- книга
- компакт-диск
"1С:Документооборот 8 ПРОФ". Комплект нормативных документов. Методика построения делопроизводства и документооборота





Вид услуги-бонуса | Объем услуг | Стоимость по прайс-листу, рубли | При покупке программы 1С в СофтБаланс |
Доставка и установка программы в пределах Санкт-Петербурга
|
1-3 часа | 2 100 - 5 700 | бесплатно |
Консультации по телефону Горячей Линии поддержки ГК "СофтБаланс"
|
180 минут | от 7 200 | бесплатно |
Курсовое обучение в Открытом Учебном Центре "СофтБаланс", методичка, свидетельство 1С
|
10 часов | от 3 500 | бесплатно |
Информационно-технологическое сопровождение 1С:ИТС ПРОФ
|
3 месяца | 8 031 | бесплатно |




Пособие представляет собой книгу формата А4 объемом 151 страница. К книге приложен компакт-диск с различными материалами в электронном виде.
Основная цель издания – помочь провести подготовительные работы к внедрению программы
Пособие содержит готовый комплект типовых нормативных документов по организации делопроизводства и документооборота и рекомендации по их использованию.
...Пособие представляет собой книгу формата А4 объемом 151 страница. К книге приложен компакт-диск с различными материалами в электронном виде.
Основная цель издания – помочь провести подготовительные работы к внедрению программы
Пособие содержит готовый комплект типовых нормативных документов по организации делопроизводства и документооборота и рекомендации по их использованию.
Пособие рассчитано на секретарей-делопроизводителей, специалистов в области информационных технологий, перед которыми стоит задача внедрения системы электронного документооборота, специалистов-управленцев. Пособие будет полезно также всем сотрудникам организации, занятым в процессе работы с документами.
На кого ориентировано пособие
Пособие ориентировано на малые и средние коммерческие предприятия с численностью персонала до 60 человек, несложной организационной структурой и потребностью в упорядочении работы как с управленческой документацией в целом, так и непосредственно c договорами.
Содержание пособия
Пособие включает комплект документов, в состав которого входят нормативные документы, шаблоны и бланки документов, а также перечень документов, необходимых для прохождения проверок надзорных органов.
Нормативные документы
Комплекс взаимоувязанных нормативных документов служит единой методической основой постановки делопроизводства в небольшой организации.
- Инструкция по делопроизводству,
- Положение о работе с договорной документацией,
- Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя.
Шаблоны документов
Шаблоны документов представляют собой готовые к использованию формы разных видов документов. Шаблоны сокращают время подготовки качественных документов благодаря тому, что в документ остается внести только переменную информацию. Все обязательные элементы данного вида документа уже находятся в шаблоне и имеют правильное расположение.
- Приказ,
- Распоряжение,
- Договор,
- Должностная инструкция,
- Положение о подразделении,
- Акт,
- Служебная записка,
- Объяснительная записка,
- Протокол,
- Коммерческое письмо,
- Информационное письмо (продольный бланк),
- Информационное письмо (угловой бланк),
- Рекламное письмо,
- Справка внешняя,
- Справка внутренняя,
- Телефонограмма входящая,
- Телефонограмма исходящая,
- Методика,
- Инструкция,
- Положение об объекте деятельности,
- Технологическая карта операции.
Бланки документов
Бланки документов позволяют создавать новые шаблоны документов в том стандарте, который уже установлен Инструкцией по делопроизводству.
- Бланк общий продольный,
- Бланк общий угловой,
- Бланк письма продольный,
- Бланк письма угловой,
- Бланк вида внутреннего документа,
- Бланк вида исходящего документа,
- Бланк письма должностного лица,
- Бланк структурного подразделения.
С примерами заполнения шаблонов и бланков документов можно ознакомиться в демонстрационной базе (входит в состав приложенного диска CD). Включенные в демонстрационную базу документы являются образцами составления документов различных видов.
Перечень документов, необходимых для прохождения проверки надзорных органов
Перечень является приложением к Инструкции по делопроизводству и включает рекомендации по составлению документов, необходимых для прохождения проверки:
- органами государственного пожарного надзора,
- органами государственного санитарно-эпидемиологического надзора,
- государственной инспекцией труда.
Содержание нормативных документов
Инструкция по делопроизводству
Инструкция по делопроизводству разработана с учетом лучших практик успешных российских компаний. Отвечает требованиям общегосударственных нормативно-методических документов по организации делопроизводства. Инструкция содержит методику ведения делопроизводства и документооборота с учетом роли секретаря-делопроизводителя и других подразделений, задействованных в процессах работы с документами. Инструкция включает последовательность операций, производимых в программе "1С:Документооборот 8 ПРОФ".
Основные разделы Инструкции по делопроизводству:
- Особенности электронного документооборота.
- Правила делопроизводства. Общие требования к подготовке и оформлению документов (правила оформления реквизитов, параметры страниц, оформление бланков документов, состав документов организации).
- Правила документооборота (автоматизация документооборота, прием и первичная обработка документов, регистрация входящих/внутренних/исходящих документов, предварительное рассмотрение, порядок рассмотрения должностными лицами, порядок исполнения, контроль исполнения, создание документов, отправка документов, утверждение, учет и анализ объемов документооборота).
- Хранение документов (разработка и ведение номенклатуры дел, формирование дел и их текущее хранение, подготовка бумажных дел к передаче в архив, использование архивных документов, уничтожение документов).
- Работа с печатями, штампами и бланками документов (порядок изготовления, учета, выдачи, хранения и использования).
Строгое следование положениям документа сводит к минимуму ошибочные действия исполнителей, такие как неверная маршрутизация документов, ошибочные списки согласующих лиц, неверный учет и хранение документов и многие другие.
Автоматизация делопроизводства обеспечивается программой "1С:Документооборот 8 ПРОФ", функциональные возможности которой соответствуют положениям Инструкции по делопроизводству.
Положение о работе с договорной документацией
Регламентация договорной работы значительно повышает ее эффективность, а также минимизирует правовые и коммерческие риски, связанные с неисполнением договорных обязательств. Несмотря на отраслевую специфику договорной работы, в ней есть стандартные процедуры, требующие упорядочения. Применение Положения о работе с договорной документацией повысит эффективность таких процессов, как:
- подготовка договоров (договорные документы будут готовиться по унифицированным формам в соответствии с принятыми стандартами);
- согласование договоров (сократится время согласования и количество задействованных в согласовании участников);
- учет договорной документации (исключены потери договоров и связанной с ними документации, быстрый поиск по документам), выполнение обязательств по договорам с обеих сторон (ответственные за работу с договорами будут иметь актуальную и структурированную информацию по заключенным договорам).
Положение представляет договорную работу в виде логичной последовательности операций с учетом функционального распределения ролей по конкретным исполнителям. Положение содержит полный жизненный цикл договора – от возникновения потребности в его заключении до передачи на хранение.
Основные разделы Положения:
- Разработка типовой формы договора (ТФД): цель разработки, порядок подготовки, утверждение, регистрация и хранение, актуализация и отмена действия.
- Автоматизация подготовки договора: создание шаблонов договоров и создание текстов договоров по шаблону.
- Подготовка договора: выбор формы договора, подготовка договоров различных форм (типовой и нетиповой).
- Оформление, подписание и регистрация договоров.
Управление договорами: хранение и использование оригиналов заключенных договоров, хранение электронных версий договоров, учет связанных документов, управление сроком действия договора, учет суммы договора, контроль исполнения договорных обязательств, расторжение договоров.
Положение регулирует деятельность инициатора заключения договора и работника бухгалтерии в рамках договорной работы. Значительное внимание в Положении уделено подготовке типовых форм договоров.
Использование типовых форм договоров является лучшим способом оптимизации договорной работы за счет сокращения времени подготовки договора, сокращения количества сотрудников, участвующих в согласовании, сокращения возможных рисков. При этом снижается нагрузка на руководство компании.
Положение содержит подробное описание процесса автоматизации договорной работы, включая создание шаблонов договоров, что исключает использование неутвержденных форм, контроль сроков и обязательств исполнения договоров, учет связанных документов и другие возможности автоматизированного управления договорными документами.
Должностная инструкция секретаря-делопроизводителя
Закрепляет должностные обязанности за секретарем-делопроизводителем, содержит детальное описание выполняемых операций. Устанавливает квалификационные требования к должности, что облегчает подбор кандидатов на вакансию секретаря-делопроизводителя. Позволяет новому сотруднику быстро освоить должностные обязанности.
Компакт-диск
На приложенном к книге диске находятся следующие материалы:
- каталог "RTF" – нормативные документы, шаблоны и бланки в формате RTF (такие файлы могут быть открыты наиболее распространенными программами для работы с текстами);
- каталог "PDF" – нормативные документы, шаблоны и бланки в формате PDF;
- каталог "Схемы процессов" – схемы процессов, описанных в Положении о работе с договорной документацией. Схемы представлены в формате GRS (графическая схема "1С:Предприятия 8");
- каталог "Демобаза" – файл выгрузки демонстрационной информационной базы "1С:Документооборот" версии 1.2.6.2 "1cv8.dt", которую можно использовать в качестве основы при внедрении программы "1С:Документооборот 8 ПРОФ".
Демонстрационная база данных
Демонстрационная база данных (далее – демобаза) содержится в каталоге "Демобаза" на приложенном к книге компакт-диске. Демобаза представляет собой типовую модель организации делопроизводства и документооборота на примере дизайн-бюро интерьеров "Азбука стиля".
Демобаза показывает не все возможности программы, а только применение методики организации делопроизводства и документооборота в программе "1С:Документооборот 8 ПРОФ". В демобазе можно проследить этапы работы с различными видами документов, описанные в комплекте нормативных документов. Демобаза может использоваться:
- для демонстрации методики специалистам организации,
- самостоятельного изучения методики специалистами организации,
- создания новой информационной базы с уже готовыми настройками.
При создании информационной базы в вашей организации можно перенести из демобазы такие настройки и элементы, как:
- виды документов,
- шаблоны документов,
- шаблоны процессов по видам документов,
- структуру папок внутренних документов,
- структуру папок файлов,
- номенклатуру дел,
- роли исполнителей,
- примеры документов, размещенных в демобазе.
Предложенная в демобазе структура папок раздела Документы и файлы справочника Внутренние документы выстроена по видам документов и рекомендована для организации поиска и хранения внутренней документации. Структура папок совпадает с описанием состава документов организации в Инструкции по делопроизводству.
В демобазе показана работа с договорной документацией, включая процесс подготовки типовой формы договора.
Работа с организационно-распорядительной документацией продемонстрирована рядом приказов по основной деятельности и по личному составу (раздел Документы и файлы – справочник Внутренние документы – папка Организационно-распорядительная документация).
Использование пособия
Пособие содержит план работ по постановке делопроизводства, в соответствии с которым требуется:
Назначить ответственного за ведение делопроизводства. Такая роль в комплекте документов отведена секретарю-делопроизводителю, должностные обязанности и квалификационные требования к которому содержатся в Должностной инструкции секретаря-делопроизводителя.
Провести аудит делопроизводственных процессов. Определить количество видов документов, используемых в организации. Выделить основных участников процессов работы с документами. Внести необходимые изменения в Инструкцию по делопроизводству и Положение о работе с договорной документацией (если требуется).
Утвердить приказом руководителя компании Инструкцию по делопроизводству и Положение о работе с договорной документацией.
Привести делопроизводственные процессы в соответствие утвержденным нормативным документам.
Внедрить программу "1С:Документооборот 8 ПРОФ" с использованием демонстрационной базы данных для первоначальных настроек.
Этапы внедрения программы должны соответствовать этапам внедрения нормативных документов. Например, одновременно с введением в действие Инструкции по делопроизводству вводятся в действие те модули программы, работа с которыми описана в данном нормативном документе: регистрация входящих/исходящих/внутренних документов, номенклатура дел и др. Далее производятся настройки программы с учетом той последовательности операций, производимых в программе, которая содержится в Положении о работе с договорной документацией.
Преимущества использования пособия
В пособии заложен системный подход к управлению документами, что в целом повышает эффективность работы компании за счет:
- снижения влияния человеческого фактора при работе с документами и как следствие сокращения числа ошибок и случаев пропажи документов,
- сокращения сроков подготовки качественной документации,
- сокращения сроков поиска нужной информации,
- сокращения трудоемкости выполнения типовых операций,
- принятия эффективных управленческих решений на основе информации, обладающей оптимальной достоверностью, актуальностью и полнотой,
- повышения исполнительской дисциплины,
- четкого распределения функциональных обязанностей и зон ответственности между исполнителями,
- оптимального распределения информационных потоков, которое влияет на общую эффективность работы сотрудников организации.
Презентация методического комплекта:
