Цели и задачи проекта:
До начала проекта в Университете использовалось несколько информационных систем: специалисты планово-экономического отдела и отдела кадров головного учреждения вели учет в системе "Парус:Кадры и штатное расписание 8", сотрудники расчетного отдела бухгалтерии головного учреждения производили расчет заработной платы, налогов и страховых взносов в системе "Парус:Зарплата 7", в каждом филиале учет взаиморасчетов с сотрудниками велся в отдельной базе с использованием "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8".
Это приводило к ряду проблем, в частности: дополнительные затраты времени на ввод данных в разные информационные базы, сложность контроля исполнения всеми филиалами единых правил по ведению взаиморасчетов с сотрудниками учреждения и др.
В 2019 году возникла необходимость создания единой системы учета для удобства ведения штатного расписания, кадрового учета, а также расчета заработной платы сотрудников, с целью минимизировать трудозатраты на ввод данных работниками головного учреждения и филиалов.
Также требовалось автоматизировать бухгалтерский и налоговый учет.
По результатам проведенного конкурса был определен поставщик услуг — группа компаний "СофтБаланс".
Ключевые результаты:
Специалистами группы компаний "СофтБаланс" были проведены работы по внедрению "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8 КОРП":
-
Собрали и проанализировали требования и пожелания пользователей к единой автоматизированной системе;
- Произвели начальную настройку программного продукта для начала ведения учета, в том числе учет тарификации преподавателей колледжа, входящего в состав Университета;
-
Реализовали возможность учета разделения ставки сотрудников из категории профессорско-преподавательского состава по источникам финансирования (два и более источника) с точки зрения ведения штатного расписания, кадрового учета и расчета заработной платы;
-
Реализовали возможность учета персонала в разрезе дополнительных категорий для получения в дальнейшем аналитических отчетов;
-
Провели обучение персонала работе с программным продуктом;
-
Перенесли начальную штатную расстановку, плановые начисления сотрудников, сведения, необходимые для расчета отпусков и больничных листов из предыдущих информационных систем головного учреждения в единую информационную базу, объединив при этом данные планово-экономического отдела, отдела кадров и расчетного отдела бухгалтерии;
-
Проанализировали данные информационных систем филиалов и перенесли сведения, необходимые для расчета заработной платы, в единую информационную базу, адаптировав показатели расчета заработной платы к общим правилам, действующим для всех филиалов ЛГУ;
-
В период тестовой эксплуатации оказали консультационные услуги по сверке расчета заработной платы в двух системах: исторической системе "Парус:Зарплата 7" и "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8 КОРП";
-
Настроили права доступа по ролям для сотрудников планово-экономического отдела, кадрового отдела и расчетного отдела бухгалтерии головного учреждения, а также для специалистов филиалов;
-
Настроили синхронизацию между "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8 КОРП" и "1С:Бухгалтерия государственного учреждения" в части ежемесячной выгрузки проводок по учету заработной платы;
-
Доработали печатные формы кадровых приказов, а также печатные формы по расчету заработной платы;
-
Оказали помощь в настройке электронного документооборота между "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8 КОРП" и контролирующими органами (ФНС, ФСС, ПФР и др.).
На текущий момент Университет обладает единой автоматизированной информационной системой ведения кадрового учета и расчета заработной платы на базе "1С:Зарплата и кадры государственного учреждения 8 КОРП", которая позволяет получать информацию как на уровне отдельных филиалов, так и на уровне учреждения в целом.
Проведена методическая работа по организации и ведению бухгалтерского и налогового учета в "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8". В рамках проекта автоматизации решены запланированные задачи:
-
Перенос остатков по бухгалтерским счетам Университета и пяти филиалов из использовавшейся ранее программы в систему на базе "1С:Предприятие 8";
-
Формирование остатков по налоговому учету;
-
Разработка процессов и методики ведения бухгалтерского, налогового учета, а также учет санкционирования расходов, с учетом конкурентных закупок в системе "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8";
-
Обучение сотрудников Университета;
-
Проведение опытно-промышленная эксплуатация системы, которая завершилась успешной сдачей квартальной отчетности.
Система "1С:БГУ 8" доработана по следующим направлениям:
-
Загрузка документов по форматам банка;
-
Распределение расходов для налогового учета (доли филиалов и ЛГУ);
-
Заявки по платным образовательным услугам.
В результате в системе "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8" успешно ведется бухгалтерский и налоговый учет, планирование и санкционирование расходов финансово-хозяйственной деятельности учреждений и учет закупок.
Осуществляются работы по обслуживанию единой автоматизированной системы по договору сопровождения.
