Инструмент управления бюджетами

Автоматизация учета на сегодняшний день для многих компаний – дело привычное. Внедрив системы бухгалтерского и управленческого учета, руководство компаний задумывается о следующих шагах – консолидации данных, автоматизации подсистем МСФО, бюджетирования. При этом для предприятий, выбравших в качестве платформы конфигурацию 1С:Управление производственным предприятием 8, чаще всего логичным шагом становится развитие именно этой системы для автоматизации новых разделов учета.

Среди решений компании 1С и 1С-совместимых решений систем для автоматизации бюджетирования не так уж и много. Среди них 1С:Управление производственным предприятием 8 (далее УПП) – старейшее. Большинство остальных решений в основе содержит именно функционал, заложенный в УПП. В этой статье мы хотим остановиться на нескольких задачах, которые нам приходилось решать для 99% наших заказчиков в проектах по автоматизации бюджетирования. Этот опыт лег в основу нашей разработки, которая будет полезна любой компании, внедряющей данную подсистему в 1С:УПП.

Задача 1

Многие компании до запуска проекта по автоматизации бюджетирования уже имеют свои бюджетные формы и, зачастую, имеют некую автоматизацию работы с ними в Excel. В Excel одним из основных механизмов является использование формул, при помощи которых для статей бюджета пользователь может сам задать правила расчета по итогам других статей. Для бюджетных форм это необходимо – помимо данных по каждой статье, для принятия решений необходимо видеть итоги (итоговые суммы по разным группам расходов, прибыль различных уровней для БДР, денежный поток для БДДС и т.д.).

В Excel настроить такую статью легко и просто – достаточно ввести формулу, кликнув по ячейкам исходных статей:

Рисунок 1.jpg

При этом в Excel расчет по формуле происходит динамически. Как только поменялась сумма в исходной ячейке, автоматически пересчитывается сумма в ячейке итоговой.

Как решить такую задачу в 1С:Управление производственным предприятием 8? Ответ – сложно. Первый вариант – настроить для каждой такой статьи правила расчета с помощью специального документа «Расчет по модели бюджетирования»:

image002.jpg

Но такой способ имеет ряд недостатков:

  • Расчет настраивается только для плановых данных, причем для каждого сценария отдельно. Для фактических данных расчет по статьям таким образом настроить не удастся.
  • Такой расчет не выполняется динамически. То есть при изменении данных по первичным статьям необходимо каждый раз в правильной последовательности пересчитывать результат по расчетным статьям.

Второй вариант решения задачи. Статьи, рассчитываемые путем сложения и вычитания, могут быть настроены как группы в справочнике «Статьи бюджета»:

image003.jpg

И у этого способа есть недостатки:

  • Группы выводятся в отчете по бюджету сверху, т.е. в отчете сначала будет отражаться результат (статья «Валовая прибыль»), и только потом данные по первичным статьям. При наличии нескольких последовательно рассчитываемых статей все они должны быть настроены как группы и выводиться в отчете по бюджету будут сверху вниз в обратном порядке (т.е. сначала чистая прибыль, затем прибыль до налогообложения, затем операционная прибыль и т.д.). С такой формой представления бюджета готовы согласиться далеко не все компании.
  • С помощью данного способа нельзя отразить статьи, рассчитываемые не сложением или вычитанием (например, «Процент валовой прибыли»);

Задача 2

Многие компании на основании одних и тех же данных составляют несколько отчетных форм по бюджетам – более детальные для руководителей ЦФО и менее детальные, сводные формы для руководства компаний. Например, в форме бюджета для конкретного ЦФО могут присутствовать такие статьи как «Расходы на подбор персонала», «Расходы на обучение сотрудников», «Командировочные расходы», а для формы, предоставляемой руководству, все эти данные должны быть отражены в одной строке – «Расходы на персонал».

Как решается данная задача в типовой конфигурации? Основной аналитикой бюджетирования в 1С: УПП является справочник «Статьи оборотов по бюджетам». Бюджеты являются способом представления данных по этим статьям. Но в справочнике «Статьи бюджета» для каждой статьи (по сути, для каждой строки отчета по бюджету) можно выбрать только одну статью оборотов. А это означает, что для создания сводной формы для руководства нужно ввести сводные статьи, настроить расчет данных по ним, рассчитать эти данные и уже затем формировать по ним отчет.

Задача 3

Данная задача не является настолько распространенной, как первые две, но также встречается часто. У многих компаний форма бюджета доходов и расходов содержит не только сумму по каждой статье, но и процент вхождения этой суммы в оборот по каким-то другим статьям (как правило, процент от выручки):

image004.jpg

Получить отчет по такой форме в типовой конфигурации 1С:УПП невозможно.

Также, прежде чем перейти к описанию нашего решения вышеперечисленных задач, необходимо отметить следующее. Отчеты по бюджетам в типовой конфигурации имеют достаточно большие ограничения при их настройке в пользовательском режиме:

  • В качестве группировки колонок может использоваться только одна аналитика бюджетирования;
  • Для строк всегда верхней группировкой является статья бюджета. Т.е. сформировать отчет по бюджету в виде «ЦФО» - «Статья» нельзя (подчеркнем, что речь идет именно об отчетах по бюджету);
  • Внешний вид отчетов (шрифты, цвета и т.д.) не может быть изменен пользователем.

Решение задач 1-3

Решение всех перечисленных выше задач мы объединили в отдельную разработку, которая содержит:

  • Возможность настройки формул для справочников «Статьи бюджета» и «Счета бюджета» в пользовательском режиме. Данная настройка позволяет выполнять динамический расчет статей при формировании отчетов по бюджетам (по аналогии с настройкой формул в Excel) – решаем задачу 1.
image005.jpg
  • Возможность указания списка статей оборотов для одной статьи бюджета. Это позволяет настроить несколько форм бюджетов на основании одного списка статей оборотов (бюджеты по детальным статьям для ЦФО, бюджеты по укрупненным статьям для руководства) – решаем задачу
  • Новые отчеты «Бюджет» и «Сравнительный анализ по бюджету». Отчеты разработаны на системе компоновки данных, позволяют использовать все аналитики бюджетирования в качестве отборов и группировок строк и колонок, настраиваемый в пользовательском режиме внешний вид, сохраняемые настройки. Новые отчеты не содержат перечисленных выше ограничений при работе с типовыми отчетами по бюджету.

Отчет «Сравнительный анализ по бюджету» имеет возможность помесячной настройки прав доступа к отчету, а также возможность комментировать показатели по каждой статье бюджета с возможностью сохранения комментариев и выгрузки в MS Excel. Финансовый директор (или другой сотрудник, обладающий специальными правами) может настраивать любым пользователям доступ к отчету (Интерфейс назначения прав на доступ к отчету), но не ко всему, а к определённым периодам и определенным частям отчета, относящимся к определенному ЦФО или проекту.

Таким образом, ответственные лица филиалов, подразделений или отделов могут работать с данным отчетов, но будут видеть только те данные, которые им разрешено видеть. А финансовый директор может просматривать весь отчет целиком. Работа с комментариями строится следующим образом: после сбора фактических данных за отчетный период (например, месяц), происходит открытие этого периода для записи комментариев.

Ответственные сотрудники филиалов или подразделений отчитываются по своим статьям с помощью написания комментариев. Затем возможность добавления для ответственных сотрудников закрывается, а финансовый директор имеет возможность их просматривать и оставлять свои комментарии. Таким образом, может происходить согласования и защита достигнутых по факту показателей за отчетный период, а также отклонений от первоначального плана.

image006.jpg

В отчете «Бюджет» также реализован вывод дополнительного показателя «Процент от статьи» (расчет процента вхождения каждой статьи в выбранную, например, процент от выручки). При этом статьи, от которых рассчитывается процент, указываются пользователем в форме отчета – решаем задачу 3.

image007.jpg

В данной статье мы постарались показать примеры решения типичных задач бюджетирования. На примерах мы увидели, что лучше обратиться к профессионалам и решить свои задачи быстро и без лишних затрат, т.к. у них уже есть опыт решения.

Стоимость

В следующей статье мы расскажем про другие решения наиболее часто встречающихся задач.

Авторы: Вишнякова Юлия, Гильченко Николай – методологи отдела бюджетирования

Другие наши разработки


Возврат к списку