На сегодняшний день многие предприятия уже достаточно хорошо автоматизированы в части бухгалтерского учета и оперативного контура: продаж, производства, закупок и склада.
В то же время, гораздо менее автоматизирован финансовый учет и бюджетирование, одной из основных задач которых является планирование и контроль фактических расходов предприятия. Когда контроль финансов возложен на человека, а не на систему – это трудозатратно и увеличивает риск возникновения ошибок.
В статье мы разберем, как с помощью подсистемы "Казначейство" в 1С:ERP можно автоматизировать лимитирование в разных моделях финансового учета. Рассмотрим три кейса из нашей практики: контроль расходов денежных средств по подразделениям, контроль планируемых закупок и оплат, контроль расходов денежных средств по гособоронзаказу.
Подсистема "Казначейство" и контроль лимитов в типовом 1С:ERP
Кратко остановимся на возможностях типового решения. Подсистема "Казначейство" в 1С:ERP предназначена для:
-
Планирования поступлений и расходов денежных средств;
-
Отражения операций с наличными и безналичными денежными средствами;
-
Контроля остатков денежных средств;
-
Контроля целевого использования денежных средств;
-
Ведения расчетов в иностранных валютах;
-
Контроля расходов денежных средств.
В зависимости от выбранной модели учета, контроль лимитов денежных средств может осуществляться:
В первом случае в системе заводятся документы "Лимиты расхода денежных средств" на конкретный период. Лимиты устанавливаются на статьи, и опционально могут быть указаны в разрезе подразделений и организаций.
В случае лимитирования по данным бюджетирования, правила лимитов заводятся для каждой статьи бюджета на конкретный период. Но выбор аналитик гораздо шире: кроме организаций и подразделения можно указать любые аналитики, доступные в качестве аналитик статьи бюджета. Например, статьи ДДС, направления деятельности, партнеры/контрагенты, договоры и прочее.
Более того, можно указать порядок проверки лимитов по аналитикам. Например, сначала система проверяет лимиты в целом по организации, затем по данному подразделению, затем направлению деятельности и так далее.
Недостатки типового решения 1С:ERP
Несмотря на широкие возможности типового функционала, их может быть недостаточно для принятой в компании модели финансового учета.
Например, типовое решение не предполагает лимитирования без привязки ко времени – все лимиты устанавливаются в рамках конкретного периода. Более того, если модель учета предполагает, что в каждом периоде объем финансирования одинаков в рамках затрат, в системе все равно необходимо заводить такие "повторяющиеся" каждый период лимиты.
Также в системе 1С:ERP нет инструмента для "перераспределения" лимитов между подразделениями, кроме как изменения изначально установленных. В таком случае нельзя однозначно определить спустя какое-то время, с чем было связано изменение того или иного лимита.
Кроме того, в типовом решении контроль лимитов осуществляется в момент заведения заявки на расходование денежных средств, а в отдельных случаях требуется контролировать предстоящие оплаты еще на моменте закупки.
Далее рассмотрим три кейса с разными подходами к использованию лимитирования расходов в системе 1С:ERP.
Кейс №1. Контроль расходов денежных средств по подразделениям в 1С:ERP
Рассмотрим предприятие, где в модель учета заложен контроль расходов денежных средств по подразделениям. Такое лимитирование связано с дефицитом целевого финансирования.
Так как на предприятии несколько подразделений с обеспечивающей функцией, то между ними необходимо распределять поступающие денежные средства на расходы. Лимитирование осуществляется в разрезе банковского счета, а не всех денежных средств предприятия.
Схема лимитирования в компании представлена ниже.
Обеспечивающие подразделения предоставляют планы первоочередных оплат, по которым финансовый отдел распределяет поступившие денежных средства. Далее при подаче подразделением реального счета на оплату, финансовый отдел сверяет его с ранее предоставленным планом оплат. Если подразделение превышает выданный лимит, принимается решение о перераспределении денежных средств в пользу данного подразделения. Если такая возможность есть, то оплата согласовывается, если же возможности нет, то оплата предоставленного счета откладывается до следующего поступления денежных средств на расчетный счет предприятия.
Также изначально установленный лимит подразделения может быть уменьшен для покрытия других более срочных и важных расходов предприятия, например, для выплаты заработной платы сотрудникам.
Какую задачу хотела решить компания при автоматизации лимитирования?
- Вести лимиты подразделений на оплату поставщикам без привязки к периоду.
Проблематика процесса компании:
-
Все согласования лимитов подразделений и их изменений осуществляются в служебных записках на бумаге;
-
Ручная сверка лимитов и реальных расходов;
-
Все "перераспределения" между подразделениями фиксируются на бумаге, чтобы при следующем поступлении денежных средств "восполнить" перераспределенную сумму подразделению, чей лимит был уменьшен;
-
В существующей системе предприятия нет возможности контроля расходов денежных средств.
Решение:
Поскольку типовое решение не предполагает контроль в разрезе банковского счета и требует указания конкретного периода лимитирования, специалисты группы компаний "СофтБаланс" создали новый документ "Лимиты подразделений". В нем указывается определенный изначально объем финансирования всех обеспечивающих подразделений.
Контроль лимитов происходит в момент проведения "Заявки на расходование денежных средств". Факт "перераспределения" фиксируется с помощью документа "Лимиты подразделений".
Все изменения сохраняются в отдельном регистре. Это позволяет быстро вывести в отчет все данные по "перераспределениям" для определения необходимой суммы восполнения лимита.
Кейс №2. Контроль планируемых закупок и оплат в 1С:ERP
Рассмотрим модель учета, где контроль осуществляется не только на уровне оплат, но и на уровне планируемых закупок.
В модели учета на предприятии первичный контроль расходов происходит на уровне заказа материалов и услуг поставщикам. То есть, когда закупка согласована с поставщиком, предприятию необходимо проверить, была ли заранее запланирована данная закупка. Предприятие планирует в бюджете закупок или бюджете проектов, в зависимости от назначения.
Если закупка была запланирована бюджетом, или прошло согласование сверх бюджета, то планируются оплаты поставщикам. Их также необходимо контролировать по заранее составленному БДДС.
На предприятии допускаются оплаты сверх бюджета только после дополнительного согласования.
Соответственно, основные задачи компании:
Проблематика:
-
Отсутствие в системе 1С:ERP возможности контроля расходов и оплат;
-
Все бюджеты и планы фиксируются только на бумаге, поэтому контроль также осуществляется в ручном режиме;
-
Возникновение незапланированных оплат поставщикам вследствие несвоевременной подачи заявок на оплату, особенно по постоплатным договорам.
Решение:
Специалисты группы компаний "СофтБаланс" реализовали при проведении документа "Заказ поставщику" контроль по соответствующим статьям. Маршрут проверки – по какому бюджету контролируется закупка – зависит от закупаемой номенклатуры:
-
Бюджета проектов – в случае закупки под проект;
-
Бюджета доходов и расходов – в случае одномоментного списывания на расходы сразу после закупки
-
Бюджета закупок – в остальных случаях.
Инициатор закупки не может завести в систему "Заказ поставщику", если данная закупка не была заранее запланирована одним из бюджетов. Все незапланированные закупки согласовываются на предприятии дополнительно.
Чтобы инициатор закупки вовремя создавал "Заявки на расходование денежных средств" по оплатам поставщику, в системе был реализован механизм автоматического создания "Задачи" на исполнителя с напоминанием о необходимости заведения заявки. Время напоминания зависит от условий оплат в договоре закупки.
"Заявки на расходование денежных средств" контролируются и лимитируются статьями БДДС – инициатор не может оплатить счет, оплата которого не была запланирована в бюджете. Но ответственный за лимитирование в случае необходимости может сделать заявку "сверхлимитной".
Кейс №3. Контроль расходов денежных средств по гособоронзаказу в 1С:ERP
Рассмотрим процессы лимитирования на предприятии, которое занимается производством по гособоронзаказу.
Особенность работы по ГОЗ – необходимость открытия "специального счета". Перечисление денежных средств с него регламентировано федеральным законом.
Законодательно установлены лимиты расходов на выплату налогов, а также на так называемые "прочие" расходы – оплаты на простой расчетный счет контрагента вне договора ГОЗ.
Размер лимитов также зависит от договора по ГОЗ – является ли он головным или исполнительским.
Исходя из процесса и особенностей, задачи предприятия следующие:
Проблематика:
-
В существующей системе предприятия нет возможности ограничения расходов – лимиты фиксируются служебными записками;
-
Финансовый отдел вынужден вручную сверять установленные лимиты и выплаченные денежные средства;
-
Высокая стоимость ошибки при неправильном расчете допустимых сумм к оплате, поскольку речь идет о специальных счетах.
Решение:
Поскольку типовое решение не предполагает контроль расходов в разрезе конкретного счета, в системе 1С:ERP был создан новый документ "Лимиты по специальным счетам". Данный документ служит для установки лимита расходов на налоги.
Суммы лимитов на ежемесячные "прочие расходы" по головному и исполнительскому договору фиксированы законодательно, и не нужно устанавливать лимит ежемесячно. Соответственно специалисты прописали их в специальных константах, к которым система обращается в момент проверки.
Проверка всех лимитов происходит при проведении типового документа "Заявка на расходование денежных средств". Исполнитель уже при фиксации планируемого расхода денежных средств получает от системы сообщение в случае, если он выходит за пределы лимитов.
В системе отсутствует возможность сделать "Заявку на расходование денежных средств" сверхлимитной, поскольку расходы на оплату прочих расходов и налогов со специального счета регламентированы законодательно,
Заключение
Подсистема "Казначейство" в 1С:ERP – мощный инструмент для контроля финансовой деятельности предприятия. С его помощью можно автоматизировать разные модели учета.
При необходимости автоматизации индивидуальных процессов с точки зрения типового решения, подсистему можно кастомизировать и реализовать контроль расходов от закупаемых материалов до оплат в рамках бюджета с конкретного банковского счета.
