Методика построения делопроизводства и документооборота на базе программы "1С:Документооборот 8 КОРП".
Пособие представляет собой книгу формата А4 объемом 151 страница. К книге приложен компакт-диск с различными материалами в электронном виде.
Основная цель издания – помочь провести подготовительные работы к внедрению программы в сжатые сроки и с минимальными трудозатратами.
Пособие содержит готовый комплект типовых нормативных документов по организации делопроизводства и документооборота и рекомендации по их использованию.
...
Пособие представляет собой книгу формата А4 объемом 151 страница. К книге приложен компакт-диск с различными материалами в электронном виде.
Основная цель издания – помочь провести подготовительные работы к внедрению программы в сжатые сроки и с минимальными трудозатратами.
Пособие содержит готовый комплект типовых нормативных документов по организации делопроизводства и документооборота и рекомендации по их использованию.
Пособие рассчитано на секретарей-делопроизводителей, специалистов в области информационных технологий, перед которыми стоит задача внедрения системы электронного документооборота, специалистов-управленцев. Пособие будет полезно также всем сотрудникам организации, занятым в процессе работы с документами.
На кого ориентировано пособие
Пособие ориентировано на малые и средние коммерческие предприятия с численностью персонала до 60 человек, несложной организационной структурой и потребностью в упорядочении работы как с управленческой документацией в целом, так и непосредственно c договорами.
Содержание пособия
Пособие включает комплект документов, в состав которого входят нормативные документы, шаблоны и бланки документов, а также перечень документов, необходимых для прохождения проверок надзорных органов.
Нормативные документы
Комплекс взаимоувязанных нормативных документов служит единой методической основой постановки делопроизводства в небольшой организации.
Шаблоны документов представляют собой готовые к использованию формы разных видов документов. Шаблоны сокращают время подготовки качественных документов благодаря тому, что в документ остается внести только переменную информацию. Все обязательные элементы данного вида документа уже находятся в шаблоне и имеют правильное расположение.
Приказ,
Распоряжение,
Договор,
Должностная инструкция,
Положение о подразделении,
Акт,
Служебная записка,
Объяснительная записка,
Протокол,
Коммерческое письмо,
Информационное письмо (продольный бланк),
Информационное письмо (угловой бланк),
Рекламное письмо,
Справка внешняя,
Справка внутренняя,
Телефонограмма входящая,
Телефонограмма исходящая,
Методика,
Инструкция,
Положение об объекте деятельности,
Технологическая карта операции.
Бланки документов
Бланки документов позволяют создавать новые шаблоны документов в том стандарте, который уже установлен Инструкцией по делопроизводству.
Бланк общий продольный,
Бланк общий угловой,
Бланк письма продольный,
Бланк письма угловой,
Бланк вида внутреннего документа,
Бланк вида исходящего документа,
Бланк письма должностного лица,
Бланк структурного подразделения.
С примерами заполнения шаблонов и бланков документов можно ознакомиться в демонстрационной базе (входит в состав приложенного диска CD). Включенные в демонстрационную базу документы являются образцами составления документов различных видов.
Перечень документов, необходимых для прохождения проверки надзорных органов
Перечень является приложением к Инструкции по делопроизводству и включает рекомендации по составлению документов, необходимых для прохождения проверки:
органами государственного пожарного надзора,
органами государственного санитарно-эпидемиологического надзора,
государственной инспекцией труда.
Содержание нормативных документов
Инструкция по делопроизводству
Инструкция по делопроизводству разработана с учетом лучших практик успешных российских компаний. Отвечает требованиям общегосударственных нормативно-методических документов по организации делопроизводства. Инструкция содержит методику ведения делопроизводства и документооборота с учетом роли секретаря-делопроизводителя и других подразделений, задействованных в процессах работы с документами. Инструкция включает последовательность операций, производимых в программе "1С:Документооборот 8 ПРОФ".
Основные разделы Инструкции по делопроизводству:
Особенности электронного документооборота.
Правила делопроизводства. Общие требования к подготовке и оформлению документов (правила оформления реквизитов, параметры страниц, оформление бланков документов, состав документов организации).
Правила документооборота (автоматизация документооборота, прием и первичная обработка документов, регистрация входящих/внутренних/исходящих документов, предварительное рассмотрение, порядок рассмотрения должностными лицами, порядок исполнения, контроль исполнения, создание документов, отправка документов, утверждение, учет и анализ объемов документооборота).
Хранение документов (разработка и ведение номенклатуры дел, формирование дел и их текущее хранение, подготовка бумажных дел к передаче в архив, использование архивных документов, уничтожение документов).
Работа с печатями, штампами и бланками документов (порядок изготовления, учета, выдачи, хранения и использования).
Строгое следование положениям документа сводит к минимуму ошибочные действия исполнителей, такие как неверная маршрутизация документов, ошибочные списки согласующих лиц, неверный учет и хранение документов и многие другие.
Автоматизация делопроизводства обеспечивается программой "1С:Документооборот 8 ПРОФ", функциональные возможности которой соответствуют положениям Инструкции по делопроизводству.
Положение о работе с договорной документацией
Регламентация договорной работы значительно повышает ее эффективность, а также минимизирует правовые и коммерческие риски, связанные с неисполнением договорных обязательств. Несмотря на отраслевую специфику договорной работы, в ней есть стандартные процедуры, требующие упорядочения. Применение Положения о работе с договорной документацией повысит эффективность таких процессов, как:
подготовка договоров (договорные документы будут готовиться по унифицированным формам в соответствии с принятыми стандартами);
согласование договоров (сократится время согласования и количество задействованных в согласовании участников);
учет договорной документации (исключены потери договоров и связанной с ними документации, быстрый поиск по документам), выполнение обязательств по договорам с обеих сторон (ответственные за работу с договорами будут иметь актуальную и структурированную информацию по заключенным договорам).
Положение представляет договорную работу в виде логичной последовательности операций с учетом функционального распределения ролей по конкретным исполнителям. Положение содержит полный жизненный цикл договора – от возникновения потребности в его заключении до передачи на хранение.
Основные разделы Положения:
Разработка типовой формы договора (ТФД): цель разработки, порядок подготовки, утверждение, регистрация и хранение, актуализация и отмена действия.
Автоматизация подготовки договора: создание шаблонов договоров и создание текстов договоров по шаблону.
Подготовка договора: выбор формы договора, подготовка договоров различных форм (типовой и нетиповой).
Оформление, подписание и регистрация договоров.
Управление договорами: хранение и использование оригиналов заключенных договоров, хранение электронных версий договоров, учет связанных документов, управление сроком действия договора, учет суммы договора, контроль исполнения договорных обязательств, расторжение договоров.
Положение регулирует деятельность инициатора заключения договора и работника бухгалтерии в рамках договорной работы. Значительное внимание в Положении уделено подготовке типовых форм договоров.
Использование типовых форм договоров является лучшим способом оптимизации договорной работы за счет сокращения времени подготовки договора, сокращения количества сотрудников, участвующих в согласовании, сокращения возможных рисков. При этом снижается нагрузка на руководство компании.
Положение содержит подробное описание процесса автоматизации договорной работы, включая создание шаблонов договоров, что исключает использование неутвержденных форм, контроль сроков и обязательств исполнения договоров, учет связанных документов и другие возможности автоматизированного управления договорными документами.
Закрепляет должностные обязанности за секретарем-делопроизводителем, содержит детальное описание выполняемых операций. Устанавливает квалификационные требования к должности, что облегчает подбор кандидатов на вакансию секретаря-делопроизводителя. Позволяет новому сотруднику быстро освоить должностные обязанности.
Компакт-диск
На приложенном к книге диске находятся следующие материалы:
каталог "RTF" – нормативные документы, шаблоны и бланки в формате RTF (такие файлы могут быть открыты наиболее распространенными программами для работы с текстами);
каталог "PDF" – нормативные документы, шаблоны и бланки в формате PDF;
каталог "Схемы процессов" – схемы процессов, описанных в Положении о работе с договорной документацией. Схемы представлены в формате GRS (графическая схема "1С:Предприятия 8");
каталог "Демобаза" – файл выгрузки демонстрационной информационной базы "1С:Документооборот" версии 1.2.6.2 "1cv8.dt", которую можно использовать в качестве основы при внедрении программы "1С:Документооборот 8 ПРОФ".
Демонстрационная база данных
Демонстрационная база данных (далее – демобаза) содержится в каталоге "Демобаза" на приложенном к книге компакт-диске. Демобаза представляет собой типовую модель организации делопроизводства и документооборота на примере дизайн-бюро интерьеров "Азбука стиля".
Демобаза показывает не все возможности программы, а только применение методики организации делопроизводства и документооборота в программе "1С:Документооборот 8 ПРОФ". В демобазе можно проследить этапы работы с различными видами документов, описанные в комплекте нормативных документов. Демобаза может использоваться:
для демонстрации методики специалистам организации,
самостоятельного изучения методики специалистами организации,
создания новой информационной базы с уже готовыми настройками.
При создании информационной базы в вашей организации можно перенести из демобазы такие настройки и элементы, как:
виды документов,
шаблоны документов,
шаблоны процессов по видам документов,
структуру папок внутренних документов,
структуру папок файлов,
номенклатуру дел,
роли исполнителей,
примеры документов, размещенных в демобазе.
Предложенная в демобазе структура папок раздела Документы и файлы справочника Внутренние документы выстроена по видам документов и рекомендована для организации поиска и хранения внутренней документации. Структура папок совпадает с описанием состава документов организации в Инструкции по делопроизводству.
В демобазе показана работа с договорной документацией, включая процесс подготовки типовой формы договора.
Работа с организационно-распорядительной документацией продемонстрирована рядом приказов по основной деятельности и по личному составу (раздел Документы и файлы – справочник Внутренние документы – папка Организационно-распорядительная документация).
Использование пособия
Пособие содержит план работ по постановке делопроизводства, в соответствии с которым требуется:
Назначить ответственного за ведение делопроизводства. Такая роль в комплекте документов отведена секретарю-делопроизводителю, должностные обязанности и квалификационные требования к которому содержатся в Должностной инструкции секретаря-делопроизводителя.
Провести аудит делопроизводственных процессов. Определить количество видов документов, используемых в организации. Выделить основных участников процессов работы с документами. Внести необходимые изменения в Инструкцию по делопроизводству и Положение о работе с договорной документацией (если требуется).
Утвердить приказом руководителя компании Инструкцию по делопроизводству и Положение о работе с договорной документацией.
Привести делопроизводственные процессы в соответствие утвержденным нормативным документам.
Внедрить программу "1С:Документооборот 8 ПРОФ" с использованием демонстрационной базы данных для первоначальных настроек.
Этапы внедрения программы должны соответствовать этапам внедрения нормативных документов. Например, одновременно с введением в действие Инструкции по делопроизводству вводятся в действие те модули программы, работа с которыми описана в данном нормативном документе: регистрация входящих/исходящих/внутренних документов, номенклатура дел и др. Далее производятся настройки программы с учетом той последовательности операций, производимых в программе, которая содержится в Положении о работе с договорной документацией.
Преимущества использования пособия
В пособии заложен системный подход к управлению документами, что в целом повышает эффективность работы компании за счет:
снижения влияния человеческого фактора при работе с документами и как следствие сокращения числа ошибок и случаев пропажи документов,
сокращения сроков подготовки качественной документации,
сокращения сроков поиска нужной информации,
сокращения трудоемкости выполнения типовых операций,
принятия эффективных управленческих решений на основе информации, обладающей оптимальной достоверностью, актуальностью и полнотой,
повышения исполнительской дисциплины,
четкого распределения функциональных обязанностей и зон ответственности между исполнителями,
оптимального распределения информационных потоков, которое влияет на общую эффективность работы сотрудников организации.
