Упорядочение информационных систем

Введение

"Компьютеры бесподобны: за несколько минут они могут совершить такую грандиозную ошибку, какую не в состоянии сделать множество людей за многие месяцы" (Мерл Мичэм).

Представить себе современное ведение учета без информационных систем сложно, хотя до сих пор можно встретить и «амбарные книги» и просто тетрадки с блокнотами, но, как правило, учет в современном мире ведется в информационных системах, возможно простых, хотя бы в MS Excel. При этом, в настоящее время, эффективное управление компанией включает в себя многие аспекты, в том числе – анализ затрат и оптимизация издержек, анализ собственной деятельности, прогнозирование рынка и многие другие. Значительная часть таких исследований собственной деятельности и окружающей обстановки заключается в сборе большого количества информации в отчетах определенной формы. И уже на основе полученной отчетности осуществляется управление, производятся реформы в деятельности.

Для получения такого рода информации сотрудникам приходится тратить огромное количество времени на получение и связывание необходимых данных из разнородных систем, а когда задачи построения таких отчетов ставятся перед разработчиками, стоимость исполнения подобной работы может быть высокой только из-за трудностей в связывании различных данных.

Так как компьютеризация и информационные системы вошли в нашу жизнь уже давно, сейчас некорректно говорить, что техника дорогая, что дешевле взять еще пару сотрудников, чтобы выполнить бумажную работу (зарплата бухгалтера в настоящее время заметно превышает стоимость среднего офисного компьютера). Достаточно представить себе формы регламентированной отчетности, чтобы понять, что вручную их заполнять сложно, а так же растущие объемы документооборота с меняющимися регламентами печатных форм. Поэтому большая часть компаний использует для своего учета различные информационные системы, позволяющие упорядочивать и хранить нужные данные.

Использование информационных систем в компаниях началось достаточно давно и используемые системы за прошедшие годы видоизменялись, модернизировались, заменялись, разрастались, дополнялись, объединялись, разделялись, усложнялись, упрощались… в общем жили, как и подобает информационным системам, своей жизнью. Все это мы называем информационным пространством (информационной инфраструктурой, IT-инфраструктурой) компании. Отметим, что в процессе изменения теряется документация, логика построения информационного пространства, а, в результате, сильно падает качество, производительность и возможность дальнейшего развития. Иногда для поддержки такого разросшегося «монстра» требуется держать достаточно большой собственный IT-отдел, который занимается непрерывным исправлением возникающих то тут, то там ошибок, недоработок. Причем с течением времени, текущего состава специалистов может не хватать, так как дальнейшее увеличение нагрузки упирается в физические возможности разработчиков, а сложная структура системы при отсутствии документации делает невозможным распараллеливание процессов.

Процесс приведения информационного пространства не может быть универсальным для любой наугад выбранной компании, но при этом существуют определенные этапы, через которые стоит, а иногда просто придется пройти. Представленный в статье подход охватывает все задачи, которые могут возникать в процессе изменения информационной инфраструктуры, но не обязательно, что каждая такая задача проявится именно в Вашем проекте.

Любой проект по упорядочению информационного пространства укрупненно делится на следующие возможные этапы, в статье мы подробно остановимся на каждом:

  1. Внутренний аудит информационной инфраструктуры. Этот этап позволяет получить четкое представление о текущем состоянии систем, а так же сформировать видение дальнейшего изменения и упорядочения информационного пространства.
  2. Переход к меньшему количеству систем. Реализация данного этапа не всегда возможна. Мы рассмотрим подходы к уменьшению компонент информационного пространства, тем самым добиваясь упрощения.
  3. Упрощение и упорядочение схем обмена данными. И этот этап не всегда возможно реализовать по разным причинам, но мы покажем, как построить и оптимизировать процессы обмена информацией между компонентами информационного пространства.

Основные цели и результаты упорядочения будут подробнее описаны в последней главе данной статьи, но в общем виде их можно представить так:

  1. Сокращение и оптимизация затрат на IT-инфраструктуру и на поддержку систем.
  2. Повышение производительности информационного пространства.
  3. Упрощение процедур перехода на новые системы.
  4. Подготовка технической документации для информационной инфраструктуры.

1. Внутренний аудит информационного пространства

"Чтобы обнаруживать ошибки, программист должен иметь ум, которому доставляет удовольствие находить изъяны там, где, казалось, царят красота и совершенство" (Фредерик Брукс-младший).

Первым шагом любой модернизации или изменения (в том числе и упорядочения систем) должен являться аудит информационного пространства. Он может проводиться как собственными силами компании, так и путем привлечения сторонних консультантов или разработчиков. В любом случае, на этом этапе требуется вовлеченность в процесс очень многих служб и отделов. Что же, как минимум, подразумевается под аудитом?

  1. Создание перечня всех используемых информационных систем и их задач на предприятии. Следует отметить, что это не только базы данных, но, в том числе, и используемые файловые хранилища, возможно бумажные носители. Пример такого описания представлен на рисунке 1
  2. Анализ структуры взаимодействия между компонентами информационного пространства. Это процедуры обмена данными, системы оповещений и настройки интеграции компонент.
  3. Уточнение доступа пользователей и использование ими конкретных компонент. Указание неиспользуемых систем. Сводный пример пп. 2 и 3 представлен на рисунке 2.
  4. Указание не до конца внедренных/настроенных систем

рисунок 1.

Рисунок 1. Перечисление информационных средств

рисунок 2.

Рисунок 2. Структура взаимодействия и пользователи

2. Переход к меньшему количеству компонент с сохранением эффективности

"Простота – высшая ступень искусства" (Брюс Ли).

Одним из важных шагов для упорядочения информационной инфраструктуры – это, в первую очередь, сокращение количества компонент. Уменьшив число «кубиков», из которых строится пространство, мы получим более простую структуру, которую легче поддерживать и развивать.

Именно для того, чтобы выяснить, как можно упростить информационное пространство и проводится аудит. Отметим, что переход не всегда возможен в силу большого количества причин (дополнительные затраты как на программное так и на аппаратное обеспечение, исторически сложившиеся системы, защита информации путем разделения). Но, несмотря на это, мы имеем достаточно большой выбор путей сокращения и упрощения пространства:

  • Объединение сходных по функциональности компонент в единую компоненту.
  • Модернизация. Установка такой обновленной компоненты, которая позволяет объединить в себе несколько компонент.
  • Перенос функционала одной компоненты в другую. Если четко определены функции каждой компоненты, то можно используя встроенные средства или путем небольшой доработки провести объединение, например от хранения внешних файлов на сервере перейти к их хранению в имеющейся базе данных или интегрировать в имеющуюся систему дополнительный модуль документооборота. Этот подход очень полезен, в случаях, когда функционал ликвидируемой компоненты используется крайне мало или область задач этой компоненты небольшая.
  • Внедрение новой комплексной системы, объединяющей большое количество старых разнородных компонент. Это самый сложный, но, зачастую, наиболее эффективный способ.

Представленный на рисунке 3 пример, конечно, не показывает сложной ситуации, в реальной жизни систем гораздо больше и взаимосвязи между ними сложнее.


Рисунок 3.

Рисунок 3. Упрощенная структура

3. Методики построения обменов данными и интеграции систем

"Когда кажется, что все уже работает, все объединено в систему – вам еще осталось работы на четыре месяца" (Чарльз Портман).

Прежде, чем приступать к реорганизации в информационном пространстве компании обратите внимание на обмены данными между компонентами информационного простраснтва. Необходимо регламентировать ввод первичной информации для дальнейшего переноса. В идеале все обмены должны быть односторонними, а ввод информации централизованный, но, как правило, приходится создавать двусторонние настройки обменов[1]. Предыдущий этап (переход к меньшему количеству систем) упростит инфраструктуру с точки зрения количества подсистем, этап реорганизации обменов упросит процедуры переноса данных – меньше обменов – меньше требований по поддержке их актуальности.


рисунок 4.


Рисунок 4. Не пересекающаяся первичная информация и консолидация


Универсальной методики для построения интегрированной системы создать нельзя, но при разработке корректной и однозначной системы обменов данными (интеграции) необходимо выполнить следующие действия:

  1. Регламентировать ввод первичной информации для каждой компоненты для исключения[1] дублирования ввода. Главное на этом этапе установить границы пользовательского ввода информации в систему.
  2. Определить регламенты и протоколы процедур обменов. Практически все современные системы поддерживают как построение он-лайновых систем обмена данными, так и периодических. При этом у каждого подхода есть свои плюсы и минусы, а в зависимости от выбранных платформ, базового программного обеспечения и выбранных протоколов трудоемкость написания обменов может сильно отличаться. Поэтому необходимо предварительно указать для каждой связи в модели информационной системы следующие параметры:
  • Расписание обменов данными/Периодичность обменов/Он-лайновость обменов.
  • Протоколы обменов, используемые технологии обмена данными.
  • Перечень объектов информационной системы, которые переносятся в конкретной процедуре обмена.
  • Правила конвертации объектов.
  • Приоритетность версий объектов (чрезвычайно важно для двусторонних обменов или в случае дублирования ввода информации).
  • Правила регистрации изменений (перечня объектов для миграции)

После реализации провести тестовую эксплуатацию построенной системы обменов. Даже четко поставленные задачи интеграции в силу различных причин[2] могут быть реализованы с ошибками.

  1. Примеры самых распространенных проблем в построении системы с обменами данными.
  2. Перенос однородной информации в обе стороны без установленных приоритетов (пример наиболее характерный для систем на платформе 1С и систем оперативного учета: номенклатура, контрагенты, документы).
  3. Перенос пересекающейся информации из нескольких подсистем, ввод дополнительных фильтров, усложняющих процесс обмена и вытекающие отсюда ошибки.
  4. Дублирование информации (нарушение синхронизации)
  5. Некорректная первичная синхронизация информации (накопленные данные в ранее не интегрированных компонентах)

4. Экономия средств, оптимизация затрат и уменьшение стоимости владения

"Всякая экономия, в конечном счете, сводится к экономии времени" (Карл Маркс).

Одна из основных причин наведения порядка – это уменьшение стоимости владения информационной инфраструктуры. Это достигается за счет уменьшения трудозатрат на поддержку, обновление, сопровождение систем и компонент, входящих в информационное пространство компании. Так же сильно влияет уменьшение количества обменов данными, каждый из которых нужно поддерживать в актуальном состоянии.

Попробуем резюмировать, из чего может состоять упорядочение, и какие положительные эффекты каждый элемент упорядочивания в себе несет. Следует отметить, что каждый этап влечет определенные затраты – временные и материальные, но эти затраты окупаются в дальнейшем. Хотя бы потому, что у любой информационной системы есть такое понятие как «жизненный цикл» и, так как любая система устаревает и требует полной замены, проект по внедрению новой системы повлечет за собой предварительное упорядочение, но, возможно, в более сжатые сроки, что в итоге скажется на качестве[1].


4.1 Внутренний аудит информационного пространства

Проведение внутреннего аудита позволяет определить полную структуру работы информационного пространства, пользователей и отдельных компонент. На этом этапе не происходит непосредственной реорганизации, но подготавливается новая оптимизированная схема взаимодействия. Кроме этого происходит описание всего процесса работы системы, зачастую пересматриваются и бизнес-процессы компании (видоизменяющиеся из-за возможного отсутствия контроля в течение многих лет). При этом, в целях экономии средств, возможно проводить аудит собственными силами, без привлечения консалтинговых компаний и компаний-интеграторов. Итак, какие же плюсы от такой ревизии информационной системы:

  • Описание собственной IT-инфраструктуры в целом
  • Описание взаимодействия компонент пространства
  • Описание действий пользователей
  • Наглядная структура информационного пространства
  • Описание бизнес-процессов, подготовка к их оптимизации
  • Формирование видения дальнейшего изменения системы
  • Формирование перечня основных и второстепенных целей по развитию/изменению системы

4.2 Уменьшение количества компонент

С каждой удаленной из информационного пространства компонентой пропадает необходимость ее дальнейшего развития и поддержки. Это экономит определенное количество трудозатрат, а, следовательно, и бюджет на сопровождение. Освобожденные таким образом средства можно использовать на разработку нового функционала, на удаление других компонент или просто отразить как собственную прибыль, ведь принцип «сэкономил – значит, заработал» никто не отменял, он прекрасно действует. Кроме этого, удаление компоненты автоматически упраздняет все обмены данными с этой компонентой, что дополнительно увеличивает экономию средств на поддержку. Удаленные компоненты полностью освобождают и аппаратные ресурсы. В целом, удаление излишних компонент влечет следующие положительные эффекты:

  • Упрощение информационной инфраструктуры
  • Уменьшение затрат на поддержку и сопровождение
  • Уменьшение количества обменов
  • Уменьшение требований к аппаратной части

4.3 Упрощение системы обменов

Качественно реорганизованная и упрощенная система обменов позволяет избегать дублирования ввода информации без падения производительности всей системы в целом. При этом достоверность информации только повышается, а затраты на поддержку таких обменов уменьшаются.

Отчасти, упрощение системы обменов связано с уменьшением количества компонент, но даже в случае, если удаления не происходит, хорошо реорганизованный обмен заметно упрощает работу всех пользователей системы и специалистов поддерживающих ее. Очень важная задача, когда существуют обмены данными, держать их в актуальном состоянии – произошло обновление или изменение компоненты – нужно пересмотреть все обмены, затрагивающие ее. Что же дает нам реорганизованная упрощенная система обменов:

  • Упрощение информационной инфраструктуры
  • Уменьшение затрат на поддержку актуальности обменов
  • Уменьшение количества обменов данными, а значит и временных затрат на их проведение (особенно важно при ручных обменах данными)
  • Увеличение достоверности информации
  • Упрощение дальнейшего развития информационного пространства (систем и компонент, входящих в него)
  • Четкие регламенты ввода данных и их миграции (в течение непрерывного изменения и развития, зачастую, документация по процессам обмена становится неактуальной, что усложняет их развитие)

4.4 Документирование информационной системы

Отличным дополнением ко всем вышеперечисленным этапам упорядочения информационного пространства будет написание документации по реорганизованной инфраструктуре. Хорошее описание позволяет с меньшими трудозатратами в дальнейшем развивать и поддерживать информационное пространство компании.

Как правило, при многолетнем использовании и постоянном изменении систем и компонент информационного пространства компании, документация не актуализируется, что затрудняет дальнейшее развитие или старт проекта по замене системы/компоненты.

При этом, специалистам, занимающимся поддержкой либо не хватает времени на написание документации по изменениям, либо не осознается важность документирования изменений, которые могут затрагивать достаточно важные, основополагающие процессы компании.

Сложности возникают, когда требуется оперативно внести изменения в сложный процесс, но при этом для реализации такой задачи требуется провести подробный анализ компонент информационного пространства. Если бы под рукой находилось актуальное описание, то доработка не вызвала бы дополнительных трудозатрат на подготовку.

Однако, следует учесть, что документация – не панацея от всех «болезней» развития, кроме того, неграмотно составленная документация пойдет только во вред, а излишнее описание только увеличит трудозатраты, но не принесет пользы. Здесь очень важно найти ту «золотую середину», когда документ содержит актуальную информацию в объеме не более и не менее чем это требуется. Осознание, какой объем детализации описания требуется, приходит только с опытом.

В любом случае, грамотное, актуальное документирование имеет лишь один недостаток – это дополнительные трудозатраты на написание и актуализацию документов, но при этом имеет массу преимуществ:

  • Отсутствие дополнительных затрат на анализ компонент при реализации сложных задач
  • Упрощенный регламентированный ввод новых компонент
  • Упрощенный процесс замены или модернизации информационного пространства
  • Описание всех бизнес-процессов и технологических процессов компании
  • Описание возможных действий пользователей, инструкции, упрощение подключения новых пользователей к системе и их обучения

Заключение

Изложенные в статье методики могут быть недостаточно универсальными, довольно сложными и затратными, но их главная цель – это упорядочить собственную информационную инфраструктуру. При удачном комбинировании возможных подходов, можно достаточно быстро и качественно (и при разумных затратах) реорганизовать собственное информационное пространство.

Мы постарались показать все основные плюсы (и возможные минусы) при проведении подобного рода работ. Примеров таких проектов в нашей практике было немало, и к каждому проекту требовался свой подход. Но главным результатом таких проектов была практически новая, оптимизированная, стабильная и легко масштабируемая система.

В процессе реорганизации возникает много трудностей, причем совершенно различных, в зависимости от выбора пути реорганизации. Но, при ответственном подходе, четком видении и осознании целей, а так же при качественном исполнении, системы (информационные пространства компании), полученные в результате таких проектов оказываются крайне эффективными, позволяющими в дальнейшем заметно сократить затраты на содержание и развитие. А четко выстроенная, хорошая система позволяет реализовывать новые задачи, которые диктуются окружающей нас действительностью.

В хорошей системе легко написать новый сложный отчет, который даст актуальную информацию, как руководителю, так и пользователю. Хорошую систему легко обновить в соответствии с новыми требованиями законодательства. Хорошая система сократит трудозатраты пользователей на ввод и получение информации. У хорошей системы редко возникают ошибки. Хорошей системой можно гордиться!

А самое главное, в хорошей системе – хорошо работается!

Автор статьи: руководитель проектов ГК "СофтБаланс" Абдурагимов Эмин


[1] Пример основан на выполненных проектах упорядочения систем и сильно упрощен, реальное количество компонент зачастую превышает 80-100 элементов.


Возврат к списку