В этой статье расскажем, как мы решили задачи автоматизации производственного учета в 1С:ERP и при этом сохранили закрытие месяца типовым у нашего клиента – компании "Торговый дом "Петробумага".
Задачи внедрения системы 1С:ERP
В момент обращения к нам в компании заказчика использовалась система 1С:Комплексная автоматизация, которая не покрывала в полном объеме потребности производственного учета. Было принято решение о переходе на 1С:ERP Управление предприятием. Перед специалистами стояли следующие задачи:
- Реализация учета производства с внутренней давальческой переработкой;
- Распределение расходов по направлениям деятельности с ВГО и по всем организациям;
- Отражение финансового результата в подсистеме Бюджетирования.
Дальше рассмотрим решения, которые предложили специалисты группы компаний "СофтБаланс".
Задачи автоматизации производственного учета
- Реализовать учет производства с внутренней давальческой переработкой;
- Учет ответственного хранения на собственном складе;
- Сохранить существующий функционал оперативного учета производства, так как он учитывал нюансы и специфику компании;
- Интегрировать функционал заказчика в 1С:ERP так, чтобы работало закрытие типовое месяца.
- Минимизировать пользовательский документооборот в системе без потери функциональности.
Особенности ключевого бизнес-процесса заказчика
В организации несколько юридических лиц. Склад при производстве, товары, сырье и продукция принадлежат одному юридическому лицу, а хранение на складе и переработка на производстве осуществляется другим юридическим лицом.
Учитывая этот фактор, алгоритм процесса выглядит следующим образом:
- Поступление сырья от поставщика в «Юр. лицо 1»;
- Передача сырья на ответственное хранение в «Юр. лицо 2» в рамках одного склада;
- Появление потребности в переработке сырья под заказ клиента;
- Возврат сырья с ответственного хранения в «Юр. лицо 1»;
- Передача сырья в производство «Юр. лицо 2» по давальческой схеме;
- Поступление продукции из производства на склад в «Юр. лицо 1» по давальческой схеме;
- Передача на ответственное хранение «Юр. лицо 2» на ответственное хранение;
- Реализация товара от «Юр. лицо 1» с возвратом с ответственного хранения.
Из-за большого количества манипуляций между юридическими лицами встал вопрос: "Как это реализовать в системе, чтобы пользователи не занимались только оформлением документов?"
Решения задач производственного учета заказчика
Для учета ответственного хранения на собственном складе есть удобная настройка, которая часто используется в таких ситуациях.
Весь товар, который хранится на складе, передается на ответственное хранение одному юридическому лицу. В настройке можно указать, что товар передается собственной организации либо стороннему партнеру. То есть этот склад сразу привязывается к определенному юридическому лицу.
В этом случае в движениях по складам будут либо поступления на ответственное хранение, либо возвращения. Все фиксируется обычными документами оперативного учета.
Какие здесь есть особенности? Первое – можно посмотреть журнал учета ТМЦ, но без проводок и движений по регламентированному учету.
Второе – нельзя разделить функции. Однако есть отдельный функционал, который позволяет отражать документы передачи на ответственное хранение, возврат, выкуп. Он требует оформления документов, что не всегда удобно. Например, в описанном случае нужно формировать печатные формы и журнал учета товарно-материальной ценностей, сданных на хранение.
В системе на текущий момент нет возможности реализовать механизм интеркампани по давальческой схеме между организациями. Нужно генерировать отдельные пакеты документов:
- по передаче переработчику;
- по давальческой переработке у другого юридического лица.
В верхней части скриншота указаны документы на стороне давальца, а в нижней части – на стороне переработчика.
В ручном режиме сформировать все документы затруднительно. К тому же надо учитывать скрытую ордерную схему: по всем документам движения товаров формируются приходные и расходные ордера.
Необходимо было упростить этот процесс, поскольку в организации только один пользователь, который отвечает за переработку.
Документооборот нужен для учета движения товаров и взаиморасчетов между юридическими лицами. Но в части оперативного учета он никаких функций по контролю не несет.
У заказчика свой оперативный контур, который передает информацию по количеству переработанного сырья. Например, на скриншоте отражено количество материала, которое было использовано, и количество продукции, которая была выпущена по Заказу на резку. В системе отражаются этапы и их даты выполнения. По команде "Сгенерировать документы" менеджер может автоматически сформировать весь пакет документов на переработку:
- на списание сырья,
- передачу сырья,
- поступление готовой продукции.
Производство отражается через документ "Производства без заказа" – упрощенный документ по назначению заказа давальца.
Таким образом специалисты решили задачу, как интегрировать оперативный контур заказчика в типовую систему закрытия месяца в 1С:ERP.
В целом, при реализации подобных доработок нужно:
- Определить роли пользователей, которые участвуют в процессе. У заказчика не было отдельного процесса по давальческой переработке с разделением пользователей по ролям. Документы в системе нужны только для учета по регламентированному контуру. Они формируются по нажатию кнопки, а весь документооборот остается скрыт – он не нужен пользователю.
- Определить контрольные точки процесса в системе. Если нужно отслеживать действия, выполненные определенными пользователями, то нужен другой подход;
- Релиз системы и обновление.
Какие планы у 1С на разработку функционала? Сейчас уже изменен функционал переработчика на редакции 2.5.9. В 2023 году фирма 1С обещает реализовать схему интеркампани по давальческой переработке. Это значит, что описанный выше функционал может быть реализован в типовом контуре, и не будет необходимости доработок.
С другой стороны, после внесения изменений функционал нужно адаптировать. Поэтому всегда нужно соотносить: если нет острой потребности в срочных доработках, и планируется реализовать аналогичный типовой функционал, то лучше стараться минимизировать изменения и дождаться обновления.
Финансовый анализ в подсистеме Бюджетирования 1С:ERP
При автоматизации мы часто сталкиваемся с вопросом финансового анализа – компании чаще стали разделять регламентированный и управленческий учет.
Одна из главных задач управленческого учета – анализ финансовой деятельности по компании в целом, а также в разрезе отдельных направлений. Зачастую мешает большое количество юридических лиц в компании. Специалисты обходят эту проблему с внутригрупповыми оборотами (ВГО) через бюджетирование.
В типовых конфигурациях база распределения расходов по направлениям деятельности берется в рамках юридических лиц. Когда необходимо анализировать информацию по компании в целом, можно обратиться к таблицам подсистемы Бюджетирования.
Обязательно уделите время проработке аналитических разрезов для управленческого учета. А также потоков интеркампани, чтобы выявить все нюансы ВГО. Про подсистему Бюджетирования мы писали в отдельной
статье.
Распределение расходов по направлениям деятельности
Инструмент распределения расходов по направлениям деятельности часто используется, но типовые решения не всегда подходят заказчику.
Так, например, в типовой конфигурации база распределения расходов по выручке не корректна с учетом ВГО. Распределение расходов по направлениям деятельности происходит внутри каждого юридического лица, и база распределения берется только по юридическому лицу, а часто необходимо по компании в целом.
Специалисты ГК "СофтБаланс" разработали АРМ, который получает данные базы распределения расходов по компании в целом по данным подсистемы Бюджетирования.
Настройки базы распределения делаются по возможности максимально гибкими для заказчика. Обновления конфигурации с учетом АРМов происходит быстро.
Из АРМа создаются документы отражения прочих доходов и расходов с типом операции "Реклассификации расходов" и "Регистрации расходов". Это позволяет оставлять конфигурацию и закрытие месяца типовыми.
Мы советуем подумать об АРМе, если вопрос решается ручными средствами с помощью документов отражения прочих доходов и расходов.
Отдельно нужно отметить, что заказчик перешел с системы 1С:Комплексная автоматизация 2 на 1С:ERP за очень короткий срок. В октябре специалисты провели моделирование по производственным и финансовым операциям. Уже с января 2022 года система была запущена в работу. В течение трех месяцев АРМы были доработаны, и заказчик закрывал первый квартал уже в 1С:ERP.
Решающую роль в успехе проекта сыграла вовлеченность заказчика и быстрое принятие решений.
