Переход с SAP на 1С крупной торговой компании с большим товарным ассортиментом и сложной логистикой

В статье делимся опытом срочного внедрения автоматизированного комплекса на базе систем 1С.

Автоматизация компании на 1С:ERP, 1С:WMS, 1С:ДО и 1С:ЗУП, разработка интеграций между системами и запуск всего комплекса в промышленную эксплуатацию специалисты группы компаний "СофтБаланс" осуществили за 8 месяцев.

О клиенте

Наш клиент – крупная торговая компания. Ассортимент товаров заказчика включает более 60 тыс. наименований.

Работает как с розничными клиентами, так и с корпоративными. Для корпоративных продаж в основном используется специализированный портал, хотя бывают и исключения. Для розничных – территориально-распределенная сеть магазинов.

Широкий ассортимент, большие склады, поставка товаров из-за рубежа, доставки товаров до клиентов различными способами, наличие розничной сети – компания не смогла бы работать без автоматизированной системы.

Задачи

Основная цель проекта – в сжатые сроки осуществить переход на отечественную информационную систему.

Ключевые процессы, которые требовали переноса в 1С:

• Продажи

• Логистика

• Казначейство

Решение

В сжатые сроки – за 8 месяцев – в промышленную эксплуатацию запущен автоматизированный комплекс, состоящий из систем "1С:ERP Управление предприятием", "1С:WMS. Логистика. Управление складом", "1С:Документооборот 8 КОРП", "1С:Зарплата и управление персоналом 8 КОРП" и "1С-Битрикс. Управление сайтом", с реализованными между ними интеграциями.

Для того, чтобы в сжатые сроки выполнить полноценный запуск необходимых процессов в новых системах, было принято решение о разделении проекта на два этапа: первый подразумевал запуск в ОПЭ основных процессов, второй – "углубление" автоматизации, в частности выполнение дополнительных работ по конфигурированию.

Такой подход позволил запустить все подсистемы 1С:ERP в нужном объеме в установленные сроки, а также запустить другие системы 1С и настроить интеграции между системами.

Ниже подробнее рассмотрим, какие процессы были запущены в рамках первой очереди проекта.

Продажи корпоративным клиентам

Все продажи корпоративным и розничным клиентам учитываются в системе 1С:ERP в документе "Заказ клиента".

Документ адаптирован под специфику работы компании, заполнение большинства полей в нем автоматизировано, добавлены аналитики для согласования цен и условий поставки, расчет плановых комиссионных для менеджеров.

Автоматизировано заполнение цен на товары в заказе; при заполнении цены используется алгоритм, учитывающий несколько видов цен.

Для ускорения централизованного оформления отгрузок в системе 1С:ERP доработан функционал АРМа "Накладные к оформлению":

• АРМ отображает связанные с отгрузкой "Расходные ордера" и зону доставки товаров

• Автоматически подбирает "Распоряжение", на основании которого выполняется отгрузка

• Фиксирует ошибку и не проводит реализацию, если не все отгружаемые позиции в наличии на складе

• Печатает комплекты документов в соответствии с требованиями клиента

• Формирует и печатает документы на перемещение товаров из центрального склада в магазины сети

• Формирует "Поручение экспедитору" для оформления доставки товаров в Сервисный центр

Интернет-магазин для корпоративных клиентов и интеграция с 1С:ERP

Для корпоративных клиентов разработан интернет-магазин на платформе "1С-Битрикс. Управление сайтом. Бизнес". Задача интернет-магазина – предоставить возможность юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям оформлять заказы онлайн.

Интернет-магазин интегрирован с корпоративной системой 1С:ERP. Настроен обмен товарами, остатками товаров по складам, ценами и скидками, контрагентами и контактными лицами, адресами доставки. В корпоративную систему выгружаются заказы и передаются их статусы.

Автоматизация кассовых мест розничных магазинов в 1С:ERP

В рамках проекта розничные продажи интегрированы в корпоративную систему. Для этого в 1С:ERP настроены кассовые места. Выполнены доработки по эквайринговым операциям, печати чека, дополнительным реквизитам, приходно-кассовым ордерам.

Для оперативной работы с розничными покупателями в документе "Заказ клиента" реализована аналитика "Клиент за наличный расчет". Система автоматически определяет магазин, в котором сделан заказ, и номер кассы.

Транспортная логистика

Доставку заказов выполняют подрядчики – транспортные компании, каждая из которых отвечает за определенную зону доставки.

В 1С:ERP разработана подсистема, позволяющая автоматически формировать и рассылать подрядчикам документы на перевозку грузов, а также проверять готовность товаров к отгрузке:

• В системе организовано ведение реестра зон доставок.

• Автоматизировано заполнение маршрутов в документе "Задание на перевозку".

• Реализована проверка связанных документов в системе, распечатанных комплектов документов, факта погрузки товаров в машину. Обнаруженные ошибки система формирует в список и не позволяет закрыть документ "Задание на перевозку" до их исправления.

• После закрытия "Задания на перевозку" по специальной форме автоматически формируются письма в транспортную компанию, меняется статус в "Расходных ордерах" в 1С:ERP и 1С:WMS. "Заказ клиента" закрывается, процент отгрузки отображается в системе.

• Реализовано автоматическое создание нового "Задания на перевозку" после закрытия документа.

Интеграция 1С:ERP и 1С:WMS

Для обеспечения оперативности сборки и отгрузки заказов реализована интеграция систем 1С:ERP и 1С:WMS Логистика. Управление складом.

На товары, готовые к отгрузке, в системе 1С:ERP автоматически формируется "Расходный ордер" и отправляется в систему 1С:WMS. На основании "Расходного ордера" в 1С:WMS создается документ "Лист изъятия", а у "Расходного ордера" меняется статус в 1С:WMS и в 1С:ERP.

1С:WMS присылает в 1С:ERP номер грузового места, которое было использовано.

1С:ERP передает в 1С:WMS номер документа "Задание на перевозку", на основании которого в дальнейшем будет сформирован документ, содержащий полный список переданных в доставку товаров.

Интеграцис 1С:ERP с 1С:Документооборот 8 КОРП и 1С:ЗУП 8 КОРП

Система "1С:Документооборот" автоматизирует две основные функции:

• Работа с договорами

• Ведение электронного архива документов

1С:Документооборот интегрирован с 1С:ERP в части:

• Передачи договоров

• Передачи информации о статусе возврата документов – получены ли подписанные документы от клиента

Расчет заработной платы и кадровый учет автоматизирован в системе 1С:ЗУП 8 КОРП. Настроен обмен данными с 1С:ERP по ФОТ и налогам c ФОТ котловым методом.

Казначейство

Алгоритм перенесен из исторической системы и адаптирован с учетом перехода в 1С:ERP:

• Изменены алгоритмы определения хозяйственных операций по ИНН и тексту назначения платежа для поступления безналичных денежных средств. Плательщик может оплачивать выставленный счет, а в назначении платежа указывать номер реализации – оплата будет связана с задолженностью по реализации автоматически.

• Для закрытия взаиморасчетов по клиентам как по покупателям разработан АРМ "Поиск объектов расчетов". В АРМе отображаются все поступления, по которым не определены объекты расчетов.

• В АРМ добавлена закладка, содержащая все документы, которые система нашла в ходе выполнения обработки.

Значительная часть расчетов проходит по эквайрингу. В системе 1С:ERP реализована возможность учета комиссии по эквайринговым операциям в соответствии с требованиями компании – в разрезе подразделений:

• Внедренная система анализирует банковский файл, определяет сумму комиссии и автоматически соотносит эквайринговую операцию с документом "Реализация".

• Документ "Реализация" позволяет видеть доходы и расходы в разрезе подразделений, включая комиссии по оплатам и возвратам, которые вынесены в табличную часть.
  

Результаты

• Переход на платформу "1С" выполнен в сжатые сроки, в автоматизированной системе запущены ключевые бизнес-процессы компании, что обеспечило её бесперебойную работу. 

• В системе 1С:ERP полностью отражен процесс продажи – от поступления заказа до отгрузки товара.

• Реализован удобный механизм согласования заказов – внедренная система обеспечивает выполнение всех необходимых проверок.

• Создан прозрачный механизм расчета комиссионных для менеджеров;

• Максимально автоматизирована работа с отгрузочными документами – формирование всех комплектов документов происходит в один клик.

• Обеспечено автоматическое формирование и рассылка в транспортные компании документов на перевозку товаров, а также проверка готовности товаров к отгрузке.

• Ускорен процесс обработки банковских документов, реализовано автоматическое связывание платежей с отгрузками.

• Повысилась оперативность и качество отражения складских операций в системе, сократилось количество ошибок;

• Оперативный обмен данными между 1С:WMS и корпоративной информационной системой 1С:ERP обеспечивает взаимосвязь работы подразделений в ключевом бизнес-процессе компании;

• Внедренный автоматизированный комплекс позволяет компании поддерживать высокий уровень обслуживания клиентов, предоставляя им широкий ассортимент товаров в необходимом объеме и с соблюдением сроков поставки.