"1С:Документооборот 8 ПРОФ". Комплект нормативных документов. Методика построения делопроизводства и документооборота

Пособие представляет собой книгу формата А4 объемом 151 страница. К книге приложен компакт-диск с различными материалами в электронном виде.

Основная цель издания – помочь провести подготовительные работы к внедрению программы 1С:Документооборот 8 ПРОФ в сжатые сроки и с минимальными трудозатратами.

Пособие содержит готовый комплект типовых нормативных документов по организации делопроизводства и документооборота и рекомендации по их использованию.

Пособие рассчитано на секретарей-делопроизводителей, специалистов в области информационных технологий, перед которыми стоит задача внедрения системы электронного документооборота, специалистов-управленцев. Пособие будет полезно также всем сотрудникам организации, занятым в процессе работы с документами.

На кого ориентировано пособие

Пособие ориентировано на малые и средние коммерческие предприятия с численностью персонала до 60 человек, несложной организационной структурой и потребностью в упорядочении работы как с управленческой документацией в целом, так и непосредственно c договорами.

Содержание пособия

Пособие включает комплект документов, в состав которого входят нормативные документы, шаблоны и бланки документов, а также перечень документов, необходимых для прохождения проверок надзорных органов.

Нормативные документы

Комплекс взаимоувязанных нормативных документов служит единой методической основой постановки делопроизводства в небольшой организации.

• Инструкция по делопроизводству,
• Положение о работе с договорной документацией,
• Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя.

Шаблоны документов

Шаблоны документов представляют собой готовые к использованию формы разных видов документов. Шаблоны сокращают время подготовки качественных документов благодаря тому, что в документ остается внести только переменную информацию. Все обязательные элементы данного вида документа уже находятся в шаблоне и имеют правильное расположение.

• Приказ,
• Распоряжение,
• Договор,
• Должностная инструкция,
• Положение о подразделении,
• Акт,
• Служебная записка,
• Объяснительная записка,
• Протокол,
• Коммерческое письмо,
• Информационное письмо (продольный бланк),
• Информационное письмо (угловой бланк),
• Рекламное письмо,
• Справка внешняя,
• Справка внутренняя,
• Телефонограмма входящая,
• Телефонограмма исходящая,
• Методика,
• Инструкция,
• Положение об объекте деятельности,
• Технологическая карта операции.

Бланки документов

Бланки документов позволяют создавать новые шаблоны документов в том стандарте, который уже установлен Инструкцией по делопроизводству.

• Бланк общий продольный,
• Бланк общий угловой,
• Бланк письма продольный,
• Бланк письма угловой,
• Бланк вида внутреннего документа,
• Бланк вида исходящего документа,
• Бланк письма должностного лица,
• Бланк структурного подразделения.

С примерами заполнения шаблонов и бланков документов можно ознакомиться в демонстрационной базе (входит в состав приложенного диска CD). Включенные в демонстрационную базу документы являются образцами составления документов различных видов.

Перечень документов, необходимых для прохождения проверки надзорных органов

Перечень является приложением к Инструкции по делопроизводству и включает рекомендации по составлению документов, необходимых для прохождения проверки:

• органами государственного пожарного надзора,
• органами государственного санитарно-эпидемиологического надзора,
• государственной инспекцией труда.

Содержание нормативных документов

Инструкция по делопроизводству

Инструкция по делопроизводству разработана с учетом лучших практик успешных российских компаний. Отвечает требованиям общегосударственных нормативно-методических документов по организации делопроизводства. Инструкция содержит методику ведения делопроизводства и документооборота с учетом роли секретаря-делопроизводителя и других подразделений, задействованных в процессах работы с документами. Инструкция включает последовательность операций, производимых в программе "1С:Документооборот 8 ПРОФ".

Основные разделы Инструкции по делопроизводству:

• Особенности электронного документооборота.
• Правила делопроизводства. Общие требования к подготовке и оформлению документов (правила оформления реквизитов, параметры страниц, оформление бланков документов, состав документов организации).
• Правила документооборота (автоматизация документооборота, прием и первичная обработка документов, регистрация входящих/внутренних/исходящих документов, предварительное рассмотрение, порядок рассмотрения должностными лицами, порядок исполнения, контроль исполнения, создание документов, отправка документов, утверждение, учет и анализ объемов документооборота).
• Хранение документов (разработка и ведение номенклатуры дел, формирование дел и их текущее хранение, подготовка бумажных дел к передаче в архив, использование архивных документов, уничтожение документов).
• Работа с печатями, штампами и бланками документов (порядок изготовления, учета, выдачи, хранения и использования).

Строгое следование положениям документа сводит к минимуму ошибочные действия исполнителей, такие как неверная маршрутизация документов, ошибочные списки согласующих лиц, неверный учет и хранение документов и многие другие.

Автоматизация делопроизводства обеспечивается программой "1С:Документооборот 8 ПРОФ", функциональные возможности которой соответствуют положениям Инструкции по делопроизводству.

Положение о работе с договорной документацией

Регламентация договорной работы значительно повышает ее эффективность, а также минимизирует правовые и коммерческие риски, связанные с неисполнением договорных обязательств. Несмотря на отраслевую специфику договорной работы, в ней есть стандартные процедуры, требующие упорядочения. Применение Положения о работе с договорной документацией повысит эффективность таких процессов, как:

• подготовка договоров (договорные документы будут готовиться по унифицированным формам в соответствии с принятыми стандартами);
• согласование договоров (сократится время согласования и количество задействованных в согласовании участников);
• учет договорной документации (исключены потери договоров и связанной с ними документации, быстрый поиск по документам), выполнение обязательств по договорам с обеих сторон (ответственные за работу с договорами будут иметь актуальную и структурированную информацию по заключенным договорам).

Положение представляет договорную работу в виде логичной последовательности операций с учетом функционального распределения ролей по конкретным исполнителям. Положение содержит полный жизненный цикл договора – от возникновения потребности в его заключении до передачи на хранение.

Основные разделы Положения:

• Разработка типовой формы договора (ТФД): цель разработки, порядок подготовки, утверждение, регистрация и хранение, актуализация и отмена действия.
• Автоматизация подготовки договора: создание шаблонов договоров и создание текстов договоров по шаблону.
• Подготовка договора: выбор формы договора, подготовка договоров различных форм (типовой и нетиповой).
• Оформление, подписание и регистрация договоров.

Управление договорами: хранение и использование оригиналов заключенных договоров, хранение электронных версий договоров, учет связанных документов, управление сроком действия договора, учет суммы договора, контроль исполнения договорных обязательств, расторжение договоров.

Положение регулирует деятельность инициатора заключения договора и работника бухгалтерии в рамках договорной работы. Значительное внимание в Положении уделено подготовке типовых форм договоров.

Использование типовых форм договоров является лучшим способом оптимизации договорной работы за счет сокращения времени подготовки договора, сокращения количества сотрудников, участвующих в согласовании, сокращения возможных рисков. При этом снижается нагрузка на руководство компании.

Положение содержит подробное описание процесса автоматизации договорной работы, включая создание шаблонов договоров, что исключает использование неутвержденных форм, контроль сроков и обязательств исполнения договоров, учет связанных документов и другие возможности автоматизированного управления договорными документами.

Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя

Закрепляет должностные обязанности за секретарем-делопроизводителем, содержит детальное описание выполняемых операций. Устанавливает квалификационные требования к должности, что облегчает подбор кандидатов на вакансию секретаря-делопроизводителя. Позволяет новому сотруднику быстро освоить должностные обязанности.

Компакт-диск

На приложенном к книге диске находятся следующие материалы:

• каталог "RTF" – нормативные документы, шаблоны и бланки в формате RTF (такие файлы могут быть открыты наиболее распространенными программами для работы с текстами);
• каталог "PDF" – нормативные документы, шаблоны и бланки в формате PDF;
• каталог "Схемы процессов" – схемы процессов, описанных в Положении о работе с договорной документацией. Схемы представлены в формате GRS (графическая схема "1С:Предприятия 8");
• каталог "Демобаза" – файл выгрузки демонстрационной информационной базы "1С:Документооборот" версии 1.2.6.2 "1cv8.dt", которую можно использовать в качестве основы при внедрении программы "1С:Документооборот 8 ПРОФ".

Демонстрационная база данных

Демонстрационная база данных (далее – демобаза) содержится в каталоге "Демобаза" на приложенном к книге компакт-диске. Демобаза представляет собой типовую модель организации делопроизводства и документооборота на примере дизайн-бюро интерьеров "Азбука стиля".

Демобаза показывает не все возможности программы, а только применение методики организации делопроизводства и документооборота в программе "1С:Документооборот 8 ПРОФ". В демобазе можно проследить этапы работы с различными видами документов, описанные в комплекте нормативных документов. Демобаза может использоваться:

• для демонстрации методики специалистам организации,
• самостоятельного изучения методики специалистами организации,
• создания новой информационной базы с уже готовыми настройками.

При создании информационной базы в вашей организации можно перенести из демобазы такие настройки и элементы, как:

• виды документов,
• шаблоны документов,
• шаблоны процессов по видам документов,
• структуру папок внутренних документов,
• структуру папок файлов,
• номенклатуру дел,
• роли исполнителей,
• примеры документов, размещенных в демобазе.

Предложенная в демобазе структура папок раздела Документы и файлы справочника Внутренние документы выстроена по видам документов и рекомендована для организации поиска и хранения внутренней документации. Структура папок совпадает с описанием состава документов организации в Инструкции по делопроизводству.

В демобазе показана работа с договорной документацией, включая процесс подготовки типовой формы договора.

Работа с организационно-распорядительной документацией продемонстрирована рядом приказов по основной деятельности и по личному составу (раздел Документы и файлы – справочник Внутренние документы – папка Организационно-распорядительная документация).

Использование пособия

Пособие содержит план работ по постановке делопроизводства, в соответствии с которым требуется:

Назначить ответственного за ведение делопроизводства. Такая роль в комплекте документов отведена секретарю-делопроизводителю, должностные обязанности и квалификационные требования к которому содержатся в Должностной инструкции секретаря-делопроизводителя.

Провести аудит делопроизводственных процессов. Определить количество видов документов, используемых в организации. Выделить основных участников процессов работы с документами. Внести необходимые изменения в Инструкцию по делопроизводству и Положение о работе с договорной документацией (если требуется).

Утвердить приказом руководителя компании Инструкцию по делопроизводству и Положение о работе с договорной документацией.

Привести делопроизводственные процессы в соответствие утвержденным нормативным документам.

Внедрить программу "1С:Документооборот 8 ПРОФ" с использованием демонстрационной базы данных для первоначальных настроек.

Этапы внедрения программы должны соответствовать этапам внедрения нормативных документов. Например, одновременно с введением в действие Инструкции по делопроизводству вводятся в действие те модули программы, работа с которыми описана в данном нормативном документе: регистрация входящих/исходящих/внутренних документов, номенклатура дел и др. Далее производятся настройки программы с учетом той последовательности операций, производимых в программе, которая содержится в Положении о работе с договорной документацией.

Преимущества использования пособия

В пособии заложен системный подход к управлению документами, что в целом повышает эффективность работы компании за счет:

• снижения влияния человеческого фактора при работе с документами и как следствие сокращения числа ошибок и случаев пропажи документов,
• сокращения сроков подготовки качественной документации,
• сокращения сроков поиска нужной информации,
• сокращения трудоемкости выполнения типовых операций,
• принятия эффективных управленческих решений на основе информации, обладающей оптимальной достоверностью, актуальностью и полнотой,
• повышения исполнительской дисциплины,
• четкого распределения функциональных обязанностей и зон ответственности между исполнителями,
• оптимального распределения информационных потоков, которое влияет на общую эффективность работы сотрудников организации.