистрация служебных записок и так далее.

Как правило, такие процессы шаблонизированы. Однако без автоматизации они занимают много времени и могут легко запутаться: нужно лично найти определенного сотрудника в удобное ему время, использовать несколько каналов связи, вносить корректировки, хранить историю документа.

Чтобы упростить процесс и сделать его упорядоченным нужен инструмент, например, система Битрикс24.

Бизнес-процесс согласования договора

Посмотрим процесс согласования на схеме ниже.

Рисунок2

Автор запускает процесс согласования договора. Сначала идет согласование первого уровня юристом, а после – директором. В конце согласованный договор вносится в реестр.

В Битрикс24 подобные схемы можно реализовать с помощью бизнес-процессов: по каждому блоку мы вносим перечень действий в системе. Часть процесса по нашей схеме представлена на рисунке ниже.

Рисунок3

Посмотрим, как это выглядит на практике.

Согласование договора в Битрикс24

Отправим документ на согласование. Для этого нужно зайти в соответствующий раздел процессов и запустить согласование договора.

Рисунок4

В открывшемся окне нужно указать:

  • Название договора,

  • Контрагента,

  • Плановую дату договора,

  • Текст договора.

Рисунок5

После запуска у договора появится статус "Ожидание согласования договора юристом".

Рисунок6

Уже при запуске процесса согласования договор попадает в реестр, где фиксируются:

  • Название договора,

  • Дата,

  • Контрагент,

  • Файл договора,

  • Текущий статус.

Рисунок7

Тем временем договор поставки поступил на согласование юристу. Задача отражается в новостях и в разделе "Автоматизация".

Рисунок8

Рисунок9

Посмотрим документ по гиперссылке. Он открывается в Битрикс24, скачивать файл дополнительно не нужно.

Рисунок10

Рисунок11

Предположим, юрист захотел внести в договор правки – он нажимает на кнопку "Редактировать" на верхней панели. Документ откроется в редакторе в Битрикс24: аналогично Word, здесь можно менять текст, шрифт, выделять цветом и так далее. Сохраняем новый вариант.

Рисунок12

Допустим, что правки небольшие – партнер их точно согласует при подписании. Согласовываем вариант и передаем договор на следующую стадию.

Рисунок13

Рисунок14

Стадия в реестре при этом поменяется на "Ожидание согласования директором". Обратите внимание: пока идет процесс согласования, номера у договора нет.

Рисунок15

Дальше задачу на согласование договора получает директор. В ней отражается комментарий от юриста.

Рисунок16

По гиперссылке директор может открыть последний вариант договора, посмотреть замечания и внести свои правки.

Рисунок17

Вся история изменений сохраняется, ее можно открыть из документа. В нашем примере мы видим трех сотрудников, уже поработавших с документом: автора, юриста и директора.

Рисунок18

Рисунок19

Директор согласовывает договор. Процесс на этом завершился.

Рисунок20

В реестре статус меняется на "Согласован", и у договора появляется номер. Также поменялось название – добавились номер и дата договора.

Рисунок21

Дополнительные инструменты

Кроме того, при работе с документами можно использовать разные маршруты согласования:

  • Согласовать должны все сотрудники,

  • Согласовать должен любой из группы. Например, в компании три юриста и можно отправить договор сразу всем – кто свободнее, тот и возьмет на себя задачу;

  • Можно устроить голосование сотрудников и утвердить большинством. Однако такой способ больше подходит для согласование каких-то неформальных документов.

Рисунок22

Также система учитывает замещения согласующих на периоды отпусков или отсутствий.

Битрикс24 может определить руководителя автора документа и сначала направлять документ ему. Соответственно, от менеджера по закупкам документ придет сначала руководителю отдела закупок, а от менеджера по продажам – руководителю отдела продаж.

Дополнительно можно настроить уведомления для контроля, например, на электронную почту.

Отклонение документа при согласовании

При отклонении документа на любой стадии можно настроить вариант, что делать дальше: остановить процесс или же автоматически начать заново. При этом, обязательно нужно оставить комментарий, иначе система не даст отклонить документ. Комментарий придет автору документа, чтобы он мог отредактировать документ и заново запустить процесс согласования.

Рисунок23

Рисунок24

Заключение

Чем же помогает система Битрикс24:

  • Шаблонизирует этапы обработки документов – есть четкая структура кто и что делает, в каком порядке;

  • Позволяет совместно работать над документами в онлайн-режиме;

  • Хранит версии документов и историю изменений;

  • Экономит время, поскольку не нужно ходить и искать сотрудников по компании – задачи приходят автоматически;

  • Записывает все документы в реестр и присваивает номер.

В качестве примера мы рассмотрели достаточно простой процесс, но любой сложный можно также перенести в систему. Главное, чтобы в процессе были:

  • Логика,

  • Этапы,

  • Ответственные,

  • Условия. Например, до какой-то суммы согласование идет по одному маршруту, после – по-другому,

  • Компетентный специалист, который все настроит.

Если у вас есть подобные задачи, то оставляйте заявку – мы с удовольствием вам поможем.