Автоматизация университета. Основные этапы большого внедрения

О том, как средства автоматизации оптимизируют работу разных подразделений СПбГУ

Существует стереотип, что начало учебного года для любого учебного заведения сопряжено с целым рядом забот. Это - правда, но лишь отчасти, потому что работа всех служб вуза над обеспечением бесперебойной деятельности учебного заведения кипит круглый год. Одним из решений этой задачи является автоматизация учета.

Санкт-Петербургский государственный университет уделяет внимание автоматизации своей деятельности уже много лет. Реализация проектов внедрения программных продуктов 1С была поручена специалистам группы компаний «СофтБаланс». Уже выполнено несколько крупных проектов, в частности, автоматизирована финансовая структура Университета и работа Студгородка.

Санкт-Петербургский государственный университет (http://www.spbu.ru) – старейший вуз России, основанный в 1724 году. За 289 лет существования СПбГУ закрепил за собой право называться одним из лучших вузов России.

В рамках проектов по внедрению 1С была осуществлена централизация бухгалтерского учета в Университете.

На начальном этапе внедрения предстояло стандартизировать, а затем автоматизировать бухгалтерский учет 32-х структурных подразделений Университета – факультетов, издательства, центров питания, Студгородка и других. Ректорат Университета подошел к вопросу выбора программного продукта и компании, которой предстояло поручить комплекс работ по внедрению, очень вдумчиво, взвешенно и обстоятельно: были изучены возможные варианты, проведены обсуждения внутри вуза, собраны рекомендации коллег из других вузов Санкт-Петербурга. Выбор был сделан в пользу программных продуктов 1С и группы компаний «СофтБаланс», у которой на тот момент уже имелся опыт автоматизации Политехнического университета, Первого медицинского университета.

Автоматизация бухгалтерии Университета выполнялась постепенно. Сначала автоматизировали каждое отдельно взятое подразделение вуза, потом, с приходом платформы 8, все они были объединены в общую базу.

При запуске единой базы бухгалтерского учета было проведено обучение бухгалтеров Университета (почти 250 человек) работе в программе; выработан регламент работы, написаны инструкции, представлена модель перехода, модель матрицы прав, архитектура системы.

В начале года (за пять дней до начала работы Университета после новогодних каникул) специалисты Отдела Внедрения «СофтБаланса» начали наполнять систему, заносить все данные, необходимые для скорого запуска таких участков бухгалтерского учета как банк и кассы. Перенос данных был завершен в срок: 10 января кассы начали работать в программе 1С. Остальные бухгалтеры в это время спокойно готовили годовой отчет.

Таким образом, в систему сначала были загружены справочники, а затем, после сдачи годового отчета, и остатки. Уже до конца марта информация по всем учреждениям Университета была внесена в базу. На проекте работали 15 консультантов. В течение полугода специалисты «СофтБаланса» помогали вести учет и правильно заводить документы; лично консультировали бухгалтеров Университета. Специально для Университета была выделена телефонная линия консультаций. В итоге, уже во второй половине года бухгалтеры смогли работать в системе самостоятельно.

Успеху внедрения способствовало то, что руководство Университета хорошо понимало важность автоматизации и необходимость четко следовать всем шагам на этапе внедрения. Главные бухгалтеры подразделений Университета проявляли себя как опытные пользователи системы, открытые прогрессу. Именно их профессионализм сыграл значительную роль в успехе проекта. Конечно, не обошлось без сложностей. Не все смогли сразу оценить преимущества новой системы, но, постепенно, ее достоинства стали очевидными для всех.

На данный момент в одной системе работают бухгалтерия Университета, планово-финансовый отдел, склад. Все эти отделы взаимодействуют между собой средствами программы «1С». С бухгалтерами Университета продолжает работать команда «СофтБаланса» по сопровождению, которая оказывает помощь по мере возникновения вопросов.

«Мы говорим о том, что внедрили систему, только когда становится возможным нажать кнопку «Заполнить отчет» и получить отчет, который отражает экономическое состояние учреждения и является источником для анализа его деятельности»,- говорит Ирина Кузнецова, руководитель проектов Отдела внедрения ГК «СофтБаланс».

Следующий шаг

Положительные результаты работ над первым проектом послужили толчком для следующего шага, которым стала автоматизация расчета стипендии.

«С ноября 2013 года нам поручили объединить весь расчет стипендий, который раньше производился отдельно для каждого факультета», - рассказывает Ирина Кузнецова.

«Мы взяли за основу программу «1С:Зарплата бюджетного учреждения 8». Наш специалист провел обследование и составил концепцию, согласно которой были упорядочены все виды расчета стипендий и начислений студентам. Университет ведет обширную политику по обмену студентами, поэтому у вуза всегда имеется обширный список выплат и начислений. В итоге, перечень начислений по стипендиям получился внушительный: порядка 60 видов стипендии. Исходные данные загружались из прежних баз данных; за студентами сохранялся уникальный ID, который может быть использован и в будущем, при создании централизованной системы обучения». Период внедрения составил лишь три месяца. Всего в систему по расчету стипендий включилось 25 факультетов.

Все стандартные отчеты, заложенные в типовом функционале программе «1С:Зарплата бюджетного учреждения 8», понравились как специалистам планово-финансового отдела, так и бухгалтерам Университета. Разницу в работе новой и старой систем сотрудники финансового подразделения ощутили сразу же, когда получили возможность анализировать расход денежных средств по источникам финансирования стипендий. Сотрудники деканатов смогли оценить качество образования, анализируя количество именных и целевых стипендий.

Исходя из потребностей Университета, программистами ГК «СофтБаланс» были доработаны лишь несколько отчетов, которые формировали специфический вид аналитических данных по выплачиваемым стипендиям (по месяцу текущему и предыдущему, с учетом задержек).

«Решение задачи по автоматизации расчета стипендии позволило руководителям всех подразделений Университета проводить подробный анализ финансовых затрат, следить за исполнением целевого финансирования, работать над повышением качества образования», - отметил Илья Горбунов, начальник Управления-Службы информационных технологий Санкт-Петербургского государственного университета

И снова «в бой»

Говоря об управлении Университетом, нельзя упускать из вида такую важную часть жизни любого вуза как кампус или студенческий городок.

В 2013 году «СофтБаланс» выиграл конкурс на обновление и доработку автоматизированной системы для Студгородка. Перед проектной командой поставили задачи, затрагивающие интересы как студентов и сотрудников Студгородка, так и всего Университета в целом.

Проектная команда Университета совместно со специалистами ГК «СофтБаланс» приступила к внедрению автоматизированного комплекса «Управление номерным фондом общежитий (КАМПУС)». На сегодняшний момент система с успехом решает следующие задачи:

  • учет и контроль использования номерного фонда общежитий Университета;
  • интеграция с внешними программными комплексами (финансовая система, система приема абитуриентов, отдел по работе с молодежью);
  • автоматический расчет оплаты за проживание с использованием тарифов по категориям проживающих в общежитии Университетов;
  • доступ к оперативной информации о свободных местах, в разрезе общежитий, с отбором по факультетам и курсам проживающих;
  • учет типового размещения мебели и оборудования комнат и блоков общежитий Студенческого городка;
  • учет состояния номерного фонда Студгородка, а также учет аварийного жилья, проведение ремонтных работ;
  • планирование закупок по потребностям номерного фонда Студгородка;
  • администрирование пользователей информационной базы.

Залогом успеха стала профессиональная работа всех членов команды. Благодаря этому кампания по заселению в 2013 году прошла всего за 3 дня. И, по замечаниям специалистов, инспектирующих общежития, без нареканий.

Вместо резюме

Автоматизация учета входит в число приоритетных задач любой организации, в том числе и учебного заведения. Указы российского правительства подчеркивают необходимость налаживания электронного взаимодействия граждан с учреждениями. Используя возможности программных продуктов 1С, Санкт-Петербургский государственный университет в полной мере отвечает требованиям законодательства.

Внедрение 1С в Санкт-Петербургском государственном университете – один из самых успешных примеров на рынке ИТ-услуг. В 2012 году этот проект завоевал звание лучшего проекта года по мнению портала globalcio.ru.

В ходе проекта по внедрению были автоматизированы бухгалтерский учет, налоговый учет, учет в общежитиях, первичный складской учет, учет питания в столовых и кафе университета, ввод данных в «1С:Бухгалтерию государственного учреждения 8» о научных проектах СПбГУ, сбор и консолидация отчетности. Упростился контроль ведения бухгалтерского учета. В разы сократилось время сдачи отчетности в министерство. Все финансовые подразделения СПбГУ избавлены от ручного ввода информации о научных проектах, а бухгалтерии структурных подразделений используют единые отчетные формы по расходованию целевых средств.

В свою очередь, автоматическое формирование документов на оплату для студентов значительно сократило время приема платы за обучение и проживание в общежитии, а также помогло ускорить прохождение информации о платежах по всем заинтересованным структурам.


Возврат к списку