Критерии выбора бухгалтерской программы

Источник: "Учет.НАлоги.Право.Северо-Запад" Путеводитель Софт для Бухгалтера

№6 (декабрь) 2008

Автор: Дмитрий Никаноренков, Группа Компаний "СофтБаланс"

Выбор бухгалтерской программы зачастую основывается на опыте и субъективном мнении коллег по цеху. Но такой подход ограничивает круг рассматриваемых продуктов. Правильнее будет обратить внимание на критерии, сформулированные нашим специалистом.

Функциональные возможности

Основным критерием для многих является набор предоставляемых функциональных возможностей системы. Это один из самых обширных для анализа моментов. Большинство программ имеют транзакционный тип ввода данных – большой объем информации в режиме реального времени вводится в систему в виде первичных документов, при этом автоматически формируются определенные проводки. Также программы позволяют вести классический бухгалтерский учет в соответствии с положениями по бухгалтерскому учету.

Если говорить о полноте функционала, например возможности автоматического ведения налогового учета, возможности построения распределенной информационной базы (работа удаленных офисов с последующей синхронизацией введенных данных) и т.д., следует привести перечень стандартных функций, которые можно считать необходимыми для большинства современных бухгалтерских систем:

  • ведение учета по традиционной, упрощенной системе налогообложения или по ЕНВД;
  • оформление первичных документов;
  • учет МПЗ;
  • учет комиссионной торговли;
  • учет операций с тарой;
  • учет банковских и кассовых операций;
  • учет расчетов с контрагентами;
  • учет ОС и НМА;
  • учет основного и вспомогательного производства;
  • учет полуфабрикатов;
  • учет косвенных расходов;
  • учет НДС;
  • учет заработной платы, кадровый и персонифицированный учет;
  • налоговый учет (по налогу на прибыль);
  • автоматические завершающие операции по закрытию месяца;
  • построение стандартных бухгалтерских отчетов;
  • автоматическое формирование регламентированной отчетности.

Типовые конфигурации существующих бухгалтерских программ направлены на обслуживание стандартных бизнес-процессов. Если в компании требуется вести, например бухгалтерский учет строительной деятельности, необходимы формы КС-2, КС-3 и т.д., то, как правило, необходимо использовать специализированные отраслевые решения, которые позволят без глубокой переработки поставляемой системы вести бухгалтерский учет.

К сожалению, далеко не все предлагаемые на рынке бухгалтерские программные продукты могут предложить соответствующие возможности. Поэтому при выборе оптимального типового программного продукта для ведения бухгалтерского учета в компании следует выделить специфические разделы учета, которые могут потребовать дополнительного согласования и доработки при внедрении системы. К таким разделам можно отнести: сложный учет и распределение затрат, экспортные операции, сложный учет НДС, отраслевую специфику и многие другие.

Комплексное обслуживание

Выбирая программу для ведения бухгалтерского учета, стоит обратить внимание не столько на саму программу, сколько на предлагаемое комплексное обслуживание. В первую очередь для бухгалтера важна оперативность отражения изменений законодательства. Постоянное изменение нормативных актов, форм отчетности, правил расчета заработной платы персонала компании требуют от системы своевременного обновления. Это один из самых существенных критериев оценки программы с точки зрения комфорта работы пользователя в системе.

В настоящее время ведущие вендоры* обеспечивают оперативные обновления посредством сети Интернет. Имея зарегистрированную копию программы, собственный уникальный пароль доступа, пользователь имеет возможность оперативно скачивать обновления системы самостоятельно. Такой сервис дает возможность опытным пользователям самостоятельно устанавливать обновления без дополнительных контактов или затрат на вызов специалиста. При этом стоит иметь ввиду, что доработанные конфигурации с измененной бизнес-логикой самостоятельно обновить крайне сложно. В этом случае потребуются услуги соответствующих специалистов.

*Поставщики системы. – Примеч. ред.

Удобство работы в системе

Следующим важным фактором является юзабилити системы. Проще говоря, система должна быть интуитивно понятна пользователю, владеющему предметной областью. В настоящее время ведущие разработчики бухгалтерского программного обеспечения уделяют особое внимание интуитивно понятному интерфейсу системы, возможностям быстрого запуска, самостоятельного освоения системы. Наличие пакета методической литературы способствует успешному запуску системы. Специализированные методические материалы позволяют самостоятельно изучить нюансы работы с новой программой, а также найти ответы на вопросы, возникающие при работе с программой, особенно на этапе запуска.

Техническая поддержка

Одним из самых важных аспектов любой системы является сервис и техподдержка программного комплекса. Причем стоит разделять сервис, необходимый при старте системы и работы по поддержке, необходимые пользователям в процессе эксплуатации программы.

Зачастую при запуске нового программного комплекса необходим первичный перенос данных из предыдущих систем учета. Большинство современных программ позволяют специалистам перенести большую часть остатков, если они имеются в электронном виде. При этом стоит отметить, что далеко не всегда имеет смысл прибегать к сложному процессу автоматического переноса, т.к. в большинстве случаев достаточно потратить относительно немного времени на ручной ввод бухгалтерских остатков. Безусловно, это не относится к остаткам, насчитывающим тысячи записей аналитического учета.

Далее следует поинтересоваться о наличии и качестве предлагаемого обучения пользователей работе с системой. Большинство поставщиков бухгалтерского программного обеспечения имеют собственные учебные центры, а некоторые из них предлагают бесплатное прохождение курса при установке программного продукта. Практически всегда такое ознакомление с системой происходит в специализированных учебных классах партнера. В связи с увеличивающейся сложностью бухгалтерских программ желательно пройти полноценный курс обучения в учебном центре – это существенно снизит время на дальнейшее освоение системы. Значительно реже встречаются случаи, когда достаточно 2-3 часа общения со специалистом для освоения программы. При запуске больших проектов по ведению бухгалтерского учета целесообразно провести обучение на территории заказчика, что снизит временные и финансовые издержки.

В последнее время многие руководители компаний и главные бухгалтеры уделяют особое внимание необходимости обучения персонала при запуске и эксплуатации бухгалтерских систем. Это, несомненно, можно считать правильным современным подходом для создания мощной команды профессионалов в компании и для развития бизнеса в целом.

Профессионализм поставщика

Бухгалтерскую программу необходимо не только установить, но и в дальнейшем обслуживать. Поэтому, выбирая поставщика, с которым вам в дальнейшем придется общаться, оцените уровень и количество его специалистов. В последнее время довольно распространена ситуация, когда компания устанавливает программный продукт, но количество специалистов не позволяет осуществлять оперативную поддержку клиентов или телефонная линия консультаций не готова обслужить всех заинтересованных пользователей. Компетенция и профессионализм сотрудников партнера по поставке и обслуживанию системы для многих пользователей является важным критерием приверженности конкретному программному продукту и компании поставщика. Надо сказать, это абсолютно верное условие.

При отсутствии опыта оценить поставщика программного продукта можно по данным о наличии и количестве соответствующих сертификатов у сотрудников компании и статусов самой организации. В большинстве случаев высококлассные специалисты, способные решать нетривиальные задачи и довести серьезный проект до завершения, сконцентрированы в крупных компаниях, давно работающих в сфере поставки и внедрения бухгалтерских информационных систем.

Информация о возможности компаний и их сотрудниках доступна в сети Интернет и публикуется в открытых источниках.

Возможность работать удаленно

Для большинства компаний ключевым моментом при выборе программного продукта может служить возможность построения системы распределенной информационной базы стандартными средствами. Такая возможность позволит обеспечить одновременную работу в нескольких локальных сетях с одной базой в оффлайн режиме с последующей синхронизацией данных. В основном, это применяется для удаленных офисов или домашнего компьютера бухгалтера.

Основные возможности механизма распределенных информационных баз:

  • интерактивное создание распределенной системы и выполнение обмена данными без дополнительного программирования;
  • обеспечение идентичности конфигураций информационных баз, входящих в состав распределенной системы;
  • подключение новых и отключение существующих узлов;
  • реализация различных способов разрешения коллизий при одновременном изменении данных в разных узлах распределенной системы;
  • в рамках одной распределенной информационной базы может быть создано несколько схем обмена;
  • задание условий на передачу и прием изменений на уровне отдельных элементов данных;
  • автоматический обмен пакетами данных.

Это достаточно сложная и востребованная технология, которая должна обеспечивать грамотное разрешение возникающих проблем при синхронизации данных. Далеко не все системы предлагают подобную технологию.

Открытость системы

Отдельно остановимся на таком аспекте, как открытость системы. Он наиболее важен для внедрения бухгалтерской программы на крупных предприятиях, когда требуется доработка системы под бизнес-процессы конкретной организации. Причем эта доработка может быть выполнена как специалистами компании – партнера по внедрению, так и собственными силами компании по автоматизации. К тому же многие партнеры позволяют подготовить специалистов в организации для обеспечения квалифицированной поддержки системы собственными силами. Этот критерий часто выходит на первый план при автоматизации бухгалтерского учета больших компаний и холдингов, где без обеспечения дополнительного функционала система окажется не работоспособной.

Затрагивая вопрос открытости системы, необходимо учитывать и гибкость типового программного продукта. Речь идет о возможностях системы обеспечить пользователя необходимыми инструментами учета с помощью существующих настроек и параметров (без доработки). Эта функция наиболее важна при желании пользователя работать именно в типовой конфигурации, не внося никаких изменений. Такой подход наиболее оправдан в небольших компаниях, т.к. существенно упрощает процесс обновления системы. Не секрет, что доработка конфигурации, а тем более существенная ее переработка влечет за собой немалые затраты на внесение необходимых обновлений, иногда доходящие до 30 процентов от разработки.

Обмен данными и синхронизация

Отдельно стоит сказать о возможностях экспорта-импорта данных бухгалтерской системы с другими программными комплексами. Во многих современных системах такие операции, как расчет заработной платы и управление персоналом, учет торговых операций ведется в отдельных информационных базах. Разделение информационных баз целесообразно по разным причинам.

В первую очередь, специализированная конфигурация способна в большей мере обеспечить потребности того или иного подразделения. Кроме того, технологии бухгалтерского и оперативного учета существенно отличаются, т.к. бухгалтерия «живет» отчетным периодом, а не текущими движениями, что характерно для оперативных баз данных. Подсистема расчета заработной платы во многих компаниях реализована в отдельной системе. При кажущейся простоте такой организации возникает сложный вопрос обмена данными с последующей синхронизацией. Далеко не все системы готовы обеспечить корректный обмен произведенными операциями. Это необходимо учитывать при выборе системы, т.к. важнейшей задачей автоматизации является однократный ввод данных в систему. А на практике мы часто встречаем повторный ввод данных в различные информационные системы. Рекомендуем выбирать программные продукты одного производителя, что позволит минимизировать затраты на обеспечение обмена данными между различными системами.

Комплексная система

Нужна ли компании комплексная система, если она будет пользоваться отдельными модулями? Однозначного ответа на этот вопрос не существует. Единое информационное пространство крайне удобно из-за отсутствия необходимости различных обменов, более насыщенным функционалом, удобством администрирования и т.д. Важным моментом является сам функционал системы. Комплексные системы более приспособлены к развитию бизнеса и внедрением новых подсистем учета.

Сейчас подобные системы переживают очередной всплеск интереса в компаниях с массой разрозненных информационных баз. Все больше компаний изъявляет свое желание выстроить стройные информационные процессы. Внедрение единой системы требует качественной поддержки партнеров по внедрению и более высокой квалификации персонала.

Если подразделение бухгалтерии обрабатывает большую часть входящих первичных документов, вероятнее всего, следует остановить выбор на отдельных специализированных конфигурациях для ведения бухгалтерского учета и расчета заработной платы. Если речь идет об автоматизации компании в целом, вовлекая различные подразделения, – стоит присмотреться к внедрению комплексной информационной системы.

Защищенность

В последнее время пользователи подробно интересуются защищенностью введенной в систему информации от внутренних потребителей и от внешних факторов. Сегодня защиту информации от внешних посягательств обеспечивают большое число программных и аппаратных средств. Причем многие из этих средств успешно работают практически со всеми бухгалтерскими программами.

Отдельно остановимся на внутренней защищенности информации. Ни для кого не секрет, что необходимо обеспечить авторизацию доступа в систему, которая позволит при необходимости полноценно просматривать журнал регистрации работы пользователей. Современные бухгалтерские программы позволяют разграничивать права доступа не только на уровне объектов (справочник, документ, отчет и т.д.), но и на уровне записей. Например, пользователь может оперировать документами (накладными, счетами и т.д.) по одному юридическому лицу и не иметь доступа к аналогичным документам и отчетам другого юридического лица. Более того, можно обеспечить ограничения для различных полей таблицы, что позволяет определять ограничения не только на уровне записей базы данных, но и на уровне отдельных ее полей.

Масштабируемость

Для больших компаний важным аспектом является масштабируемость системы, то есть способность адаптироваться к расширению предъявляемых требований и возрастанию объемов решаемых задач. Последние бухгалтерские продукты могут использоваться как в файловом (количество пользователей до 10-ти), так и в клиент-серверном варианте работы (большое количество пользователей) и обеспечивают устойчивую работу с большими объемами данных.

Финансовая сторона вопроса

Следующий важный, а часто и определяющий критерий – это стоимость приобретения и владения программным продуктом. Можно выделить несколько ценовых диапазонов программных продуктов (см. таблицу).

Состав продукта

Диапазон цен (руб.)

Базовые и сокращенные версии программных продуктов. Локальные версии, часто без возможности приобретения дополнительных лицензий без перехода на более старшие версии систем

2 000-5 000

Полнофункциональные однопользовательские системы с возможностью расширения количества рабочих мест в сетевом варианте

5 000-15 000

Решения для малых предприятий, включающие модули по ведению бухгалтерского учета, расчета заработной платы, оперативного учета до пяти рабочих мест

15000 – 30 000

Комплексные системы, в том числе, работающие в клиент-серверном варианте

Более 30 000

Большая часть бухгалтерских программ последних поколений разделена на следующие категории:

  • основные поставки, включающие типовую конфигурацию с базовым функционалом с возможностью использования на одном рабочем месте;
  • лицензии на дополнительные рабочие места;
  • лицензия на сервер приложения для обеспечения клиент-серверной работы программы;
  • специализированные продукты, расширяющие область применения систем, такие как веб-расширение, продукты для карманных компьютеров и другие.

Многие компании-поставщики программных продуктов предлагают условия по зачету стоимости более ранних версий программных продуктов, при переходе на новые версии продуктов. Безусловно, это выгодное предложение для организаций, которые хотят полностью обновить бухгалтерскую систему.

Подведем итоги

Итак, при выборе программного продукта для ведения бухгалтерского учета в компании целесообразно провести анализ интересующих продуктов в соответствии со следующими объективными критериями:

  • базовый функционал системы;
  • оперативность отражения изменений законодательства;
  • удобство работы в системе (юзабилити);
  • наличие методической литературы;
  • сервис и техподдержка партнера (уровень и количество специалистов, обучение пользователей);
  • возможность первичного переноса данных;
  • возможность работы в распределенном режиме (при необходимости);
  • открытость системы;
  • гибкость системы;
  • возможности экспорта-импорта данных;
  • комплексность системы;
  • защищенность системы (внешняя, внутренняя);
  • масштабируемость;
  • стоимость и порядок лицензирования.

Отметим также, что многие пользователи основывают выбор бухгалтерской системы на собственном опыте и опыте коллег, часто принимая во внимание субъективное мнение. Как это ни странно, очень часто пользователи продолжают использовать в своей работе ручной учет и электронные таблицы, не пользуясь современными специализированными программами. Хотя в настоящее время многие компании предоставляют огромный ассортимент систем и сервиса, и при выборе наиболее оптимального бухгалтерского программного продукта, целесообразно опираться на описанные ключевые моменты и критерии.


Возврат к списку