Автоматизация учета в центральной бухгалтерии Федерального Государственного Образовательного Учреждения Санкт-Петербургского Государственного университета на базе программы «1С:Бухгалтерия 7.7 для бюджетных учреждений»

Группа Компаний «СофтБаланс» в 2009 году успешно завершила проект по автоматизации бухгалтерского, налогового, оперативного учета в крупнейшем ВУЗе – Санкт-Петербургском Университете на базе программы «1С:Бухгалтерия 7.7 для бюджетных учреждений». Автоматизировано 100 рабочих мест. Единая решение позволило бухгалтерии Санкт-Петербургского Университета повысить эффективность бухгалтерского, налогового оперативного учетов, перейти на качественно новый уровень учета, а также объединить учет доходов и расходов денежных средств всей разветвленной сети Университета, которая включает два Учебно-научных комплекса (ВУНК – Василеостровский учебно-научный комплекс, ПУНК – Петродворцовый учебно-научный комплекс), а также 32 подразделения - факультета.

Санкт-Петербургский государственный университет основан в 1724 году. В настоящее время Федеральное государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Санкт-Петербургский государственный университет» - это ведущий Российский центр образования, науки и культуры, который осуществляет учебную и научно-исследовательскую деятельность, он считается одним из лучших российских вузов, занимая в рейтингах лидирующие позиции.

В начале 2008 года руководство Университета приняло решение о переходе бухгалтерии Университета на программу «1С:Бухгалтерия 7.7 для бюджетных учреждений» . Предпосылками к данному решению послужило несоответствие старого программного обеспечения инструкции № 148 Н (Инструкция регламентирующая ведение бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях), а также решение руководства Университета о расширении информационного пространства, а соответственно и возможностей учета.

В качестве исполнителей данных работ была выбрана компания «СофтБаланс», которая имеет большой и успешный опыт внедрения проектов в бюджетных организациях. Была сформирована рабочая группа из специалистов компании-внедреца и специалистов бухгалтерии ректората, проведено предпроектное обследование, в результате которого, были определены приоритетные для автоматизации участки бухгалтерии.

Одним из условий успешного внедрения проекта автоматизации бухгалтерского учета было решение поставленной задачи по переносу данных из существующего программного обеспечения в систему 1С, с последующим формированием всех отчетных показателей. В конфигурации реализована возможность загрузки «Заявок на кассовый расход» от подразделений Университета с разделением этих функций на два Учебно-научных комплекса (ВУНК – Василеостровский учебно-научный комплекс, и ПУНК – Петродворцовый учебно-научный комплекс) с последующей выгрузкой в Казначейство и обработкой выписки из него. Для подразделений формируется ежедневная выписка по их лицевому счету в рамках общей выписки по единому счету в Казначействе.

Университет взаимодействует с двумя складами, работу которых необходимо было интегрировать в единую информационную систему. Для этого в системе был организован оперативный учет, в процессе которого поступление на склад товаров осуществляется с функцией контроля по Госконтракту.

Разработан дополнительный функционал связи бухгалтерских документов на основании первичных складских.

Санкт-Петербургский Университет осуществляет учет драгоценных металлов - это очень ответственный учет, который постоянно требует особого внимания, контроля и отчетности. Для этого в системе предусмотрена возможность ведения учета драгоценных металлов с указанием чистого и лигатурного веса, вида драгметалла, пробы.

Как любое современное учебное заведение СПб ГУ имеет предпринимательскую деятельность, учет которой достаточно специфичен и должен быть максимально прозрачным.

В связи с этим в системе реализован учет взаиморасчетов, таких как – услуги связи, автотранспортные услуги между подразделениями с помощью документов «Заказ-счет», а также учет поступления и реализации услуг со сторонними организациями.

Для организации налогового учета, а также его правильным отображением в программе 1С ведены дополнительные реквизиты, необходимые для этого. Теперь налоговый учет строится автоматически на основании документов и операций, которые вводятся пользователями. В процессе внедрения проекта консультанты компании «СофтБаланс», провели обучение специалистов бухгалтерии СПбГУ, оказали консультационную поддержку для пользователей по всем участкам бухгалтерского учета.

Сейчас в системе автоматизировано более 100 рабочих мест. В едином информационном пространстве работают два Учебно-научных комплекса в режиме on-line: ВУНК и ПУНК.

В результате проекта внедрения достигнуты следующие цели:

• Появилась возможность организовать учет доходов и расходов денежных средств всех подведомственных учреждений;
• Ввод первичных данных на складах дал возможность получения актуальных и достоверных данных, контролируемых программой в разрезе Госконтрактов.
• Есть возможность проводить инвентаризацию на складах, что существенно снизило трудозатраты на сбор информации и формирование инвентаризационной и сличительной ведомостей;
• Дополнительный функционал по формированию бухгалтерских документов на основании складских значительно облегчил процесс ввода данных в программу и уменьшил затрачиваемое время на создание документа;
• Разработан и внедрен бухгалтерский учет драгоценных металлов с возможностью проведения инвентаризации с указанием чистого и лигатурного веса, с последующим формированием сличительной ведомости;
• Организована система формирования счетов-заказов от подразделений, в результате которой стало возможным вести учет взаиморасчетов между подразделениями;
• Разработаны развернутые отчеты по различным участкам бухгалтерии, по складам и в целом по учреждению;
• Систематизирована информация для правильного отображения налогового учета.