Этап «Моделирования» – фундамент любого проекта. На этом этапе и у заказчика, и у исполнителя выстраивается чёткое понимание того, что будет заложено в автоматизированную систему и как она будет работать, какого результата мы хотим достичь с помощью автоматизации.
Сегодня мы рассмотрим кейс из нашей практики, наглядно демонстрирующий, какую пользу может извлечь заказчик из качественно проведенного моделирования.
О заказчике
Для начала представим нашего заказчика. Это крупное промышленное предприятие, в штате более 200 сотрудников и около 5 тыс. квадратных метров производственных площадей. Есть свой конструкторский отдел.
На сегодняшний день – крупнейший производитель в своей отрасли в России. Поставщик таких компаний, как Газпром, Роснефть, Росатом.
Предпосылки проекта
Клиент долгое время работал в программа «1С:Управление производственным предприятием», прошедшей и огонь, и воду, и множество адаптаций. В итоге система перестала отвечать требованиям компании по функционалу и по быстродействию.
Часть настроек, выполненных в программе для её адаптации, уже не использовалась, но отказаться от них не было возможности, так как был риск потери работоспособности системы в целом.
Однако главной предпосылкой проекта стал стремительный рост продаж, из-за чего увеличилось количество работ по проектированию: возникла необходимость в расширении ассортимента несерийной продукции, за чем последовал рост объёмов производства и, соответственно, рост потребности в обеспечении этого производства.
Тогда перед руководством компании встал вопрос о пересмотре бизнес-процессов и внедрении новой корпоративной системы. Это вызвало заинтересованность заказчика во внедрении 1С:ERP.
Какие проблемы мы выявили на этапе «Обследования»
Ниже мы рассмотрим ключевые проблемы, которые на этапе «Обследования» были выявлены нашими аналитиками. На этапе «Моделирования» системы мы разработали и предложили заказчику варианты решения этих проблем с максимальным сохранением типового функционала.
Это одна из самых распространённых проблем при долгом использовании информационной системы без регламента и без моделирования ведения справочников. Если не решать эту проблему, появляются риски нарушения обеспечения производства, риски возникновения ошибок в работе снабженческих отделов и при работе с клиентами.
Ведения справочников без регламента – это отсутствие прозрачности. Вы не знаете точно, что произвели, что продали, какие материалы вам необходимы сейчас. Из-за этого могут возникать несоответствия в документах разных отделов, что в дальнейшем может привести даже к полному производственному коллапсу.
Единообразие номенклатуры – первый шаг на пути к выстраиванию отлаженных бизнес-процессов.
Логистические процессы компании связаны с обеспечением материалами производства: от них напрямую зависит, будет ли изготовлен тот или иной товар в срок. В случае нашего заказчика необходимо было полностью смоделировать логистический процесс, чтобы избежать нарушений сроков доставки грузов и снизить расходы на логистику в целом.
- Бизнес-процессы не формализованы
Многие бизнес-процессы заказчика не были формализованы ни в каком виде: уже на завершении этапа «Обследования» мы понимали, что при «Моделировании» необходимо будет контролировать и устранять разрывы внутри бизнес-процессов и разрывы связей между самими бизнес-процессами, что, конечно, увеличивало длительность и стоимость самого этапа.
- Отсутствие полной финансовой модели
Естественно, наш заказчик контролировал свои финансы, однако их часть представляла собой «чёрный ящик»: была видна только укрупнённая картина. Руководству предприятия не хватало детализации и точной финансовой аналитики.
- Сложная архитектура информационных систем
Одновременно с 1С:ERP у заказчика внедрялось несколько других информационных систем. Этот фактор нельзя было не учитывать при «Моделировании»: в противном случае появлялся риск возникновения проблем из-за несоответствия данных между системами при запуске.
Практика взаимодействия с заказчиком на этапе «Моделирования»
Этап «Моделирования» проходил и всегда должен проходить в тесном взаимодействии с заказчиком. На этом этапе мы провели порядка 30-ти встреч, у нас была очень большая переписка, часы телефонных переговоров.
Главная цель «Моделирования» – решить как можно больше задач автоматизации с помощью типового функционала. Мы строили модели бизнес-процессов в типовой 1С:ERP, показывали заказчику, как будет реализован тот или иной бизнес-процесс в системе. Также мы выстраивали модели взаимодействия подразделений предприятия между собой. В результате была определена общая IT-архитектура предприятия.
В ходе «Моделирования» создаётся очень важный документ проекта – Концептуальная модель. Этот документ важен не только на этапе реализации проекта: он помогает заказчику решать возникающие задачи в течение многих лет после внедрения и запуска системы.
Решения, выработанные нами на этапе «Моделирования»
На этапе «Моделирования» мы смогли оптимизировать структуру хранения номенклатуры с использованием видов номенклатуры, подвидов, характеристик. Сократили количество номенклатуры более чем в пять раз, что повысило удобство работы и прозрачность. Также мы предложили регламент ввода новой номенклатуры, чтобы ограничить бесконтрольный ввод и в дальнейшем моделировать справочник, не позволяя ему разрастаться.
Была разработана модель оперативного отражения движения ТМЦ путём введения ордерных складов и настройки обеспечения. Для большинства бизнес-процессов при создании данной модели нашими аналитиками были найдены решения в типовом функционале 1С:ERP.
Также мы плотно работали с бизнес-процессами, требующими оптимизации. Порядка 20% бизнес-процессов мы смогли оптимизировать таким образом, что они вписались в типовой функционал, а 40% – просто сократили.
Влияние «Моделирования» на проект
Благодаря «Моделированию» были определены рамки проекта, перечень работ и стоимость этапа «Разработка». У заказчика появилось понимание, какие функциональные разрывы надо устранить и для чего это нужно. Это способствует более слаженной работе, быстрому поиску и принятию решений в случае возникновения каких-то дополнительных требований к функционалу.
Результатами «Моделирования» стали:
-
Максимальное задействование типового функционала;
-
У заказчика есть чёткое представление будущей системы;
-
Выявлено порядка 80-ти функциональных разрывов, которые были устранены на последующих этапах;
-
Параллельно с этапом «Моделирования» заказчик пересмотрел свой маркетинг, архитектуру IT и, вместо систем СПРУТ-ТП и СПРУТ-ОКП, принял решение внедрять тот же самый функционал на системах 1С:PLM и 1С:MES.
Выводы и рекомендации
-
Модель нужна всегда. Неважно, внедряем мы 1С:ERP или любой другой продукт, большой проект или маленький, внедряем только один блок или автоматизируем всё предприятие. Правильное построение модели – 70% успеха проекта.
-
К «Моделированию» надо готовиться. Путём описания бизнес-процессов, отладки этих бизнес-процессов, обучения сотрудников работе в программе, наделением их полномочиями. Наш клиент свою команду подготовил: сотрудники заказчика прошли обучение в нашем учебном центре, поэтому на этапе «Моделирования» мы говорили «на одном языке», что помогло быстро завершить этап и уменьшить его стоимость.
